会议的保障工作

六、会议的保障工作

（一）会议的生活管理

1．基本原则

会议的生活管理是保证会议能够顺利进行的物质条件，它主要包括食宿管理、财务管理、医疗卫生、文化娱乐的管理等内容。在会议生活管理工作中，应该遵循以下几个基本原则：

（1）热情服务原则。会议工作人员在会议生活管理中，应该本着服务的态度，努力为与会者提供全面周到的服务。在工作中要热情礼貌，要时时处处为与会者着想，尽量满足与会者多方面的要求。

（2）遵守制度原则。会议所提供的一切生活服务，进行的各项生活管理工作，都必须在国家有关规定允许的范围内进行，切实加强行政监督和财务监督。

（3）保证安全原则。在会议生活管理中要精心组织，保证与会人员的饮食、起居、交通和人身安全。

（4）合理适度原则。一切要从实际出发，既要安排好与会人员的生活，又不要因过度疲劳而给与会者过多地增加体力上的负担。

2．会议食宿管理

（1）预订房间。预订房间之前，要统计好与会人员的级别情况，按照参加会议的人数、级别和上级的有关规定和标准进行房间的预订和分配。尽量选择交通方便、环境幽雅安静的地方作为会议住地，保证房间设施齐全。分配住房时，最好按一个地区或单位划段分片，以便进行管理，并要照顾与会的老、弱、病、残人员，尊重少数民族人员和外宾的生活习惯。各与会单位负责人要尽可能安排在装有通讯设备的房间，以便随时和大会管理处联系。房间预订后要逐间检查，及时调换不合适的房间。同时，在各个房间的门上要用标牌标出住宿者所在工作单位和姓名以便联系。房间准备完毕，要立即绘制一份简单、清晰、便于查找的住宿安排总表，标明主要领导人和会议工作处以及各地、各单位负责人的房间和电话，其他与会人员以单位标出住宿房间即可。会议期间要组织服务人员，提供周到的服务。

（2）会议的伙食管理。按程序可分为以下三个环节：

①伙食预算。会议开始前，首先要核准与会人数和会议天数，按照国家规定的伙食标准，编制伙食经费预算。伙食经费预算必须奉行节约原则，杜绝不必要的开支。

②饮食搭配与烹调工作。首先，要了解与会人员的饮食习惯，据此进行实物采购。其次，要制定出详细的菜谱，饭菜力求多样化，尽力能做到大多数人满意，要照顾少数民族饭菜。

③餐厅服务。餐厅要在就餐前打扫干净，并要指派人引导就餐人员就餐。

3．会议的财务管理

在会议财务管理工作中应该注意以下几个问题：

（1）财务人员必须懂业务、会管理、精明干练，又要敢于坚持原则，认真执行有关的财务纪律。

（2）会议经费预算的编制要从严掌握，实事求是，不得弄虚作假。编制完成后应送交领导机关审核并报请财务主管部门批准。

（3）会议开支、现金报销必须严格履行规定的审批手续，执行现金管理和会计出纳制度。会议现金支出的款项必须是在会议经费预算中所开列的范围之内，专款专用，财务人员有权拒付一切不合理的开支。

（4）会议费用结算时，对会议的各项支出，必须如实列报，请会议领导审核，报主管财务部门结算。如遇有超出会议经费预算的支出，必须申明正当的理由，对违反财经纪律的应追究个人的责任。

（5）做好会议用具和资产的管理工作。会议用具和资产主要包括会场、会议室及其附属设备，住宿用房及其附属用品，餐厅用具，会议工作人员使用的办公用品。这些用品和资产范围广，数量大，管理烦琐。属于租赁的，要配合租赁单位共同管理，可印发管理注意事项。对发给会议工作人员使用的东西，发放时要讲清使用和管理办法。会议结束时，要配合租赁单位及时回收、清点。

4．会议卫生管理

会议卫生管理主要包括以下几项内容：

（1）食品卫生。会议所用食品要符合国家食品卫生法的规定，必须经过严格的卫生检验或卫生检疫，以免发生集体食物中毒的事件。革除旧的饮食习惯，实行科学的分餐制。餐具和茶具必须进行严格的清洗和消毒。餐厅工作人员要定期检查身体，发现患有传染性疾病的或不适宜做餐厅服务工作的，要及时调离。

（2）饮水卫生。饮用水必须选择远离污染源的干净水源，并经煮沸后方可饮用。

（3）会场卫生。会议期间，会场是人口最集中的地方，空气污浊，传染病和流行病最易流行。大会前后，服务人员都应把会场打扫干净，有条件的地方还要定期喷洒药物消毒。

（4）住地卫生。房间要每天清扫，被褥要定期洗换，饮水杯、暖水瓶、办公桌和痰盂、烟灰缸等常用器皿要擦洗干净。要经常打开窗户，保持室内空气流通。楼道、公用卫生间和厕所也要每天清扫，经常消毒。

