目标是组织制定计划的基础

一、什么是计划

计划(Plan)这个词语的含义是什么钥计划包括定义组织的目标；制定全局战略以实现这些目标；开发一个全面的分层计划体系，以综合和协调各种活动。

因此，计划既涉及目标(做什么)，也涉及达到目标的方法(怎么做)。

计划还可以进一步定义为正式的计划和非正式的计划。所有的管理者都制定计划，但许多只是一种非正式的计划。在非正式计划中，什么都不写出来，很少或没有与组织中其他人共享的目标。这种非正式计划大量存在于小企业中，在这些企业中，只是所有者兼管理者本人考虑过企业想要达到什么目标，以及怎么实现目标，计划是粗略的且缺乏连续性。当然，非正式计划也存在于某些大型企业中，而一些小企业也制定非常细的正式计划。

本书中使用计划这个词语时，指的是正式计划。对每一个时期都有具体的目标。这些目标被郑重地写下来并使组织的全体成员都知道，也就是说，管理当局明确规定组织想要达到什么目标和怎么实现这些目标。

二、计划的基础

(一)计划的目的

管理者为什么做计划钥这是因为计划可以给出方向，减小变化的冲击，使浪费和冗余降至最少，以及设立标准以利于控制。

1.计划是一种协调过程，它给管理者和非管理者指明方向

当所有有关人员了解了组织的目标和为达到目标他们必须作出什么贡献时，他们就能开始协调他们的活动，互相合作，结成团队。而缺乏计划，则会走许多弯路，从而使实现目标的过程失去效率。

2.预见行动的结果

通过促使管理者展望未来、预见变化、考虑变化的冲击以及制定适当的对策，计划可以减小不确定性，它还使管理者能够预见到行动的结果。计划还可以减少重叠性和浪费性的活动。在实施之前的协调过程中就可能发现浪费和冗余，进一步，当手段和结果清楚时，低效率的问题也就暴露出来了。

3.设立目标和标准以便于进行控制

如果管理者不清楚要达到什么目标，那么，就会很盲目。而且有了目标，怎么判断是否已经达到了目标呢钥在计划中设立目标，而在控制职能中，将实际的绩效与目标进行比较，可以发现重大偏差，采取必要的校正行动。所以，没有计划，就没有控制。

(二)计划和绩效

制定计划的管理者和组织，其绩效一定比不制定计划的更好吗钥凭直觉来说，人们会认为答案是肯定的，许多证据都支持这种观点，但不能就此断言正式计划总能比无计划取得更好的绩效。许多研究者试图检验计划与绩效的关系，这些研究者得出下述结论。

首先，一般地说，正式计划通常与更高的利润、更高的资产报酬率及其他积极的财务成果相联系。

其次，高质量的计划过程和适当的实施过程比泛泛的计划更可以导致较高的绩效。

最后，在这些研究中，凡是正式计划未能导致高绩效的情况，一般都是因为环境的原因。

当政府法规、工会权力和类似的环境力量限制了管理者的选择范围时，正式计划对组织绩效的影响较小。例如，计划也许建议某个制造商在亚洲地区生产大量的关键零件，以便有效地与低成本的外国竞争者竞争，但是如果企业与工会达成的协议禁止将工作转移到海外，则企业计划努力的价值就会大大降低。环境的意外震荡也会降低精心策划的计划的效果。当然，在不确定的环境下，没有理由指望计划制定者一定能胜过不作计划者。

(三)对计划的误解

对于计划，人们存在不少误解，下面列举出一些常见的误解并试图澄清其中的错觉。

不准确的计划是在浪费管理当局的时间最终结果仅仅是计划的目的之一，过程本身就很有价值，即使最终结果没有完全达到预期的目标。计划迫使管理当局认真思考要干什么和怎么干，搞清这两个问题本身就具有价值。凡是认真进行计划的管理当局将会有明确的方向和目的，将会使偏离方向的损失减至最小，这就是计划过程本身的价值。

