巧用其它公共关系的沟通手段

公共关系的沟通手段很多，除了新闻媒介外，还有广告、宣传资料和友好往来；参加社区公益活动，正确对待赞助；慎重周到的处理好投诉，等等。

一、广告

1．广告的作用

一般地说，广告主要是单位为搞好公共关系而经常采用的一种基本手段。它包括产品（服务）广告和公共关系广告两类。产品广告主要是现在或近期的某种产品或服务项目的推销，它的作用比较直接，效果亦较为明显。公共关系广告则是为了使公众对本组织单位有整体的了解，从而建立声誉的广告。因此它是属于争取公众信用、树立声誉、形象的战略性公共关系行动。公共关系广告有五个作用：一是扩大本单位的影响，提高知名度；二是有助于提高内部公众的自豪感；三是有助于稳定队伍，招揽人才；四是有助于吸引相关单位加强横向联系，搞好彼此之间的合作；五是有助于推动产品或服务项目的销售，提高在市场上的占有率。因此，每一个有战略眼光的企业家、组织领导者，都要善于组织和运用广告，特别是公共关系广告。

2.如何运用广告

总的说来，要紧紧围绕加深公众印象这一主要目标，努力使广告的特色与企业特色相一致；要始终把企业和产品名称、商标图案联系在一起；要抓住能显示本单位或产品特色的某种语句、图形、颜色、音响旋律，作为广告中常用的稳定的因素，使公众有深刻的印象。

在捕捉时机、安排广告主题上，要抓住公众的心理特点，在不同时期，集中突出一定的主题。在组织发广告的方式上，可以在不同场所、不同新闻媒介上，同时推出或前后相继，相对集中推出几种不同形式的但能表达共同内容的广告。发公共关系广告的时机是相当多的。比如，借开业或周年庆典、新厦落成或乔迁之喜，宣传本单位宗旨、规模、主张、历史传统和新近贡献，生产经营的产品与服务项目等，树立自己忠实积极、锐意创新、热忱为公众服务的形象。又如，借本单位产品或服务项目获奖或办展销的机会，宣传本单位产品特色、服务内容、方式的特点，表明本单位一心为公众利益服务的负责精神，再如，利用庆祝节日、本单位召开职工代表大会、股东会的时机，既要公开对给予了支持和合作的社会各界表示感谢；也要宣传本单位内部公众如何团结奋斗、艰苦创业，为公众利益服务的精神，以加深公众对本单位的正确了解和好感。

3．精心设计、制作广告

设计制作广告一般要求有四：一是标题醒目，不落俗套；文字简练，通俗易记易懂。二是内容新颖，实事求是具有自己的特色。忌浮夸、也忌含糊。表达要求新鲜有趣。三是精心构思，使广告形象美观、富有特色。这就包括其背景插图、色彩、画面布局及配套的音响图象，都要统筹安排，组成和谐的整体，吸引公众形成鲜明印象。四是佐证材料，要尽可能引用权威材料，增加可信程度；引用注册商标，要指明特色，谨防假冒。

二、友好往来与宣传资料

1.友好往来及活动方式

有计划地开展友好往来活动，是促进本单位与公众相互沟通的重要手段，也是公共关系活动的重要业务之一。组织发现友好往来的方式，除前面说过的以外，还有以下的一些重要活动方式：

为提高企业的知名度而组织举办的活动：邀请公众参观本单位的设施或工作现场；举行开业典礼、新设施奠基典礼或竣工投入使用的开业典礼等。

为促进产品销售而举办的活动：新产品展览会、操作表演会、展销会等。

为扩大社会影响而举办的活动：以企业名称或本企业拳头产品名牌产品命名的体育比赛、摄影比赛、文艺演出、评选优秀获奖者；组织大、中、小学学生参加征文竞赛、智力竞赛，评选优秀，公开发奖。

为了扩大影响，增强公众与本单位的亲近感，还可以利用周年庆典、特殊节假日，推出新产品、新服务项目，以加深公众印象；同时借机造成喜庆、娱乐气氛，举办有特色的纪念会、联欢会、联谊会、文艺演出、电影招待会、舞会等。创设多种社会交往活动场所，安排适宜的主题，热情、诚恳搞好接待，使公众在喜庆、娱乐的气氛中，潜移默化地接受企业的各种信息，增强对企业的亲近感。

为了扩大影响，促进信息交流，还可举办与本企业相关的或以本企业拳头产品、服务项目为主题的学术报告会、技艺操作表演比赛会、品尝会、讲演会、业务洽谈、咨询会等。

此外，还可建立本企业产品消费者协会，积极发展会员，组织会员开展活动，收集信息，引导会员传播信息，使之形成无处不有、无时不在的活广告，以扩大影响。

2．做好社交活动的准备工作

这是保证活动成功的基础，一般来说，至少要注意做好以下准备：

一是所有的社会交往活动，都要明确主要目标是为了建立同公众的友好关系；每个社会交往活动要有具体的主题、周密的计划和明确的目的。即通过这次活动，突出什么，经过一些什么，达到怎样的效果，使参加者留下怎样的印象。因而不仅活动本身要环环扣紧，准备周到，更重要的是要有一个醒目的标题，或者一个令人耳目为之一新的口号。这个口号要体现本企业诚恳的宗旨，公众的要求，从而能引起公众兴趣和交往双方共鸣的热情。

