撤展时间管理

8.5.3　撤展时间管理

展会撤展是在展会规定的撤展期里进行的。所谓撤展期，是指展会闭幕以后参展商撤除展位和将展品运出展览现场的这一段时间。这一段时间一般也不会很长，短的往往只有一天，长的也很少超过四天。

由于本展会闭幕以后，展馆可能还安排有其他的展会在此展出，所以，和筹展期一样，撤展期一旦确定下来，往往也不容易更改。在短短的撤展期内，众多的参展商要将各自的展位撤除和将展品运出展览现场，各参展商无疑要对自己的撤展工作事先做好规划，展会无疑也要加大对撤展现场的管理力度，否则，现场秩序一片混乱，任何事情都可能被延误。

为维护撤展现场秩序，使各参展商安全、快速和顺利地撤展，展会有必要对撤展进行时间管理。

1.将撤展的确切起止时间准确地通知参展商

为方便参展商进行撤展规划，展会要将展会撤展的确切起止时间准确地通知参展商；如果参展商的展位撤除工作不是由参展商自己负责，而是由其他承建商负责，展会就要将该时间同时通知参展商和该承建商。展会可以将该时间在《参展商手册》中注明，也可以在撤展通知中明确，还可以用专门的信函来通知，让参展商心中有数；在展览的最后一天，在展览现场，展会还要以广播的形式提醒各参展商，让他们做好准备。

2.让参展商理解撤展开始时间的不可变更性

在很多展会现场，由于种种原因，参展商常常不遵守展会对撤展时间的规定。例如，有些参展商由于展会末期观众较少而想及早离开，他们因此而提前撤展；有些参展商因为展品已经处理完毕而提前撤展；还有一些参展商由于参展效果太好，即使到展会末期观众还是络绎不绝，他们因此而拖延撤展，如此等等。对于拖延撤展的参展商，只要他们能在规定的时间内完成自己的撤展工作，展会对他们可以不加干涉；对于那些提前撤展的参展商，由于规定的撤展时间未到，他们的提前撤展行为对展会的正常展出形成严重干扰，展会应加以阻止。所以展会要让参展商理解撤展开始时间的不可变更性，让他们在展会规定的时间内撤展，尤其不要提前撤展。

3.加强撤展现场管理

和筹展一样，撤展的现场秩序对保证各参展商顺利撤展也很重要。例如，尽管每个参展商都规划好了自己的撤展工作和时间计划，但如果撤展现场秩序混乱，各参展商的撤展工作互相影响，他们的撤展工作进程必将大受影响，展会的整体撤展进度必将被拖延。所以，展会还有必要对撤展现场进行有效的管理，通过现场管理，维持良好的现场秩序，使参展商在撤展时尽量互不影响，尽快完成各自的撤展工作。在必要时，展会还可以对有需要的参展商提供协助。

对展会撤展进行有效的时间管理，需要展会、参展商、展位承建商和展品运输代理等方面的通力合作和密切配合，还要有展场清洁公司的协助，他们之中任何一方的工作延误都会对展会的整体撤展工作带来不利影响。为此，展会要保持和参展商、展位承建商以及展品运输代理等有关方面的联系畅通。