计划不能够消除变化。无论管理当局如何计划，变化总会发生。管理当局制定计划的目的是预测变化和制定最有效的应变措施。计划降低灵活性。计划意味着承诺，它之所以成为一种约束，仅仅是因为管理当局在制定出计划后就不再作任何修正了。计划应当是一种持续进行的活动。事实上，由于正式计划是被推敲过的，因此它比只存在于高级经理脑子里的一套模糊的假设更容易修改。不仅如此，有些计划是可以做得更灵活的。

(四)计划的目标

目标的含义是什么钥它是指期望的成果，这些成果可能是个人的、小组的或整个组织努力的结果。目标为管理决策指明了方向，并且作为标准可用来衡量实际的绩效。正是由于这些原因，目标成为计划的基础。

目标具有多重性。初看上去，似乎组织都有一个单一的目标——对于工商企业是创造利润，对非营利组织是提供高效率的服务。但是，更深入的分析表明，所有组织的目标都是多重的。工商企业除了追求利润，还追求增加市场份额和满足雇员福利。教堂提供了一条“通过忏悔进入天堂的道路”，但它也帮助所在社区内的贫困阶层，并作为教会成员聚会的场所。没有一种单一的衡量尺度能够有效地评价一个组织是否成功地履行了它的使命。过分强调某一个目标，如利润，会忽视其他目标，而这些目标对实现长期利润目标是不可少的。不仅如此，采用单一的目标几乎肯定会导致令人不愉快的后果，因为管理者会为了追求单一目标而忽视作为其任务的其他重要组成部分。

三、广义的和狭义的计划工作

计划工作有广义和狭义之分。广义的计划工作是指制定计划、执行计划和检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程。狭义的计划工作则是指制定计划，也就是说，根据实际情况，通过科学地预测，权衡客观的需要和主观的可能，提出在未来一定时期内要达到的目标以及实现目标的途径。它是组织中各种活动有条不紊进行的保证。计划工作还是一种需要运用智力和发挥创造力的过程，它要求高瞻远瞩地制定目标和战略，严密地规划和部署，把决策建立在反复权衡的基础之上。

现在正处于一个新技术革命孕育、发生和发展的时代，变革和经济发展带来了机会，同时也带来了风险。世界范围内争夺市场和资源的竞争十分激烈。处在这样的时代，计划职能像主管人员的其他职能一样，已成为企业生存的必要条件。计划工作的一个重要任务就是在充分利用机会的同时，使风险降到最低限度。

为了把计划工作做好，使编制的计划能够顺利实现，计划职能和其他管理职能一样，必须按基本原理、方法和技术去执行。实践表明，计划工作中的许多失误，就是因为对这些基本的东西缺乏了解所致。

四、计划工作的任务

计划工作的任务，就是根据社会的需要以及组织的自身能力，确定出组织在一定时期内的奋斗目标；通过计划的编制、执行和检查，协调和合理安排组织中各方面的经营和管理活动，有效地利用组织的人力、物力和财力等资源，取得最佳的经济效益和社会效益。

可以通俗简要地将计划工作的任务和内容概括为六个方面，即做什么、为什么做、何时做、何地做、谁去做和怎么做。这六个方面的具体含义如下:

(一)做什么

要明确计划工作的具体任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点。例如，企业生产计划的任务主要是确定生产哪些产品，生产多少，合理安排产品投入和产出的数量和进度，在保证按期、按质和按量完成订货合同的前提下，使生产能力得到尽可能充分的利用。

(二)为什么做

要明确计划工作的宗旨、目标和战略，并论证可行性。实践表明，计划工作人员对组织和企业的宗旨、目标和战略了解得越清楚，认识得越深刻，就越有助于他们在计划工作中发挥主动性和创造性。正如通常所说的“要我做”和“我要做”的结果是大不一样的，其道理就在于此。