（5）环境卫生。与会人员住地和会场的外围环境要坚持每天清扫，及时运走垃圾，清除各种污染。

（6）个人卫生。会议应为与会人员的个人卫生提供必要的条件，教育与会人员自觉清理。

（7）医疗保健。凡是采取住会或有较多人员参加的会议，会议主办单位都要设置医疗组，配备一定的专职或兼职医生，或指定就诊医院。与会者中遇有发病患者一定要采取措施，必要时应予以隔离，以免引起更大范围的交叉传染。对与会者中的年老体弱人员或患有多种疾病的人员要予以特别照顾。要避免在一些流行疾病普遍流行的时间和地区集中召开会议。

5．会议交通管理

会议交通管理是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要，应引起会议工作人员的高度重视，否则就可能贻误会议的正常活动。会议交通管理主要内容包括：会议车辆的调用（租用）；建立会议用车制度；会议用车的调度和驾驶人员的管理等。

（二）会议的保密工作

会议保密，就是指会议的秘密内容在一定的时间内，只限于一定范围的人知悉而不能外泄。搞好会议保密工作是与保护国家的安全和利益、维护安定团结和国家重要领导干部的安全密切相关的一项重要工作。会议工作人员必须以对国家和人民的利益高度负责的精神、严肃的态度、科学的方法，搞好这项工作。在工作中要特别注意以下几点：

1．会前准备工作过程中的保密

（1）会前要认真研究安全保密措施，并对与会人员进行保密教育，严格规定保密纪律，要求与会人员不经批准，不得向外泄露会议内容。绝密性会议要采取特殊的保密措施，规定严格的保密细则，会前由会议负责人向与会人员宣布会议的保密事项和保密纪律。

（2）根据会议内容需要，严格确定出席、列席人员。凡秘密性会议，对会议服务人员必须严格审查。无关人员不准参加会议。

（3）做好对会议文件的拟稿、复印、校对、保管、分送等环节的保密工作。如，打印、校对室应禁止无关人员入内；文件不应骑单车或一人递送；打印蜡纸要及时销毁，试印的样纸也要收回处理。会议文件要划定密级，统一编号，按照规定的范围印发和传达。

（4）会址的选择要考虑保密问题。秘密程度较高的特别是涉及核心秘密的会议一般不在接待外国人的宾馆、饭店召开。遇有特殊情况必须召开的，会议召开单位要主动配合安全保卫部门，对会场和与会者居住的房间进行严格的安全检查，了解、掌握宾馆、饭店旅客、外来人员的有关情况，并制定严格的保密措施。

（5）对会场要进行保密安全检查。一要检查会议场地内有无异物，必要时可使用仪器进行探测；二要对扩音、录音设备进行保密检查。有的扩音设备存在一种寄生振荡所形成的电磁辐射，可随电源线、暖气管道等传导流窜到其他房间，使用适当的收音设备就能收听到会议内容。因此，要注意对扩音设备进行仔细检查。严禁使用无线话筒录音或以无线话筒代替有线扩音设备，以防空中泄密。

2．会议进行过程中的保密

（1）严格控制与会议无关的人员进入会场。

（2）严禁乱印乱发会议秘密文件、印发绝密文件，更要严加控制。会议上的讲话未经本人同意，不得随便整理记录散发。确需要翻印上级文件时，必须严格按照保密规定，请示原制文单位。

（3）召开秘密程度较高的会议时，应在会议期间配备保密箱柜和文件袋，指定专人管理秘密文件、资料、笔记本等。会议文件不准带出会议住地，更不准携带文件去公共场所活动，以免丢失、被窃。

（4）会议的记录或录音，应由办公室指定专人进行，记录或录音人员一般不要随意更换。对记录本和录音磁带，按秘密文件管理办法进行保管，不允许带出会议住地。

（5）与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容。新闻部门报道会议的重要消息，必须经会议主管领导审查批准，会议秘密事项不得公开报道。会议上高级领导人的重要讲话和重要内容不得随意扩散。

3．会议结束后的保密工作

（1）会议结束后，要对会场、住所进行保密检查，看有无遗失秘密文件，笔记本等。

（2）会议分发的秘密文件会后要统一收回。与会人需带回本单位使用的文件，一律通过机要交通递送，交本单位机要部门保管，私人不得留存。发现秘密文件丢失或被盗，须立即报告有关部门，及时追查，尽量挽回或减少损失。

