商务谈判的程序

第二节　商务谈判的程序

商务谈判的程序一般包括准备阶段、正式谈判阶段和成交签约阶段，其相互之间彼此衔接、不可分割，而且各个阶段的工作往往需要通过若干个谈判过程周而复始、循环往复地进行，才能得以最终完成。

一、准备阶段

商务谈判的准备阶段一般包括选择对象、背景调查、组建团队、制订计划和模拟谈判五方面。

1．选择对象

选择对象即选择谈判的对手。当己方决定争取实现某项交易目标而进行商务谈判时，先要做的准备工作就是选择谈判对象。选择谈判对象应根据交易目标的必要和相互商务依赖关系的可能，通过直接的或间接的先期探询即相互寻找、了解交易对象的活动，在若干候选对象中进行分析、比较和谈判的可行性研究，找到己方目标与对象条件的最佳结合点，以实现优化选择。

2．背景调查

在确定谈判对象的基础上，应以“知己知彼”为原则，对谈判背景进行认真的调查研究。背景调查就是搜集信息的过程。这些信息包括：第一，了解本组织的情况，包括组织的社会地位、经济实力、人才力量、设备能力、管理水平、劳动效率、产品的优缺点等基本情况；第二，了解对方组织的情况，包括对方组织的发展历史、社会地位、资信能力及同其他组织的关系；第三，弄清与对方相关的环境因素，如政治状况、法律制度、宗教信仰、商业习惯、社会风俗；第四，分析谈判对手，要考察对手的资历、地位和谈判经历，以便了解其思考的方式和工作能力，了解对手的心理类型，包括气质、性格、兴趣爱好、生活方式等，进一步确定对手将持有何种谈判态度和方式，准备相应的对策。

3．组建团队

组建团队，是谈判前最重要的准备工作。在很多情况下，某些组织在即将进行的谈判中其实具有相当大的优势，但由于缺乏优秀的谈判人员和协调有序的谈判团队，反而导致了谈判的失败。因此，组建好谈判团队，是谈判取得成功的组织保证。一般来说，优秀的谈判团队的组建及运作要抓好三个环节：一是人员个体素质优化，即按照一定的职业道德、知识能力等识、学、才方面的要求，做好对谈判人员的遴选。二是团队规模结构适当，即一方面应根据谈判的客观需要和组织的资源条件使谈判班子规模适当；另一方面应从组织、业务、性格、年龄等构成方面，使谈判团队结构合理、珠联璧合。三是实现队伍的有效管理，即通过谈判团队负责人的挑选和履行其职责，通过确定谈判方针和高层领导的适当干预，实现对谈判队伍间接或直接的有效管理。

4．制订计划

谈判计划是谈判者在谈判前预先对谈判具体内容和步骤所作的安排，是谈判者行动的指导方针。拟订谈判计划要做好以下工作：

（1）确定谈判的具体目标。谈判的具体目标就是谈判本身内容的具体要求，也可以理解为谈判的主题，它体现着己方参加谈判的基本目的，是谈判活动的灵魂，整个谈判都必须围绕具体目标来进行，都要为实现这个目标服务。谈判者在确定目标时，必须考虑以下问题：

1）自己的利益所在是什么？谈判中要追求什么，需要什么？

2）本次谈判的限期对实际确立的目标是否是个障碍？

3）哪一方想要维护现状？现状与己方目标有多大距离？

4）出现僵局将付出什么代价？这个代价是否会远离既定目标？

5）本次谈判的各方将采用什么方式沟通信息？信息的可靠度、可信度有多大？

谈判目标通常划分为以下三个层次。上限目标：这是指谈判者乐于达成的目标，是一种理想的目标。下限目标：这是指谈判者必须达成的目标，是一种临界目标。当对方提出的条件使己方所能实现的目标低于临界点时，就要重新考虑谈判的基本形势或终止谈判。中限目标：这是指谈判者立意达成的目标，是一种较切合实际的目标。除非万不得已，谈判者不应考虑放弃这种目标，并要尽量争取接近上限目标。

