节事活动成本预算的流程

二、节事活动成本预算的流程

节事活动成本预算的过程包括两个步骤：第一，将节事活动成本估计分摊到活动分解结构中的各个程序或子项目。第二，在整个活动期间进行每个程序或子项目的预算分配，这才可能在任何时点及时地确定预算支出是多少。

1.分摊总预算成本

分摊节事活动总成本到各成本要素中去，如租金、人工、原材料和分包商——使之成为工作分解结构中适当的程序或子项目，并为每个程序或子项目建立总预算成本（total budgeted cost，TBC）。为每个程序或子项目建立TBC的方法有两种：一种是自上而下法，即在总节事活动成本之内按照每一个程序或子项目的相关工作范围来考察，以总成本的一定比例分摊到各个程序或子项目中；另一种方法是自下而上法，它是依据与每一个程序或子项目有关的具体活动而作成本估计的方法。在提交节事活动建议书时通常估计了节事活动的成本，但是那时并没有作具体的计划。可是，在节事活动开始之后，就要详细说明具体活动并制订计划。一旦对具体的活动作了详细说明，那么就能对每一活动进行时间、资源和成本的估计了。每一程序或子项目的TBC就是组成各个程序或子项目的所有活动的成本的加总。

分摊到各个程序或子项目的数字表示为完成与各程序或子项目有关的所有活动的TBC。无论是自上而下法还是自下而上法都被用来建立每一个程序或子项目的总预算成本，所以，在把所有程序或子项目的预算加总时，它们不能超出节事活动的总预算成本（图10-2）。

图10-2　总预算与子项目预算

2.制定累计预算成本

一旦为每一程序或子项目建立了总预算成本，节事活动预算的第二步就是分配每一TBC到各个程序或子项目的整个工期中去。每期的成本估计是根据组成该程序或子项目的各个活动进度确定的。当每一程序或子项目的TBC分摊到活动的各个区间，就能确定在任何时候有了多少预算。这个数字是通过截止到某期的每期预算成本加总而算出的。这一合计数，称作累计预算成本（cumulative budgeted cost，CBC）（见图10-3），是直到某期为止按进度完成的工程预算值。CBC将作为分析节事活动成本绩效的基准。

图10-3　累计预算成本与时间进度

整个节事活动的CBC或每一个程序或子项目的CBC在节事活动的任何时候都能与实际成本和工作绩效作对比。对节事活动或程序或子项目来说，仅仅将消耗的实际成本与总预算成本作比较容易引起误解。因为只要是实际成本低于TBC，成本绩效看起来就是好的。但是，在节事活动进行过程中，无法预知到节事活动结束时的实际成本是否小于TBC，到了节事活动预算已经超出而仍有剩余的活动要做的时候，要完成整个节事活动就必须增加更多的费用，此时再打算在预算内完成节事活动，进行成本控制就太晚了。

为了避免这样的情况发生，重要的是利用CBC而不是TBC作为标准来与实际成本作比较。这样的话，如果实际成本开始超过CBC时，就可以及时采取改正措施。

对于那些包括很多程序或子项目的大型节事活动，可使用项目管理软件来帮助进行节事活动的预算。