会议后期的整理工作

案例导入

利新饮料有限公司的新产品发布会即将结束，办公室负责人张文赶紧安排送来宾去车站、机场所要乘坐的车辆，等来宾陆陆续续被送走之后，张文松了一口气。可是就在这时，有一位来宾临时改变行程，需要紧急赶往火车站，而公司安排去火车站的车已经出发了。张文见状，赶忙把会场清理工作交代给其他工作人员，自己拦了一辆出租车亲自送来宾到火车站，终于赶上了来宾要乘坐的列车。列车出站后，张文搭公司的车回来了，想着发布会终于结束了，可以放松一下了。正在这时，手机响了。是刚才那位来宾打来的，他在电话里非常焦急。原来他发现自己的一个公文包不见了，里面有几份重要的商务资料，不知是遗落在会场还是落在出租车里了，要张文赶紧帮他找到，因到达目的地后他就要用的。经核查，清理会场的工作人员没有捡到公文包。最大的可能是落在了出租车上，这下张文懵了。由于当时时间紧迫，张文没在意出租车的相关信息，一时之间，无从下手查找。

一、会议后期整理工作的要求

会议结束之后，还有会议后期的整理工作需要工作人员继续完成，要保持紧张状态，保质、保量、高效率地做好会议后期的整理善后工作。切忌虎头蛇尾，令与会者有人走茶凉之感。

二、会议后期整理工作的内容

（一）安排与会人员离会

会议即将结束时，工作人员应及时发放给与会人员代为预订的回程车（机）票。安排时间欢送与会者，可以到与会者的住地走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。提前安排车辆和人员，根据与会者离去时间组织送站，根据车辆的搭载量安排合适的车辆。对所需车辆的数量应提前预计清楚，及时调度，尽可能保证所有与会者方便乘车。在欢送与会者离会时，应提醒并帮助其携带好个人物品，以免与会者回头寻找，省去保管遗落物品甚至送递和邮寄的麻烦。对于身份较高的与会者，应由领导或专人送行。

（二）会议的善后工作

会议结束后，要清理会场，撤去布置的会议通知牌、方向标和会标等装饰宣传品，把会议中使用的视听音像器材收拾、整理清楚，桌椅归回原位，洗刷烟灰缸、茶具并放置妥当。收回所有应该收回的会议资料，对会场的所有纸张进行整理、清点和归类。注意会议文件的保密性，对文件进行密级分类，避免会议结束后的剩余文件造成机密泄露。检查会场、与会人员驻地及所乘车辆有无物品遗漏，如发现有遗失物品要妥善保管，并及时与失主联系。

（三）整理会议文件

会议结束后，要及时做好会议文件的整理立卷和归档工作。先需对现场会议记录进行整理，保证会议记录真实、准确、完整、语言规范。再根据会议主题、议题及会议记录形成会议决议、简报或纪要，发送至相关部门和人员。一般会议文件的立卷归档是将会议的所有文件，包括会议通知、与会人员名单、通讯录、会议形成的文件、会议发言材料、领导讲话、会议简报、会议纪要、会议总结、重要照片和录音录像等资料都收集起来，按照先后顺序装订成册、分类整理，以备查考。大型会议完整的会议案卷包括会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料，会议通知、出席者名单、图片、音像资料等。

（四）会议信息反馈工作

除了少数秘密会议外，大多数会议内容、会议精神都需要会后进行传达。会议传达要注意确定传达的内容、程度、范围、层次、时间和方式等。会议上的议定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的。为了督促下级机关和单位及时贯彻执行，避免将应当及时处理的事情拖延或遗忘，工作人员需要协助领导会后对议定事项进行催办、查办等会议信息反馈工作。会后信息反馈的主要内容包括下级单位是否迅速及时地学习和贯彻落实会议做出的决定、决议，贯彻落实会议决定、决议时遇到哪些困难和问题，这些困难和问题的根源和解决办法是什么，会议决定、决议有哪些地方需要进一步完善和调整。工作人员在进行会议信息反馈工作时，可以通过电话向有关方面口头了解、问询；也可以要求有关方面提交书面报告，秘书汇总整理；也可以深入有关单位实地检查、问询，了解情况，写出相应的调查报告。会议信息反馈工作是会议决定、决议贯彻落实结果的重要督促和检查手段，应该高度重视。在信息反馈中，发现缺点、问题要认真总结经验教训，而对于贯彻会议精神的好方法要大力宣传推广。

（五）会务工作总结

会议结束后，为了进一步提高会议服务工作的质量，应该对会务工作进行总结和评价。通过总结，发现问题，分析原因，总结经验，提高办会水平，为以后的会务工作积累经验。特别是大中型会议，会务工作总结有的由会议领导组织相关人员进行总结，有的由会议秘书召集会务工作人员进行总结并写出会务工作的总结报告，也可以会后进行个人的书面小结。

大中型会议结束后，一般应慰问参与会务的工作人员，重要会议还要表彰会务工作中表现出色的人员。没有深入的总结，就不会有真正的提高。每一次会议总会有个别疏漏的地方，及时总结疏漏的环节，查找疏漏的原因，避免下次会议出现，可以起到事半功倍的作用。

会务工作总结要及时、全面、公正、客观、准确，总结的主要内容有检查会议预案所指定的各项会务工作是否准确到位，有无疏漏与重复；检查会务工作机构工作完成情况，会务工作机构之间及其与相关部门的协调情况；检查会务工作人员工作完成情况；总结提高会议效率的好方法。具体展开可从会议管理，如会议计划的拟定完成状况，住宿安排情况，会议费用的使用情况，预订、调度工作完成情况，会场布置，会议餐饮、休闲安排情况等方面进行评估；会议工作人员方面，如是否精通业务、胜任工作岗位，是否具有良好的礼仪修养、行为得体、语言规范，是否工作积极、与同事合作协调、融洽，能否自觉维护组织形象、善于处理危机问题等方面进行总结。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的张文应认真总结会议后期整理工作的教训。

会议结束之后，还应保持紧张状态，保质、保量、高效率地做好会议后期的整理善后工作，张文显然放松得早了一些。会务工作中一项重要内容就是会议结束后及时检查会场、与会者驻地等场所，以免遗失物品。而且在欢送与会者离会时，应提醒并帮助其携带好个人物品，以免与会者回头寻找。张文在来宾突然改变行程，需要紧急用车的状况下，自己拦了一辆出租车亲自送来宾到火车站，体现了他积极的工作态度和处理突发事件的应变能力。美中不足的是，张文没有提醒或协助来宾携带好个人物品，以致造成公文包遗失，特别是在乘坐出租车时，更应该注意提醒来宾管好个人物品。同时，将出租车所属的公司、出租车车牌号、出租车司机名片等相关信息了解清楚。如果做到这一点，即便出现疏漏，张文也不会觉得无从下手。