节事活动成本控制的原因和方法

二、节事活动成本控制的原因和方法

（一）节事活动成本控制的原因

节事活动成本控制往往是由于节事活动成本失控而引起的。与节事活动成本有关联的因素很多，如节事活动的目标、进度、规模、范围、工作量等。所以节事活动成本失控可能是由于下列原因造成的：

（1）节事活动目标标准的提高，由此而引起的效益是相应原材料价格的提高，管理工作量加大，工作人员素质的提高等。

（2）节事活动进度的调整，为了调整进度而引起的加班、增加人员、增加工资等。

（3）节事活动实际工作量比计划工作量有所增加，节事活动按实际工作量和合同单价付款。

（4）由于节事活动管理失误而造成的索赔。

（5）市场物价的变化、汇率变化、通货膨胀等因素。

（6）不可抗力的影响。

综上所述，对成本失控的情况应综合考虑合同、技术、管理、外部环境等方面因素来加以解决。

（二）节事活动成本控制的内容

进行有效的成本控制关键是要经常及时地分析成本的实际数与计划数的差别。尽早发现成本差异和低效率，以便及时采取纠正措施。

（1）分析实际成本与计划成本的差异，确定要采取纠正措施的工序。

（2）决定要采取何种特别措施纠正成本差异。

（3）修订节事活动计划，包括日期和成本估计，综合筹划纠正措施。

（三）节事活动成本控制的重点区域

在评估成本失控的活动时，应集中在下面两点活动上采取措施以减少成本。

（1）近期就要进行的活动。应在近期就对成本超支的活动采取控制措施，并及时地反馈其效果。如果延迟到未来的某一时间再采取纠正措施的话，成本差异会进一步扩大，并随着节事活动的进行，留待采取纠正措施的实践会越来越少。

（2）具有较大估计成本的活动。采取措施减少一个20万元的活动项目的10%的成本比砍掉一个总值5 000元的活动影响要大得多。一个活动的估计成本越大，取得成本大幅减少的机会也就越多。

（四）降低成本、增加收入的方法

有许多种降低节事活动成本、增加收入的方法。

1.售票策略

根据座位位置、已经售出的门票数量以及销售时间等变动票价，并给提前预订者一定的折扣。

2.商业推广

（1）代价券或优惠券：是给持有人一个证明，证明他在参加节事活动时可以免付一定金额的金钱或享受到某种特别待遇或者得到某种特别体验。

（2）展览活动：主办单位选择一个适宜的场地，在那里举办一个节事活动的宣传会，会上提供各种宣传资料和图片，在宣传资料里面大概介绍本次节事活动的各种安排以及在本次活动中吸引消费者来参加的卖点和热点，并且还可以让消费者有所选择地参加自己感兴趣的活动。但是，也要注意一点：办展览活动的时间最好安排在节事活动即将开始前的两个月到一个月，如果时间节点过早，会让参加者对节事活动的注意力不高，因为，太早的宣传不仅参加者不能确定自己到时是不是会有时间参加，而且还会产生一种“到时候再说，反正还早”的心理，然后在时间的推移中淡忘。展览活动的宣传作用可以说为零。而对一些收取一定费用的节事活动也可以在这个时候举办预售票活动，并给予8.5—9折的优惠。

（3）与本次节事活动有关的演出活动：即在举办本次节事活动之前，通过调查和分析，选定一个人流较多，有或是本次节事活动的目标顾客常去的区域，举办一些与本次节事活动主题相关的小型表演，如果是收费的节事活动，还可以举行现场即兴发行一定数量的折价券或是在节事活动中消费的优惠券等。

3.赞助

赞助收入是节事活动项目重要的资金流入。在赞助过程中，主办方也要充分考虑赞助商的利益，配合赞助商进行一定的宣传活动。而赞助商在选择了赞助的项目或事物后，就会根据自己的实际情况以及自己希望通过赞助所要达到的目的决定是以物赞助还是资金赞助。通常来说，对一些小型的节事如上海市冬季长跑马拉松大赛等，赞助商特别是体育用品厂商大都会选择以物赞助。而像奥运会等大型的体育运动节事，赞助商则大多以资金的形式进行赞助，他们认为这是一种免费推广的机会，以期达到双赢的目的。

4.特殊活动

如印制宣传单页或海报，在一些居民点或商场门口发放或张贴；赞助商家的DM传单，利用商场的活动来加强品牌的传播效果；或者到所在的社区进行上门咨询活动或服务活动；在一些人流量较大的公共场所进行节前策划宣传等；在终端进行主题布展与生动化陈列。围绕策划活动主题，根据一些终端的条件在其门口、商场内、展区内等进行装饰和美化，通过POP（point of purchase购买点广告）、海报、宣传页、条幅、样机演示等内容，全面展示产品策划活动，塑造良好的气氛，还可以通过各种策划资源实现终端策划拦截，使策划信息传播到位。主要指在大卖场门口或大型公共场所进行的抽奖活动、新闻发布活动及文娱演出活动。

在很多情况下，需要交替使用减少成本差异的方法。即有时减少节事活动范围，有时推迟节事活动的进度。如果成本差异很大，可能要求活动的规模或目标锐减才能使节事活动回到预算以内。但整个节事活动的规模、范围、预算、进度和目标会处于一种矛盾的危险之中。在某些情况之下，主管部门与节事活动组织者或分包商必须承认上述因素中的一个或几个做不到。这将造成提供额外资金来弥补预算的超出部分，否则将会引起合同争议：谁造成了成本的超出？谁负担这笔费用——上级主管部门还是组织活动分包商？