计划工作的实质和意义

第一节　计划工作的实质和意义

一、计划的含义

计划是关于组织未来的蓝图，是对组织在未来一段时间内的目标和实现目标途径的策划与安排。

一般来说，人们在两种意义上使用“计划”一词：（1）动词方面，“计划”代表着各级管理者所要完成的一项劳动。严格地说，“计划工作是一种预测未来、设立目标、决定政策、选择方案的连续程序，以期能够经济地使用现有的资源，有效地把握未来的发展，获得最大组织成效”。由此可见，计划工作主要与未来有关，计划工作本身的目的就是力图使组织在将来获得最大的成效，这就需要正确地预测未来。因此，对过去的信息情报加以科学地分析，根据分析的结果和现在的条件对各种组织目标分析、制订和调整，确定、设计组织实现这些目标的各种可行方案，最后才能形成一个完整的计划。（2）名词方面，“计划”就是指上述计划行动的成果，这些成果包括各种明确的书面化的使命和目标说明以及战略、政策、预算等。它是对未来行动方案的一种说明，它告诉管理者和执行者未来的目标是什么，要采取什么样的活动来达到目标，要在什么时间范围内达到这种目标，以及由谁来进行这种活动。任何完整的计划都包含上述全部内容。我们通常所说的5W1H（what，why，when，where，who，how）就是指的这个意思。值得注意的是，虽然计划应该尽可能地保持稳定，这有助于计划执行者富有成效地开展工作，但是计划也不是一成不变的。在计划期内，与计划目标有关的一些因素可能发生了巨大的变化，这足以使计划本身失去效用。因此，要不失时机地对计划进行修订，使计划保持有效性。不难想象，一个企业的利润计划应该随着原材料的价格变化而变化。我们讲述计划工作，就是把计划作为一种特定的管理行为，其内容包括规定组织在未来一段时间内所要实现的目标以及实现这些目标的途径即计划方案。

二、计划工作的意义

如同个人在工作和生活中时常制订有某种计划一样，组织活动也需要在计划的指导下有条不紊地进行。美国人豪斯和他的同事们曾经对计划的重要性进行了较为深入的研究，他们调查了92家企业，其中17家企业有正式的长期计划，其他企业或仅有非正式的长期计划，或完全没有长期计划。然后，他们给出了评价企业经营好坏的主要指标，如销售额、股票价格、每股收益、税后利润等，结果发现，有正式长期计划的公司几乎都优于没有长期计划的公司。由此可以看出，计划是一项重要的不可或缺的管理职能。组织管理者需要开展计划工作，最明显的原因有以下四个：

（1）计划明确了组织成员行动的方向和方式，从而成为协调组织各方面行动的有力工具。计划过程使人们就组织的目标、当前的现状以及由现实过渡到目标状态的途径做出事先的安排，由此使各方面的行动获得明确的指示和指导。

（2）计划工作的开展迫使各级主管人员花时间和精力去思考未来的各种情况，从而促进了各种沟通、思考、预测等行为。而如果环境的变化能在思考和预测中被事先估计到，人们就能事先做出应变准备，至少是思想上的准备，这样，计划工作就会有助于提高组织的应变能力，由此降低有关风险。

（3）计划工作能促使人们改善组织运行的效率。当人们为实现某一目标而拟定各种行动方案时，必然要考虑组织现行的各种活动的合理性，由此挖掘潜力、减少各种浪费和不合理性。

（4）计划工作还为组织各层管理人员的日常考核和控制工作提供了最基本的依据。计划是控制的基础。计划的编制为及时对照标准检查实际活动情况提供了客观的依据，从而也就为及时发现和纠正偏差提供了可靠的保证。

三、关于计划的典型误解

许多人对计划存在这样那样的误解，纠正这些误解对正确理解和运用计划工作原理十分重要。对计划的典型误解表现在如下方面：

1．计划关系到组织的发展大计，和中、基层管理者无关

错。计划涉及目标的制定，但这里的目标不仅包括组织的整体目标，也包括各部门、各岗位的目标。前者由高层主管来负责，后者则涉及组织各层管理者。没有一个彼此衔接、相互支持的目标体系，组织是不可能发展的。既然目标要求各层管理人员参与制定，那么实现这些目标的途径也要有全体管理者乃至全体员工的共同参与。所以，计划工作是全体管理人员的应尽职责。

2．计划是计划部门的事，和其他管理人员无关

错。每一个部门都应有自己合理的目标和行动方案，通过计划工作来明确这个目标以及实现该目标的途径是每个部门的管理人员的职责。计划部门的职能，通常只是负责组织的基本业务的安排，或者说主业计划的安排，如学校的教学计划、制造业企业的生产计划、商业企业的营业计划等。

3．当环境不断变化时，计划也要不断调整，因此计划的意义不大

错。计划工作的意义不仅在于其结果，计划过程本身就富有许多积极的意义。如前所述，计划活动将促使人们去思考、沟通，就组织的目标和怎样达到这个目标形成共识，这本身就具有重大意义。

4．计划是一种约束，会降低组织的灵活性

仍然不对。从未有人可以说，计划一经制订就不需要修改了。实际上，合理的计划工作应是一种滚动的过程。

四、计划工作的基本特征

计划工作的基本特征可以概括为以下四个方面：

1．目的性

任何组织都是通过有意识的合作来完成群体的目标而得以生存的。计划工作旨在有效地达到某种目标。具体地说，计划工作首先就是确立目标；然后使今后的行动集中于目标，并预测和确定哪些行动有利于达到目标，哪些行动不利于达到目标，从而指导今后的行动朝着目标的方向迈进。没有计划和目标的行动是盲目的行动。

2．主导性

计划、组织、人事、领导和控制等方面的活动都是为了支持实现组织的目标。也就是说，管理过程中的其他职能都只有在计划工作确定了目标以后才能进行。因此，计划职能在管理职能中居首要地位。此外，管理人员必须制订计划，以了解需要什么样的组织结构，需要什么样的人员，按照什么样的方法去领导下属，以及采用什么样的控制方法等。因此，要使所有的其他管理职能发挥效用，理所应当地首先安排计划。

3．普遍性

虽然各级管理人员的职责和权限各有不同，但是他们工作中始终有决策存在，也就是说，计划工作在各级管理人员的工作中是普遍存在的。其区别在于，高层管理人员负责制订战略性计划，中低层管理人员负责制订战术性计划或生产作业计划。因此，授予下级某些制订计划的权力，有助于调动下级的积极性，这对于顺利完成计划，实现组织目标是大有益处的。

4．效率性

计划的效率是指从组织目标所作贡献中扣除制订和执行计划所需费用及其他因素后的总额。如果一个计划能够达到目标，但在计划的实现过程中付出了较高的代价或者是不必要的代价，那么这个计划的效率就是很低的。如果某项计划按合理的代价实现了目标，这样的计划就是有效率的。在衡量代价时，不仅要考虑时间、资金的投入，而且还要考虑个人和集体的满意程度。如果一项计划是鼓舞人心的，但在实施过程中，由于方法不当，引起人们的不满情绪，这样的计划效率也是很低的。所以，在制订计划时，要时时考虑计划的效率，不但要考虑经济方面的利益，而且还要考虑非经济方面的得奖和损耗。