时间管理的工具

一、时间管理的工具

（一）甘特图

又称横道图、条形图或棒状图等，它是进度计划最常用的一种工具，最早于1917年提出。由于简单、明了、直观和易于编制，它成为节事活动及各类项目进度计划的主要工具和高层管理者了解全局、基层安排进度计划时的有用工具。横道图是一个二维平面图，横轴表示进度或工作时间，纵轴表示项目工作内容，它在坐标轴的位置表示了活动项目的各项任务的开始时间、结束时间和各工作的先后顺序（如图7-9）。

图7-9　甘特图

（二）里程碑

节事活动项目中的里程碑事件是对整个项目有重大影响，决定项目成功与否，并对其他工作有重要参考价值的重大事件。这种方法在管理层中用得最多，只是对节事活动进度计划的宏观安排，不能代替包括每一项任务起止时间的进度安排（如图7-10）。

里程碑的编制一般按以下步骤进行：

（1）从达到项目的最后一个里程碑，即项目的最终成果开始反向进行。

（2）里程碑设置：哪些事件可以作为里程碑事件，最常用的方法是“头脑风暴法”。

（3）里程碑复查：通过复查增设或删除某些事件，确定里程碑。

（4）用里程碑图或表的形式表达。

一般来说，里程碑工具在持续时间较长的节事活动项目中使用得更广泛，比如奥运会、世博会的进度计划中首先要做的就是里程碑事件计划，在此基础上再做更细的进度安排。

图7-10里程碑图

2008北京奥运会吉祥物诞生六个阶段（据新华社电）

第一个阶段是2004年8月5日到12月1日，这是吉祥物的征集阶段。

第二阶段是评选。聘请国内外专家24人组成艺术评审委员会，对作品进行了初评。

第三阶段是修改。这一阶段从2004年底到2005年6月。由评审委员会推荐的著名艺术家韩美林担任组长的9人专家组，承担了修改和重新创作的任务。他们修改和创作了108件作品，在征求了大量专家、少年儿童、奥运会冠军等代表和北京奥组委执委会执委们的意见后，新创作的5件作品组成的“福娃”系列成为主攻方向。

第四阶段是审定。4月29日，北京奥组委执委会进行了审定。6月9日，北京奥组委执委会审定通过了修改后的设计方案，并报国际奥委会批准。8月18日，国际奥委会正式同意这一设计方案。

第五阶段是全球注册保护。10月底，北京奥运会吉祥物的国内、国际法律注册保护工作完成。

第六阶段是公布。北京奥组委执委会于2005年11月11日正式发布吉祥物。

（资料来源：www.sport.org.cn，体总网，2005-11-11）

（三）日程表

大多数节事活动项目的管理者都离不开日程表，它是活动项目的日程或时间表。在计划的初期阶段，日程表的内容极为简单，时间的分配只局限于活动项目的具体因素构成，随着计划的推进，日程表会变得更为详细，如准确的舞蹈演员、表演模特、技术人员或其他员工的工作时间安排等。最后制订更为详细的日程表来确定每个人的任务和责任。