（3）会议记录要妥善保管，除特殊情况，不得带出办公室。查阅秘密会议记录，需经单位主管部门批准，涉及领导班子成员的情况，需经领导班子集体讨论或主要领导人批准。查阅的办法一般由查阅单位提出要求，由管理档案的同志按要求摘抄，并经办公室主管审阅后提供。

4．会议密级

会议密级就是会议的秘密等级。会议的密级是按照国家保密法的规定，根据会议所研究决定的内容来决定的。准确地划分和确定会议密级，是做好会议保密工作的先决条件。依照党和国家的有关规定，会议密级一般分为三级：

（1）绝密级会议。即涉及国家核心秘密的会议，一旦会议的内容泄露出去，就会使党和国家的安全和利益遭到严重的损失。如党和国家制定大政方针的会议，国防、军事方面的会议，涉及科学技术的会议等。

（2）机密级的会议。如国家、省、市召开的计划工作会议，人事工作会议等。

（3）秘密级会议。即涉及一般秘密的会议。如一些县级以上党委的工作会议等。会议密级一经确定，承办会议的工作部门就要根据密级制定出相应的保密制度和保密措施，并付诸实施。

5．会议保密计划、制度、措施和纪律

会议保密计划、制度、措施和纪律是做好会议保密工作的重要保证。保密计划的内容主要有：划密、保密制度、措施、纪律，会场的保安，保密室和保安印刷厂安排，文件周转保安，保密教育、宣传和新闻报道的安排与控制等。制定保密计划要依据会议的内容、议程和时间，做到周到、细致、全面。

保密制度包括值班制度、防范制度、文件、用品管理制度，审查和审批制度以及保密纪律、保密教育、文件送转（包括印刷、分发、登记、清退、入档、销毁等）查补漏洞和检查落实等方面的内容。保密要严密，措施要得力。

保密纪律的内容主要有：不该说的秘密绝对不能随便说；不该看的文件绝对不能看；不该问的事绝对不问；未经批准，无关人员不得随便进入会议场所和机要文件存放室；未经批准，不得随便向外泄露会议内容；不得随便复制文件，不得随便抄录，不得随便录音或记录领导人的讲话；未经批准和授权，新闻部门不得将会议内容登报、广播，不得在非指定的会场、房间阅读会议文件；工作人员要坚守岗位，不得擅自离开会场和住所；不准在私人通讯和电话、电报中涉及会议秘密；不得擅自携带会议文件外出；未经批准，不得随便阅看；泄露者要依情节轻重给予党纪、政纪处分直至追究刑事责任。

会议保密纪律是保密计划、措施得以实现和实施的重要保证，是保守党和国家秘密的行为规范和准则，所有与会人员都要遵守。保密计划、保密制度、保密措施和保密纪律制定后，要经办公室主管审定后才可付诸实施。

6．文件保密

文件保密是指文件在印刷、传递、分发、保存、阅读、销毁、存档以及检查等运转过程中的保密，是会议保密的重点。文件保密的关键是制定严格的文件运转制度，把握文件运转有以下几个问题：

（1）把住会议文件的印刷关。重要的高度保密的会议，一般不印发文件。需要印发的机密文件，必须在符合保密规定的印刷厂印刷。

（2）把住会议文件的分发阅读关。密级较高的文件要严格控制分发阅读的范围，未经批准不得擅自扩大阅看人范围。阅读密级较高的文件，需要在指定的场所进行，不得擅自带出，阅后必须迅速收回，不得复制、抄录、带走。对允许带走的文件，也一定要采取措施，保证途中安全。

（3）建立严格的登记管理制度。对文件的制发、清退、销毁、存档等各个环节，都要指定专人负责，登记建账，一抓到底。特别重要的文件，要有两个以上的人负责，互相监督。要设置专门的文件存放室或保密室，室内设置文件柜或保险柜，并由专人看守，无关人员不得入内。

（4）建立全面的检查制度，随时查补文件运转中出现的漏洞。检查中应注意：文件在各个环节上是否有误传、误放的地方；是否有文件长时间脱手、不负责任乱放的情况；是否有丢页漏页损页的情况；会场是否有文件遗失的情况；清退文件是否有遗漏的地方；销毁文件是否有漏销的地方等等。

7．会议报道保密

会议新闻报道存在着通过广播、电视、报刊等渠道将会议秘密泄露出去的可能。因此，对凡有报道任务的秘密会议，必须加强新闻报道的保密工作。首先，要严格挑选参加会议新闻报道的记者，并对他们进行保密教育。如果会议涉及重大秘密，则一般不要新闻记者参加，而直接由办公室部门起草新闻稿。其次，要严格审查新闻稿件。凡属领导同志的内部讲话和未公开的会议内容，未经批准不得公开发表和宣传。会议报道涉及一些非用不可的绝密和机密数字时，要用百分比表示，但不能将百分比同其中某一数的绝对数或能推算这一总数的其他绝对数混合使用。对一次会议作连续多方面的报道时，必须注意审查需要保密的内容是否在某一次报道时泄露出去。此外，要严禁拍摄会议文件和录音报道。

