目标是组织制定计划的基础

一、控制系统的概念

控制系统是指由控制主体、控制客体和控制媒体组成的具有自身目标和功能的管理系统。组织中的控制系统主要由以下几个要素构成:

(一)控制的目标系统

任何控制活动都是有一定的目标取向的，在一个组织中，控制应服从于组织发展的总体目标。组织的总体目标及派生出来的分目标都是控制的依据。控制的目标体系与组织的目标体系是相辅相成的。

(二)控制的主体

组织中的控制系统的主体是各级管理者及其所属的职能部门。组织内的控制活动是由人来执行操作的，它以各层次的管理者为主体，能根据变化了的环境和条件有意识地调节自己的活动。控制主体控制水平的高低是控制系统发挥作用大小的决定要素。

(三)控制的对象

组织控制系统中的控制客体，即控制对象，是整个组织的活动。控制的对象可以从不同的角度进行划分。从横向上看，组织中的人、财、物等资源都是控制的对象；从纵向上看，组织中的各个层次也都是控制的对象；从控制的阶段看，组织内不同的业务阶段及业务内容也是控制对象。因此，组织的活动应当作一个整体来控制，使整体协调一致，以便达到整体优化的结果。

(四)控制的机构、方法和控制的手段

实施控制必须有一定的机构及相应的方法和手段。组织的控制机构从纵向上来，可分为各个不同管理层次的控制；从横向上看，可分为不同性质的专业控制。管理层次不同、专业不同，控制的方法和手段也不同。

二、有效控制的特征

(一)准确性和客观性

一个控制系统如不能提供准确的信息，就会导致管理者在应该采取行动的时候没有采取行动；或者在根本没有出现问题的时候而采取行动，导致控制失效。另外，在管理中难免会有许多主观因素，管理者不能只凭个人的主观经验或直觉进行判断，而应该采取科学的方法，要尊重客观事实。

(二)适应性

它是指控制应当与计划、工作特点以及主管人员的具体情况相适应，比如，要有针对性地收集信息，要使主管人员理解信息的内容，使系统便于使用，等等。

(三)及时性

它是指能够及时发现偏差，纠正偏差。控制不但要准确，而且要及时，再好的信息，如果过时了，也是毫无用处的。要避免时滞，使控制失去应有的效果，要估计未来可能发生的变化，使纠正措施的安排具有一定的预见性。最理想的控制应该是在偏差未出现之前，能够预计偏差的产生，做到防患于未然。

(四)灵活性或弹性

它是指控制工作即使在面临计划发生变动、出现了未能预见到的情况或计划失败的情况下，也能发挥作用。控制系统本身应当具有足够的灵活性，以适应各种不同的变化，持续地发挥作用，与计划一同变动；不能把控制工作过于死板地同计划拧在一起，以免在整个计划失策或发生突然变动时控制也跟着失控。或者说，控制必须有弹性。比如企业的预算工作、滚动计划、应变计划等都体现了控制的弹性原则。

(五)经济性

控制系统的运行从经济角度看必须是合理的，任何控制系统产生的效益都要与其成本进行比较。要精心选择控制点，降低控制的各种耗费，改进控制方法和手段，防止在无效控制上花费精力和财力，用尽可能少的成本取得所期望的效果。要重视选择关键性问题并注意对例外出现的偏差进行控制。因此，经济性原则也称关键控制点原则和例外情况原则。

(六)匹配性

任何控制或技术都必须适合组织气氛才能奏效。例如，在员工自由度较大、对管理的参与程度较深的组织中，严格监视型的控制系统将不受欢迎，也很难成功。

(七)指示性

有效的控制系统不仅可以指出偏差的产生，而且必须指出偏差发生在哪一个确切位置，谁应该对偏差负责，并建议如何纠正这种偏差。

(八)理解性

任何控制系统对所涉及的员工来说都必须是可以理解的。

(九)标准的合理性与多重性

控制的标准应是富有挑战性的，经过努力可以达到的合理标准；标准过高或过低，都不会起到激励作用。另外，控制应采取多重标准，多重标准比单一标准更难把握，可以防止工作中出现做表面文章的现象，多重标准能够更准确地衡量实际工作。

(十)重点与例外相结合

控制要突出重点，在控制过程中不可能面面俱到，找出最能反映成果的关键因素控制；有些偏差无关紧要，有些偏差却意义重大；另外，控制工作要着重于计划实施中的例外情况，可使管理者集中精力解决问题，将工作集中在需要注意和应该注意的问题上；在对例外的重视程度上，不仅依大小而定，要考虑实际情况；同时要把例外与重点结合起来，即控制要注意关键点上的例外情况。

三、影响有效控制的因素

任何组织、任何活动都需要进行控制。控制的必要性是由如下因素决定的:

(一)外部环境的变化

计划从构思、制定到执行，一般都要经历较长的时间。在这段时间内，组织外部环境必然会发生变化，从而影响到已定的计划和目标。为了适应变化的环境，组织必须有一个有效的控制系统，来根据变化的环境采取相应的对策。计划的时间跨度越大，控制就显得越重要。

(二)组织内部的变化

受到组织内部环境因素的影响，组织成员的思想、组织结构、产品结构和组织业务活动范围都有可能发生变化。计划的变化对计划的执行也会产生影响。

(三)组织成员的素质

计划要靠人去执行、实现，而组织成员的才能、动机和工作态度是非均质的、不断变化的，人们对计划的理解也不相同。因而，人的素质对计划的执行也会产生影响。控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力，这样有助于发挥职工的积极性及创造性，减轻管理人员的负担，减少企业的控制费用；同时有助于提高控制的及时性和准确性。

上述因素的存在，使执行计划的过程充满了不确定性。为保证执行计划不偏离正确的方向，就必须将控制工作穿插其间。有效的控制工作不仅能衡量计划执行的速度、发现偏差并采取纠正措施，而且在许多情况下，它还可以促使组织确立新的目标、提出新的计划，甚至改变组织结构、改变人员配备以及在领导方法上做出重大改革。

四、提高控制效率的措施

(一)完善控制系统

控制实施走入误区，遇到阻力，在很大程度上说明控制系统的设计不完善，需要进一步加以改进。完善控制系统是避免控制走入误区的最根本途径，它实质上是在进行控制系统设计或再设计时就控制实施中可能遇到的阻力。

(二)鼓励员工参与控制与并进行自我控制

员工进行自我控制是提高有效性的根本途径。要鼓励员工参与控制，因为基层人员对自身的工作最了解，而且当一个人真正地参与了筹划计划和制定标准时，他常常会在心理上觉得介入了该项工作，因而会变得愿意承担责任，或至少对该事情获得更充分的了解和理解。这样有助于发挥员工的主动性、积极性和创造性。但鼓励和引导员工进行自我控制，并不意味着对员工可以放任自流。员工的工作目标必须服从于组织的整体目标，并有助于组织整体目标的实现。

(三)实行目标管理

避免控制走入误区、减少控制过程中阻力的另外一条途径，便是实行目标管理。这种管理方法建立在将组织目标转化为其成员个人目标的管理哲学基础之上，让组织中的管理人员和一线人员亲自参加工作目标的制定，将所制定的目标作为评价个人绩效的标准，成员在工作中实行自我控制。