应当指出的是，谈判的具体目标并非一成不变，谈判者可以根据谈判形势的变化对它进行调整和修订。

（2）确定谈判议程和进度。谈判议程即谈判程序，包括所谈事项的次序和主要方法。一般而言，确定谈判议程应考虑以下问题。

1）谈判应在何时进行，为期多久？倘若是一系列的谈判，则分几次举行？每次所用时间大致多久，休会时间多久？

2）谈判在何处举行？

3）哪些事项应列入讨论，哪些事项不应列入讨论？列入讨论的事项应如何编排先后顺序？每一事项应占多少讨论时间？

谈判进度是对谈判时间的估计。这个时间的长短要依据双方的时间充裕程度和具体谈判内容而定。

5．模拟谈判

模拟谈判是在谈判前对谈判过程的预演。它是将谈判团队的全体成员分为两部分，一部分人员扮演对方的角色，模拟对方的立场、观点和风格，与另一部分己方人员对阵，预演谈判过程。模拟谈判可以帮助己方谈判人员从中发现问题，对既定的谈判计划进行修改和完善，使谈判计划更为实用和有效，同时能使谈判人员获得谈判经验，锻炼谈判能力，从而提高谈判的成功率。模拟谈判的原则是：一要善于假设，提出各种可能出现的问题；二要尽量提高仿真程度，假戏真做；三要把促使对方作出己方希望的决定作为模拟谈判的目标；四要认真总结经验，进行必要的反思。模拟谈判的形式，除现场预演外，还可以根据谈判的实际需要，采用列表回答、提问论辩等形式。

二、正式谈判阶段

谈判双方在做了各种准备工作之后，就要开始面对面地进行实质性的谈判工作。谈判过程可能是多轮次的，双方要经过几轮谈判；谈判过程也可能要经过多次的反复才能达成一致。不论谈判过程时间长短，谈判双方都要提出各自的交易条件和意愿；然后就各自希望实现的目标和相互间的分歧进行磋商；最后消除分歧，达成一致。

1．接触摸底阶段

初次接触，一般不要涉及项目报价等问题，也不要披露太多关键信息，这是一个基本准则。接触摸底阶段所进行的一切活动，一方面要为双方建立良好关系创造条件，另一方面又要积极了解谈判对方的特点、意图和态度。通过掌握并分析对方的信息来修正自身的谈判方案，争取早日进入角色，进而取得谈判场上的主动。

（1）营造谈判气氛。谈判双方一经见面接触，谈判气氛即已形成，并且会延续下去，一般不会改变。谈判初期所建立的气氛是非常关键的，这种气氛会影响整个谈判进程。到底应该设法建立怎样一种谈判气氛？是积极或冷峻，还是紧张或平静？这不是一个容易回答的问题。然而，如果是从有利于达成协议的角度出发，那么创造一个互相依赖、诚挚合作的谈判氛围是十分必要的。

因此，谈判者要做的第一件事，就是获得对方的好感，在彼此之间建立一种相互尊重和信任的关系。一般来说，双方初次接触，不要急于进入实质性洽谈。相反，倒是可以花一定的时间，选择一些与谈判无关的、令双方感兴趣的话题随便聊一聊。诸如，以前相互熟识的朋友、最近的热点新闻、体育比赛，甚至天气、彼此的爱好等都可以为谈判双方形成轻松、和谐的气氛，使彼此之间有共同的语言。

接触摸底阶段的气氛要有以下几个特点：

1）礼貌、尊重的气氛。谈判双方在接触摸底阶段要营造出一种着重对方、彬彬有礼的气氛。出席谈判可能有高层领导参加，以示对对方的尊重。谈判人员的服饰仪表要整洁大方，无论是表情动作，还是说话语气都应该表现出尊重、礼貌。不能流露出轻视对方、以势压人的态度，不能以武断、蔑视、指责的语气讲话。

2）自然、轻松的气氛。摸底接触阶段的气氛如果非常紧张、僵硬，可能会过早地造成情绪激动与对立，使谈判陷入困境。过分的紧张和僵硬还会使谈判者的思维偏激、固执和僵化，不利于细心分析对方的观点，不利于灵活地运用谈判策略。所以，谈判人员在摸底接触阶段先要营造一种平和、自然、轻松的气氛。例如，北京某区一位党委书记在同外商谈判时，发现对方对自己的身份持有强烈的戒备心理，这种状态妨碍了谈判的进行。于是，这位党委书记当机立断，站起来对对方说道：“我是党委书记，但也懂经济、搞经济，并且拥有决策权。我们摊子小，并且实力不大，但人实在，愿意真诚与贵方合作。咱们谈得成也好，谈不成也好，至少你这个外来的‘洋’先生可以交一个我这样的‘土’朋友。”寥寥几句肺腑之言，打消了对方的疑惑，使谈判顺利地向纵深发展。