(三)何时做

规定计划中各项工作开始和完成的进度，以便进行有效的控制并对资源进行平衡。

(四)何地做

规定计划的实施地点或场所，了解计划实施的环境条件和限制，以便合理安排计划实施的空间组织和布局。

(五)谁去做

计划不仅要明确规定目标、任务、地点和进度，还应规定由哪个主管部门负责。例如，开发一种新产品，要经过产品设计、样机试制、小批试制和正式投产几个阶段。在计划中要明确规定每个阶段由哪个部门负主要责任，哪些部门协助，各阶段交接时，由哪些部门和哪些人员参加鉴定和审核等。

(六)怎么做

指制定实现计划的措施，以及相应的政策和规则，对资源进行合理分配和集中使用，对人力、生产能力进行平衡，对各种派生计划进行综合平衡等。实际上，一个完整的计划还应包括控制标准和考核指标的制定，也就是告诉实施计划的部门或人员，做成什么样、达到什么标准，才算是完成了计划。

五、计划工作的性质

计划工作的性质可以概括为五个方面，即目的性、首位性、普遍性、效率性和创新性。

(一)目的性

每一个计划及其派生计划都是旨在促使企业或各类组织的总目标和一定时期目标的实现。计划工作是最明白地显示出管理的基本特征的主要职能活动。

(二)首位性

计划工作相对于其他管理职能来说，处于首位。把计划工作摆在首位的原因，不仅因为从管理过程的角度来看，计划工作先于其他管理职能，而且因为在某些场合，计划工作是付诸实施的唯一管理职能。计划工作的结果可能得出一个决策，即无须进行随后的组织工作、领导工作及控制工作等。例如，对于一个是否要建立新工厂的计划研究工作，如果得出的结论是新工厂在经济上是不合算的，那就没有筹建、组织、领导和控制一个新厂的问题了。

计划工作具有首位性的原因，还在于计划工作影响和贯穿于组织工作、人员配备、指导与领导工作和控制工作中。

计划工作对组织工作的影响是，可能需要在局部或整体上改变一个组织的结构，设立新的职能部门或改变原有的职权关系。例如一个企业要开发一种重要的新产品，可能要为此专门成立一个项目小组，并实行一种矩阵式的组织形式和职权关系。

(三)普遍性

虽然计划工作的特点和范围随各级主管人员职权的不同而不同，但它却是各级主管人员的一个共同职能。所有的主管人员无论是总经理还是班组长，都要从事计划工作。人们常说，主管人员的主要任务是作决策，而决策本身就是计划工作的核心。如果将主管人员的决策权限制过严，那就会束缚他们的手脚，使他们无法自由地处置那些本应由他们处置的问题。久而久之，他们就会失去计划工作的职能与职责，养成依赖上级的习惯。这样，他们也就丧失了主管人员的基本特征。

(四)效率性

计划工作的任务，不仅是要确保实现目标，而且是要从众多方案中选择最优的资源配置方案，以求得合理利用资源和提高效率。用通俗的语言来表达，就是既要“做正确的事”又要“正确地做事”。显然，计划工作的任务同经济学所追求的目标是一致的。计划工作的效率，是以实现企业的总目标和一定时期的目标所得到的利益，扣除为制定和执行计划所需要的费用和其他预计不到的损失之后的总额来测定的。效率这个概念的一般含义是指投入和产出之间的比率，但在这个概念中，不仅包括人们通常理解的按资金、工时或成本表示的投入产出比率，如资金利润率、劳动生产率和成本利润率，还包括组织成本、个人和群体的动机等主观的评价标准。所以，只有能够实现收入大于支出，并且顾及国家、集体和个人三者利益的计划，才是一个完美的计划，才能真正体现出计划的效率。

(五)创造性

计划工作总是针对需要解决的新问题和可能发生的新变化、新机会而做出的决定，因而它是一个创造性的管理过程。计划有点类似于一项产品或一项工程的设计，它是对管理活动的设计。正如一种新产品的成功在于创新一样，成功的计划也依赖于创新。

综上所述，计划工作是一个指导性、预测性、科学性和创造性很强的管理活动，但同时又是一项复杂而困难的工作。