计划的意义和内容

8.1　计划的意义和内容

8.1.1　计划的定义

在日常生活、工作、学习中，我们常常会听到、看到或用到“计划”这个词，大到阿波罗登月计划，小到班级的春游计划甚至个人的学习计划，计划可谓无处不在。古人运筹帷幄、决胜千里、未雨绸缪等指的就是计划。“凡事预则立，不预则废”，这个“预”字指的也是计划。在组织的管理工作中，计划更是与每一个人形影不离。营销部门要有营销计划，生产部门须做生产计划，管理高层也免不了要为组织的发展作好战略计划。

那么，什么是计划呢？

在管理学发展的历史过程中，许多专家、学者、管理大师在不同的背景下，从不同角度对“计划”这个词进行了诠释，这里我们并不作一一列举和比较分析，只给出两种常见的定义。

狭义的计划:指为实现既定目标所制订的具体行动方案。

广义的计划:指为实现组织既定的目标，对未来的行动进行规划和安排的活动。

正如哈罗德·孔茨所言，“计划工作是一座桥梁，它把我们所处的这岸和我们要去的对岸连接起来，以克服这一天堑。”计划，就是针对明确的工作目标，去配置为达到目标所必须的各种资源，去排除各种不确定因素，去选择一条适合自身特点的达到工作目标的道路，落实在纸上。在日本，有这么一种认识——“管理就是做计划”，他们把《孙子兵法》、《三国演义》等奉为管理学的教科书，正是基于这种认识。如果从计划的角度来看，《孙子兵法》是在教授如何做计划的指导书，而《三国演义》则是各种计划案例库。

图8-1　计划的内容

我们通常把计划的内容概括为5W2H—

5W:What、Who、When、Where、Why；2H:How、How many（图8-1）。

（1）What:要做什么或完成什么；明确工作任务。

（2）Who:由谁、哪些人执行；明确工作任务的担当者。

（3）When:什么时候执行到什么程度；明确工作任务进度。

（4）Where:在什么地方进行工作；明确工作开展地点、区域。

（5）Why:为什么要这样做；明确工作起因、动机。

（6）How:怎么开展工作；明确工作方式方法。

（7）How many:完成多少工作；明确工作量。

计划工作具有承上启下的作用。一方面，计划工作是决策的逻辑延续，为决策所选择的目标活动的实施提供了组织实施保证；另一方面，计划工作又是组织、领导、控制和创新等管理活动的基础，是组织内不同部门、不同成员行动的依据。因此，计划在管理活动中具有十分重要的地位，它是所有管理职能中最基本的。

大师睿智

在筑墙之前应该知道把什么圈出去，把什么圈进来。

——〔美〕W·P·弗洛斯特

用较多的时间为一次工作事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。

——〔美〕艾得·布利斯

8.1.2　计划的性质

计划工作的性质可以概括为5个主要方面，即目的性、首位性、普遍性、效率性和创新性:

（1）目的性。计划是为了实现组织的目标而制定的，而非为了计划而计划，因此，每项计划及其派生计划都应根据组织的目标来制定，其目的都是为了促进组织目标的实现。

（2）首位性。计划由于具有确认组织目标的独特作用，而成为其他各项职能执行的基础，具有优先性。任何组织只有把实现目标的计划制定出来后，才能确切地知道需要什么样的组织层次与结构，配备什么样的合格人选，按照什么样的方针、政策来实行有效的领导及采取什么样的控制方法。所以，如果要使所有其他管理职能发挥效用，必须首先制定好计划。

（3）普遍性。这体现在两方面:一方面，各项管理工作都要作计划，并根据已制定的计划来安排具体的工作，可以说计划是一切行动的指南；另一方面，计划作为一项管理职能，无论是处于哪个层次，哪个部门的管理者，都要制定计划，计划渗透于各项管理活动中。当然，不同组织层次的管理者，计划内容的侧重点是不一样的。

（4）效率性。计划不仅要促进组织目标的实现，而且要合理利用资源并提高效率。简言之，就是既要“做正确的事”，又要“正确地做事”。一个良好的计划，可以通过协调一致、有条不紊的工作流程来避免组织内部联系脱节的现象，从而减少重复性和浪费性活动。