第十四届中国开渔节活动安排

（一）主体活动

1.2011中国海洋经济峰会

时间：2011年9月15日—16日；

地点：石浦半岛酒店；

责任单位：县委办、县府办、县发改局、县海洋与渔业局、县大活动办。

2.开幕式暨开船仪式

时间：2011年9月16日上午；

地点：石浦渔港观景平台；

责任单位：县委办、县府办、石浦镇政府、县文广新闻出版局、县海洋与渔业局、象山海事处。

3.祭海仪式

时间：2011年9月15日上午；

地点：石浦东门渔村；

责任单位：石浦镇政府、县台办、县文广新闻出版局。

4.妈祖巡安仪式

时间：2011年9月15日晚上；

地点：石浦渔港；

责任单位：石浦镇政府、县文广新闻出版局、县海洋与渔业局、象山海事处、县台办。

5.青年护海行动之中华凤头燕鸥保护活动启动仪式

时间：2011年9月13日上午；

地点：石浦渔港；

责任单位：团县委、县海洋与渔业局。

6.象山·台东海洋经济合作交流会

时间：2011年9月16日下午；

地点：石浦半岛酒店；

责任单位：县府办、县台办。

（二）配套活动

7.第二届宁波九分钟原创电影大赛

时间：2011年6月—9月；

地点：宁波、象山各地；

责任单位：县委宣传部。

8.妈祖如意省亲迎亲仪式

时间：2011年9月6日上午；

地点：石浦东门渔村；

责任单位：县台办、县文广新闻出版局、石浦镇政府。

9.两岸石浦人中秋联谊活动

时间：2011年9月12日晚上；

地点：中国渔村；

责任单位：县台办、县广播电视台。

10.群众文化活动

（1）广场文化活动：

◆群众文艺会演；

◆大型《异域经典》歌舞晚会；

◆“唱响文明赞歌”戏曲晚会。

时间：2011年9月8日—10日；

地点：县人民广场；

责任部门：县文广新闻出版局。

（2）戏曲进渔区活动：

◆浙江省戏曲名家进渔区活动；

◆“欢乐渔港”戏曲展演；

时间：2011年9月10日—16日；

地点：石浦镇、鹤浦镇、高塘岛乡；

责任单位：县文广新闻出版局、石浦镇政府、鹤浦镇政府、高塘岛乡政府。

11.“开渔之旅”系列活动

时间：2011年9月10日—18日；

地点：象山各地；

责任单位：县风景旅游管理局。

12.民族作家象山采风活动

时间：2011年9月15日—17日；

地点：象山各地；

责任单位：县文联。

13.“大目湾杯”中国（象山）海峡两岸及香港地区攀岩挑战赛

时间：2011年9月19日—20日；

地点：泗洲头镇灵岩山；

责任单位：县体育局、泗洲头镇政府。

14.“3·15”上渔船活动

时间：2011年9月14日—16日

地点：石浦海景观景台

责任单位：县海洋与渔业局

日程表对于所有相关部门和参与者，不论是场地管理组还是分包商，都是十分重要的管理工具。

（四）网络计划技术

在节事活动项目进度的控制中利用网络计划技术原理编制进度计划，根据收集的实际进度信息，比较和分析进度计划，又利用网络计划的时间与成本优化和资源优化的理论调整计划。网络计划技术原理是节事活动项目进度控制的计划管理和分析计算的理论基础。

（五）项目管理软件的应用

使用合适的项目管理软件，可以规划和优化开发过程的组织和控制，随时向用户提供各种数据。在项目投标时使用，它可以非常容易地反复推敲、优化计划，最后生成条理清楚、逻辑关系正确、绘制精良的网络图、横道图和各种数据表格，展现企业的风采，体现一定的经济效益。在项目执行过程中发生争议时判定谁是责任方及向责任方进行索赔都必须以事实为依据，使用项目管理软件可以把项目数据全部量化，容易解决判定和索赔的问题。有效地进行项目动态跟踪是保证项目目标实现的关键。项目管理软件按照项目进展客观规律设置了许多跟踪措施，使长期困扰项目经理的跟踪难题得以顺利解决。动态跟踪使活动的经理们减少了盲目性，提高了效率，保证了目标实现。如一个为了全国城市运动会而兴建的公寓项目，按国家定额，标准工期应为720天，项目开工时实际只有400天。施工方通过使用项目管理软件反复优化，最后制定出一个可行的计划，按时完成了项目。在项目初期，有些任务进展很快，项目经理认为一定能够提前完工。但是使用项目管理软件进行计算，结果显示出不仅不能提前，反而项目完成时间要推迟。查其原因，那些进展快的任务都是非关键任务，而几个关键任务推迟了，导致整个项目延期，这使得项目经理的头脑清醒起来，紧抓关键，最后，项目在360天完工，获得了优质工程的荣誉。