节事活动成本估计的内容

四、节事活动成本估计的内容

节事活动的成本管理从节事活动项目建议书开始，在节事活动组织者或承办商制定节事活动建议书期间就要估计节事活动成本。在某些情况下，建议书只对简易的活动说明总成本下限。在其他情况下，组织者可能需要详细分解各种成本。节事活动项目建议书的成本部分可以是由组织者估计的成本报表，它包括下列内容：

1.劳动力

这部分给出的估计成本包括预计在节事活动中工作的各类人员，如设计师、工作人员和管理人员等。它包括每人的或者分类的工时数工时率。

2.场地、设备租金

这部分是对某一节事活动的场址、相关设备如同声翻译设备、数字会议网络（DCN）会议系统和主席发言机、多媒体演示设备等的租金的成本估计，因为场地和设备的租金有许多种确认方法，可以按时间给付，也可以按活动次数给付，甚至一次性给付，所以在进行成本估计时，既要考虑成本节约，又要考虑到意外事件。

3.原材料

这部分也是节事活动成本的主体之一，一方面包括举办节事活动所需建设工程的原料，比如在场馆建设过程中需要的油漆、木料、墙纸、毛毯，另一方面也包括举办节事活动时所需的物品，如纸、艺术品、纪念品、食品等。

4.分包商和顾问

当节事活动的组织者缺少某项专门技术或没有完成整个节事活动的资源时，他们可以雇用分包商或者顾问执行这项任务。比如设计小册子、编制培训手册或者举办招待会等。

5.广告宣传

一项节事活动要成功举办，广告宣传起了很大的作用，这部分成本的估计不能单单考虑费用的多少，而且要分析“质量”的好坏。

6.能源动力

一项大型节事活动的举办，能源动力费用往往也要考虑在内。

除此之外，节事活动的组织者还应准备一定量的意外费用准备金，以便在节事活动期内发生意外事件时使用，这包括在节事活动估计完成之后所遗漏的费用、相关工程由于第一次没做好需返工的费用，或者在长期的节事活动期间人工工资或者材料上涨而增加的成本。

成本估计应是积极的和符合现实的，把所有想象得到要发生的或搞糟的事情都包括在意外开支准备金里的“虚报”是不现实的。一方面，要是成本估计过于保守，节事活动的全部估计成本可能超过立项时所确定的资金。另一方面，要是成本估计过分乐观且有些意外费用必须支付的话，企业举办的商业性质的节事活动就可能赔钱（对于限价合同来说），或者不得不尴尬地要求增加费用来弥补超出的资金。