（5）创新性。为了解决新问题、应对新变化和抓住新机会，计划工作总是要打破旧观念的束缚，及时提出一些新思路、新观点和新方法，因而它是一个创新性的管理过程。计划有点类似于一项产品或一项工程的设计，它是对管理活动的设计。正如一种新产品的成功在于创新，成功的计划也依赖于创新。

8.1.3　计划的作用

随着生产技术日新月异，生产力水平的提高，生产规模的不断扩大，分工与协作的程度空前提高，社会组织的活动不但受到内部环境的影响，还要受到外来多方面因素的制约。组织要不断地适应这种复杂的、变化的环境，只有科学地制定计划才能协调与平衡多方面的活动，求得本组织的生存与发展。计划是社会组织以及企业管理中不可缺少的一个环节。具体地说，计划的作用可以归纳为如下四个方面。

一、计划是管理者开展活动的有力依据

管理者开展活动要根据计划来进行。一份科学、周详的计划为组织确立了明确而具体的目标，并且选择了有利于实现组织目标的方案，是管理者有效开展活动的有力依据。

二、计划是管理者降低风险、掌握主动的手段

当今世界正处于剧烈变化的时代中，社会在变革，技术在变革，人们的价值观念也在不断变化。资源价格在不断变化，新的产品和服务由竞争者不断推出，国家对企业的政策、方针在变化，顾客的意愿和消费观念也在变化。

这些变化增加了管理的难度，但也打开了一片广阔的天空，因此对管理者而言，既是坏事也是好事。海阔凭鱼跃，天高任鸟飞，正所谓“风险”和“机遇”并存。科学有效的计划可以帮助管理者进行合理预测，降低风险，同时在复杂多变的局势中掌握主动。

三、计划是管理者提高效益的重要方法

计划工作的一项重要任务就是根据未来可能的情况，采取相对应的措施，使未来的组织活动均衡发展。同时，计划工作要对各种方案进行技术分析，选择最适当的、最有效的方案来达到组织目标。此外，计划将组织活动进行合理分解来对各种资源的使用进行适当分配。

因此，计划工作有助于用最短的时间完成工作，减少盲目性所造成的浪费，降低成本，促进各项工作能够均衡稳定的发展，帮助管理者提高效益。

四、计划是管理者进行控制的标准

计划工作包括建立目标和一些指标，这些目标和指标是管理者进行控制的标准。计划职能与控制职能具有不可分离的联系。计划的实施需要控制活动给予保证。在控制活动中发现的偏差，有可能使管理者修订计划，建立新目标。因此，计划是控制的基础，它为有效控制提供了标准和尺度。没有计划，控制工作也就不存在。

计划是联结现在与将来的桥梁。计划能使不确定的未来变得可以捉摸，也能使可能发生的意外得以避免。“三思而后行”，“谋定而后动”，计划是对未来的预测，是未来行动的具体化，可以帮助管理者开展活动，提高效益，实现目标，创造未来。

管理故事

林肯解放奴隶的渐进计划

林肯出生于一个农民家庭，青年时代就同情黑人农奴的悲惨遭遇。1834年林肯跨入政界后，多次发表关于解放黑人的演说。

1861年3月，林肯担任了美国总统，当时有人就敦促林肯马上实行解放奴隶的政策，但林肯清醒地看到南部种植园奴隶主集团的势力还十分强大，北部领导集团与士兵、人民内部又对此看法不一，因此没有贸然行事。

过了一年，即1862年3月，林肯才签署了一项法案，结束了哥伦比亚特区的黑人奴隶制度，联邦政府以每个奴隶不高于200美元的价格把他们购买过来，然后给予自由。同年7月，林肯又签署了一项《敌产没收法》，宣布凡是为参与了反联邦活动的奴隶主所拥有的奴隶都永远地获得自由。9月，《初步解放宣言》公开发表。1863年1月1日，《解放宣言》即《最高解放宣言》公布，宣布从这一天起，奴隶“永远获得自由”。

后来，林肯在一封信中说:“我生来就是反对奴隶制的，如果奴隶制都不算错的话，那么天下就没有错事可言了……我没有一天不是这样想、这样感觉的。我不认为是我控制事态的发展，应该坦率地承认是事态的发展控制了我。”

管理心得:计划要顺应规律，循序渐进，才能保证我们一步一个台阶、平稳地实现组织的目标。林肯解放奴隶就是这么做的，为我们树立了榜样。