3）友好合作的气氛。摸底接触阶段要使对方有一种“有缘相识”的感觉，愿意在合作中共同受益。基于这一点，营造友好合作的气氛不仅是出于谈判策略的需要，更重要的是出于双方长期合作的需要。因此，要求谈判者真诚地表达对对方的友好愿望和对合作成功的期望。此外，热情的握手、热烈的掌声、信任的目光、自然的微笑都是营造友好合作气氛的重要手段。

4）积极进取的气氛。谈判毕竟不是社交沙龙，谈判者都肩负着重要的使命，要付出巨大的努力去完成各项任务，双方都应该在积极进取的气氛中认真工作。谈判者应准时到达谈判场所，应仪表端庄、整洁，精力充沛，充满自信，坐姿端正，发言要响亮有力，要表现出追求进取、追求效率、追求成功的决心。

开局阶段是谈判的序曲，时间不宜太长，但应努力创造一种平等、宽松、和谐的人际沟通气氛。在这种气氛中，双方才能较迅速地缩短感情上、心理上的距离感。良好的开端是成功的一半，有利于发扬合作精神，这对以后的相互谅解、友好达成协议起着不可忽视的作用。

（2）摸底。在接触摸底阶段，谈判双方较多地把注意力放在摸底上，双方都想摸对方的底牌。英国哲学家培根在《谈判论》一文中指出：“与人谋事，则须知其习性，以引导之；明其目的，以劝诱之；谙其弱点，以威吓之；察其优势，以钳制之。与奸猾之人谋事，唯一刻不忘其所图，方能知其所言；说话宜少，且须出其最不当意之际。于一切艰难的谈判之中，不可存一蹴而就之想，唯徐而图之，以待瓜熟蒂落。”

摸底工作越详细、越深入，估量越准确、越充分，就越有利于掌握谈判上的主动权。

在摸底阶段，需要就对方的下列情况进行调查和了解。

1）对方的实力。它包括对方公司的历史、社会影响、资本积累与投资状况，技术装备水平，产品的品种、质量、数量等。我们要警惕的是有些商人利用另一方商务合作的经验不够，急于寻求合作伙伴的情况，进行欺诈和混水摸鱼。这种例子时有所闻，在商务谈判中尤其需要警惕。有一句警句可以告诫所有的商务谈判人员：“天下没有免费的午餐”（There is no free lunch）。贪图小便宜终究要上大当的。

2）对方的需求与诚意。对方同我方合作的意图是什么？他们的合作愿望是否真诚？他们对实现这种合作的迫切程度如何？他们对于合作伙伴有多大的选择余地？对方与我方的其他地区或企业是否有过往来？总之，要尽可能广泛地了解对手的需要、信誉、能力与作风等。

3）对方的谈判人员状况。谈判人员是由哪些人组成的？各自的身份、地位、性格、爱好如何？谈判经验如何？谁是首席代表？其能力、权限、以往的成功与失败的经历、特长和弱点以及谈判的态度、倾向意见如何？根据谈判性质、要求的不同，有时还要收集一些更为深入、细致、针对性较强的情报信息。如对方各成员的想法和打算是什么？相互之间的关系如何？是否存在矛盾？谁可能是主要对手？谁可能是争取的对象？有没有幕后操纵者？谈判代表与幕后操纵者之间存在着怎样的关系？有时还必须考察对方以往不成功的谈判实例，以便从中了解对方的思维习惯、行动方式、心理倾向和自身需求等情况。所有这些都会为我们了解对方提供线索。

