会议善后工作

第十四节　会议善后工作

会议结束并不意味着会务工作的完成，秘书要适时做好善后工作，让会议善始善终，圆满完成。引导与会人员安全有序地离开会场、安排与会人员返程、清理会场是会议善后工作中最重要的工作之一。

一、引导与会人员离场

会议一结束，秘书人员就要与会务人员一道引导与会者有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导离场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会者可以各行其道。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。

二、会后工作的主要内容

1.送别参会人员

安排专门的工作人员，在会场外、宾馆门口欢送参会人员离开。对于一般的参会者，安排礼仪小姐或其他工作人员送行，对于身份特殊的参会者(如上级领导)，则应当安排身份对等的人员送行。送行时应当充分注意礼仪，向对方表现出诚挚的惜别之情。

2.结清会议费用

会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束后才能进行结算和支付，例如场地租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。组织方应当在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误，将相关的票据、合同和账目妥善保管，防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票，可以向其开具正规的票据。同时协助酒店办理参会人员的退房手续。

3.安排人员送站

和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应当提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。

4.安顿暂留人员

由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应当合理安排费用，尽快完成全部工作。

三、会场的善后工作

会议举办场所的善后工作主要包括会务用品清理等几个方面，详细的工作要求请见表5－5。

表5－5　会场善后工作