8．会议技术保密

会议技术保密涉及的方面主要有：

（1）无线电保密。无线电指利用电波在空中传送信号的技术，它具有简便、迅速的优点，但也有保密性差、易被对方接收等缺点。目前，许多地方把无线电话筒作为会议的扩音工具，甚至用其传送秘密文件，以致造成泄密。因此，必须对无线电话筒的使用多加注意。国家对无线电话筒的生产、销售和使用都有一定的规定和要求，会议组织者必须严格遵守这些规定，凡涉及到秘密内容的会议或不宜公开内容的会议，不能使用无线电话筒进行扩音和录音。

（2）有线电话保密。有线电路利用导线传输信息，它的保密性能优于无线电，但也存在泄密的可能，如市内电话、长途电话、扩音、录像等设备，使用不当都可能造成泄密。因此，密级较高的会议要对会议期间市内电话、长途电话的使用做出严格规定。

另外，微机作为一种多功能的电子设备，正日益成为办公设施的重要组成部分，对它的保密也应成为会议技术保密的一项重要内容。

（三）会议的保卫工作

会议安全保卫是会议工作的重要一环。主要包括以下几个方面：

1．会前筹备工作

首先，根据会议的规模、内容、参加人员来确定会议的安全保卫工作如何进行。一般来说，大型会议，如全国、省级代表大会，市县有相当规模的大会或内容十分重要、需要绝对保密的中小型会议，应进行保卫。会议的召开部门应在会议确定召开日期后，立即通知会议所在地的警卫部门，如省、市（地区）、县公安部门，由其负责保卫工作的具体事宜。其他一些中小型会议，如无特殊需要，可由会议召开部门组织本单位保卫人员进行一般性的保卫工作。负责会议安全保卫工作的部门，要根据会议的要求制定保卫工作实施计划，并在会前安排好以下工作：与车站、机场、码头公安保卫部门取得联系，做好与会人员接送站的保卫工作；与会议住所的保卫部门取得联系，安排好会场、住所的安全保卫工作；与交通管理部门取得联系，安排好会议交通方面的安全保卫工作；印制会议所需的各类证件。会前筹备工作要细致扎实，并要做好应付突发事件的准备，以保证关键时刻能迅速反应、妥善处理。

2．与会领导同志的安全保卫工作

这是会议安全保卫工作的重点。要做好这一工作，既不应过于声张，制造过大的声势，以免给外界造成人为的紧张局面，形成思想压力；又不能有所松懈，以免造成不应有的损失。会议期间，与会领导同志的工作特点是：时间集中、活动频繁、接触面广。安全保卫工作应根据这些特点进行安排。首先，应了解整个会议期间领导同志活动的场所、时间、行车路线、可能接触的人员，做好安全保卫准备；会议开始后，再根据领导同志每一次活动的具体情况做出具体安排。在领导同志活动期间，保卫人员必须坚守岗位，提高警惕，密切注意周围环境和人员的举动；同时，又不能干扰领导同志的正常工作和活动。此外，保卫人员应灵活机动，如遇紧急情况，要当机立断、妥善、果断地予以处理，事后再向领导报告。

3．会场的安全保卫工作

保卫部门在会前要对会场内外的环境和设施进行仔细的检查，并同会场辖地的安全部门取得联系，协同做好保卫工作。保卫部门的工作重点是维护好会场外围环境的社会秩序，对会场周围闲散可疑的人员进行必要的监督、盘查和清理，防止任何行为不轨的人员进入会场。如有参观、旅游或其他活动，要提前勘察行车路线和参观旅游地点，和交通部门取得联系，做好沿途和所到之处的安全保卫工作；还要与会议的后勤部门密切配合，做好对车辆的安全检查和行车安全的工作，在会议外出活动时，避免任何形式的交通事故发生。

4．会议住所的安全保卫工作

保卫部门要加强对出入住所人员的证件检查，无关人员非经允许不得擅自出入。来访人员必须进行详细的登记，特殊情况下，与会人员会客要经有关领导批准。会议住所的安全保卫工作还包括饮食安全、娱乐安全、防火安全、财物安全等。饮食安全要注意防止坏人投毒事件的发生；娱乐安全要注意防止意外事故的发生，如拥挤伤人，到险地游玩等；用电安全要注意防止用电不当而伤人；财物安全要注意与会人员携带的枪支弹药、文件和大款项，会议保卫部门应提供代管、代存服务，以防丢失。会议的安全保卫工作，应在办公室统一领导下进行。