4）对方在谈判中所必须坚持的原则。在此次谈判中所必须坚持的原则以及在哪些问题上可以做出让步。这样在实质磋商阶段可以避重就轻，为己方争取最大的利益。

摸底要达到的目的如下：

一是领会对方谈话的潜在信息；二是通过摸底，可以大致了解对方的利益所在，这时应该进一步去发现双方共同获利的可能性；三是双方可以坦率地交流一下各自对于谈判的期望、基本立场、评判标准等，明确谈判的内容和范围；四是摸底可以以书面方式提出来，也可以以口头方式同对方直接沟通；既可以在会场上进行交换，也可以在会场外面间接沟通。

另一个要注意的问题是：应该密切注意自己在谈判发展过程中的地位变化。一般来说，业主与客商之间的关系在谈判的不同阶段会呈现出不同的特征。

（3）修正谈判计划。通过前一阶段接触摸底，己方已经获得了许多有关对方的有价值的信息，这时应该对此做出进一步谨慎的分析。

我们已经大致了解了对方的期望、立场，初步分析了谈判人员的背景、工作作风，双方就一些基本问题已达成了一致意见。与此同时，我们也发现了双方在对一些问题的看法上有明显差距，这正是我们需要通过进一步谈判予以调整的。既然双方对合作充满诚意，那么就应该自省，自己在谈判目标和策略设计方面是否有需要调整的地方？因此，重新审视与检验一下自己原先在哪些方面估计不足、判断失误并予以修正是理所当然的。这不仅是为了争取谈判中的主动，维护自身利益，也是为了推动整个谈判的合作进程。

至于谈判的规程、计划、进度，双方如果已达成一致，就应该遵守。一个双方认同的谈判目标和计划，会对以后的谈判起到积极的作用。

2．磋商阶段

磋商阶段也就是双方讨价还价的阶段，即价格磋商。这一阶段指的是，针对卖方的报价买方作出的反应性报价。卖方首先报价后，买方通常不会全盘接受，也不至完全推翻，而是伴随价格评论向卖方讨价；卖方对买方的讨价，通常也不会轻易允诺，但也不会断然拒绝，为了促成交易，往往会伴随进一步的价格解释对报价作出改善。价格磋商主要有两个方面，即讨价和还价。

三、签约阶段

1．签约

签约就是签立合同。交易双方当事人愿意按照谈判最后确定的条件达成某项交易的协议。其中，不仅规定了交易的标的，同时根据双方谈判的结果，规定对方认可的权利和义务，对双方产生约束力，任何一方不能单方面地修改合同内容或不履行自己的义务，否则将承担违反合同的法律责任。

根据国际上的普遍解释，当一个肯定的发盘被有效地接受后，交易双方就构成了合同关系，受合同的约束，应按规定执行协议，并不要求一定要签订书面合同。我国的习惯做法是，无论通过口头谈判还是函电磋商所达成的协议，一般要签订书面合同。这是因为通过函电磋商的内容比较分散，往往不能把所有的交易条件逐一进行磋商，而以口头谈判所商定的内容不便明文履行，尤其是一旦双方发生争议时容易缺乏裁决依据，即使有谈判记录，也只是一般性资料，这就需要将协议的内容以书面的形式固定下来，签订书面合同。当事人双方签订合同以后，就要以书面合同为准，以前所有文字材料（如函电、或经一方发出另一方接受的订单、报价单、形式发票等）或口头协议，一般都自动失效，因为这些文字材料的精神最终完整准确地体现在书面合同之中。对此，国外有不同的解释，特别是某些贸易方式下的书面文件被认为只不过是确认以前已达成的交易而已，要以以前的文字或口头协议为准。因此，为避免误解，我们在合同中可作明确具体的规定：“本合同签订以前双方往来的所有函电、口头或书面达成的协议或其他文件，自本合同签订之日起，即自动失效。”

2．履约谈判阶段

履约谈判阶段是指合同订立以后，在执行过程中所涉及的一系列谈判过程，是一种狭义谈判之后的再谈判过程。

合同订立后即具有法律效力，当事人各方必须按照合同的要求完成己方承担的义务并取得相应的权利，任何一方都不得擅自变更或解除合同，否则就要承担相应的法律责任。

在具体执行合同的过程中，由于主客观因素导致合同不能执行或不能按原定约定执行，甚至在合同执行中造成经济损失的状况，就存在履约谈判乃至索赔谈判。履约谈判阶段往往覆盖了整个合同执行期间，只要在合同执行过程中，就可能存在需要再谈判的问题。