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时间管理的原则

时间:2022-07-08 百科知识 版权反馈
【摘要】:美国著名时间管理专家拉金,向企业管理者提出过18条时间管理的原则,这些基本原则对我们每个人也都是有用的。这种被动的局面中,其实是可以通过改进和强化时间管理的方法加以改变的。时间管理的原则,主要如下:1.设立明确的目标时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。时间管理的重点不在管理时间,而在于如何分配时间。

美国著名时间管理专家拉金,向企业管理者提出过18条时间管理的原则,这些基本原则对我们每个人也都是有用的。

其中,最重要的原则有:把事情分为轻重缓急,只做重要事情,放弃或拖延不重要的事情;拒绝外界的干扰;列一张“待办的事”清单,然后,按照单子上的安排去做;努力使自己始终围绕着自己的目标做事情。

很多管理者随着事业规模的不断扩大,自己显得力不从心,不是他们的能力不够,而是他们时间管理的能力没有跟上,时间管理的意识还没有建立起来,随着事业的磨炼,他们的战略思考能力提高了,他们的运作资源的能力也增强了,视野也开阔了,但时间管理的习惯却不是随着能力的提高而提高。所以,他们就会感到“分身乏术”、无力回天。

这种被动的局面中,其实是可以通过改进和强化时间管理的方法加以改变的。

时间管理的原则,主要如下:

1.设立明确的目标

时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。把今年度的4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定详细的计划,并依照计划进行。

2.学会列清单

把自己所要做的每一件事情都写下来,列一张总清单,这样做能让你随时都明确自己手头上的任务。在列好清单的基础上进行目标切割。

(1)将年度目标切割成季度目标,列出清单,每一季度要做哪一些事情;

(2)将季度目标切割成月目标,并在每月初重新再列一遍,遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来;

(3)每一个星期天,把下周要完成的每件事列出来;

(4)每天晚上把第二天要做的事情列出来。

3.做好“时间日志”

你花了多少时间在哪些事情,把它详细地,记录下来,每天从刷牙开始,洗澡,早上穿衣花了多少时间,早上搭车的时间,早上出去拜访客户的时间,把每天花的时间一一记录下来,做了哪些事,你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

4.制订有效的计划

绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时,在实施计划中就可能节省3-4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。

5.遵循20:80定律

用你80%的时间来做20%最重要的事情。生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。一定要了解,对你来说,哪些事情是最重要的,是最有生产力的。成功者往往花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情,而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一位。因此,必须学会如何把重要的事情变得紧急。

6.安排“不被干扰”时间

假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情,或是做一些你认为最重要的事情,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至可能比三天的工作效率还要好。

7.确立个人的价值观

假如价值观不明确,就很难知道什么对你是最重要的,当你的价值观不明确时,就无法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但永远有时间做对你来说最重要的事。

8.严格规定完成期限

巴金森(C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法则》中写下这段话“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

9.学会充分授权

列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情,把它们写下来,找适当的人来授权。

10.同类的事情最好一次做完

假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。

当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

【小案例】

营销人员时间管理的“二十条军规”

1.积极的工作态度和良好心态

2.良好的健康状况和安全意识

3.拜访客户前须电话预约

4.充分利用电话与客户和你的主管沟通

5.随身携带交通地图和火车大巴时刻表

6.定期整理你的文件夹或删除电脑中的无用档案

7.临睡前想一想明天的工作,按重要性排列1,2,3

8.将最重要的拜访按排在上午,至少2次

9.早出晚归避开交通高峰

10.这次可以办完的事,决不拖到下次,不给自己找借口

11.避免过高承诺,学会说不

12.随身携带记录本记录,避免随手记小纸条

13.电话交谈,简单扼要,主动要求停止

14.业务报吿当天完成,不写回忆录

15.利用出差途中,等候客户和下班时间写报告

16.长途出差线路设计,不走回头路

17.长途出差出发和返回时间时间定在8点以前和5点以后

18.100公里以上长途出差需在当地住宿一天以上

19.80%时间花在20%重要客户上

20.尽可能花一些时间与家庭团聚

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