二要组织一支精干的筹备力量。除了在工作上要有分工合作，配合得当外，特别要求这支力量，具有热情礼貌，细致周到的服务精神，以及善于处理活动中的常规与偶发性的事务、一般公众与特殊公众的各种要求的办事本领，使参加活动的公众，不仅在活动中明显感到满意，而且在其心目中认识到这个单位的实力、魅力和潜力是不能低估的。为此，主管要亲自领导，公共关系工作部门要有专人参加，活动涉及到那个部门，就要有那个部门的人员参加，此外，还要按计划进行演练；要对可能发生的偶然事情、特殊要求，作好扎实的应急准备，以免临时慌乱，影响效果。

三要事先了解活动期间交通条件，天气预报，研究参加活动人员（尤其是主要嘉宾）有无其它活动，尽可能做到在时间、地点上不发生冲突，如遇竞争对手将在同一时间举办活动，则应了解对方活动内容、时间、地点、规模、所邀请的对象等情况，深入研究对策，尽最大可能使本单位的活动在新颖内容与灵活形式的结合上、在活动组织安排、接待上显出自己的特色，给与会者以深刻鲜明而美好的印象。

四要制定报道计划，使社会交往活动与宣传报导结合起来，要事先与各新闻单位联系，提供活动计划和采访方便的条件，组织记者采访；布置专人撰稿，准备能体现本单位的和本次社交活动特色的宣传小册子或资料，赠送给活动参加者，杜交活动开展过程中要有专人负责摄影、录音甚至录像，记录其过程，特别不要遗漏重要的有历史意义的镜头。社交活动结束后，要及时洗印出来，连同原准备的宣传小册子或资料一起，寄送给那些有兴趣但由于种种原因而未能亲自参加的人，以扩大社交活动影响，增加公众的理解和支持。

3．编写宣传资料

编写宣传资料，首先要确定主题，围绕主题安排各部分的内容。形式上最好以照片为主，杂以必要的图案、画面，辅之以简要的文字说明。文字说明要讲究贴切逼真、尽可能做到朗朗上口。在反映本单位概况时，可以考虑用几个有内在联系的小标题作系列专题的标题，每题下选配体现该项目或该种特色的几张照片，然后配上说明，使之既反映特色，又体现全貌。在介绍本单位历史和现状时，既可以用照片对比，也可用形象图画对比。既要肯定本单位的积极努力，也要向一切关心、支持过本单位的公众表示感谢。因此，要在扉页或其它醒目的地方向公众、向来宾写上简要的表示感谢的或祝福的话。再者，要在适当的地方印上本单位地址，各有关部门电话号码、电报挂号。此外，还可利用附页、空白，为公众提供有用的信息，例如车船时刻表、飞机航班时刻表。但是，整个小册子的内容也不可编得大杂，大繁琐而失去特色，这不仅是要考虑印刷成本，更要考虑公众的主要兴趣和携带是否方便。况且这类小册子一般一年至少要更换一次，以补充新内容斢换新形式，所以编宣传资料小册子不必求全。

三、积极参与社区公益活动，有计划地赞助公益事业

积极参与社区公益活动，有计划、有重点地赞助社区公益事业，表明本单位是热心社区公益事业的积极成员，这对搞好社区公共关系有十分重要的意义。

首先，从参加社区爱国卫生、植树造林，创文明单位活动来看，这是每个单位承担的义务和目标；是为社区公众谋利益，为本单位创造良好环境的必要活动，因此，要主动热情、认真组织力量，积极参加这些活动，而不应把它当作额外负担去敷衍应付。

第二，对于赞助活动，应当在政策允许的前提下，在力所能及的范围内尽可能参加。在当前不少单位资金并不宽裕，社区某些公众期望颇高的情况下，单位尤要主动找社区领导机关汇报情况，讲清上级规定和本单位资金情况，主动提出可能赞助的范围、项目和金额限度，请社区领导机关给予指示和支持，对于赞助项目，可主动建议社区优先解决残疾人、无依靠的孤寡老人、缺劳力低收入的烈军属，以及受灾后生产生活尚有困难的居民，至于幼儿、小学教育事业、卫生防疫保健事业，乃至社区道路、上下水道等基础设施，可以商请社区去争取上级列入城市建设计划拨款解决，这方面如果还有困难，可以本着互助精神，动员全社区各单位和公众，联合起来，有计划地提供义务劳务赞助，解决急需解决的突出问题。

第三，对于不合理摊派，对于超出本单位职权和资金实力的过高要求，要尽可能早有预见，主动争取有关部门和上级的谅解与支持。如果仍然找上门来强行索要，也应既敢于坚持原则，又十分注意态度和方式方法，委婉说清道理而坚决拒绝这些不合理的要求，并争取社区领导或其他有权威的机关出面斡旋，缓解气氛；对属于上级政策允许而又是本单位能力能承担的赞助，仍应热情周到认真踏实负责把赞助活动搞好，着力于赢得社区多数公众的理解和支持。

四、谨慎妥善地处理好投诉

由于现代社会关系纷繁复杂，而且处于不断变动之中；由于本单位和公众在具体利益上存在差别，特别是由于单位各项工作发展不平衡，各环节人员素质不一致，在处理与各种公众的公共关系时，如果处理得不够正确恰当，单位与公众具体利益上的差别，就很容易发展转化为公共关系纠纷，导致出现投诉。

常见的投诉有：单位内部公众因是否信守承包合同等发生的投诉；单位工作人员与服务对象发生摩擦而引起的投诉；在企业关系上因合同纠纷而发生的投诉；因触犯政策法纪而引起的投诉，等等。这些投诉有直接提出的；有通过新闻媒介而公开提出的；也可能有诉诸法院而提出的。这些投诉既在一定程度上反映了公众的意见、评价，也从一定的角度揭示了单位工作中的弱点、缺点甚至错误。

公众投诉一旦产生，公关部门就应当主动在单位领导下，积极协助有关方面，热情、慎重、周到、妥善地处理投诉。