商务谈判团队的构成

第二节　商务谈判团队的构成^[1]

一、谈判团队的规模

组建谈判团队最先碰到的就是规模问题，即谈判团队的规模多大才是最为合适的。

根据谈判的规模，谈判可分为一对一的个体谈判和多人参加的集体谈判。个体谈判即参加谈判的双方各派出一名谈判人员完成谈判的过程。美国人常常采取此种方式进行谈判，他们喜欢单独或在谈判桌上只有极少数人的情况下谈判，并风趣地称为“孤独的守林人”。个体谈判的好处在于：在授权范围内，谈判者可以随时根据谈判桌上的风云变幻作出自己的判断，不失时机地作出决策以捕获转瞬即逝的机遇，而不必像集体谈判时那样，对某一问题的处理要首先在内部取得一致意见，然后再做出反应而常常延误战机，也不必担心对方向己方的谈判成员中较弱的一人发动攻势以求个别突破，或利用计谋在己方谈判人员间制造意见分歧，从中渔利。一个人参加谈判独担责任，无所依赖和推诿，全力以赴，因此会产生较高的谈判效率。

谈判团队由一个人组成时，也有缺点，它只能适用于谈判内容比较简单的情况。在现代社会里，谈判往往是比较复杂的，涉及面很广。从涉及的知识领域来讲，包括商业、贸易、金融、运输、保险、海关、法律等多方面的知识，谈判中要收集的资料也非常多，这些绝非个人的精力、知识、能力所能胜任的，何况还有“智者千虑，必有一失”之说。

在通常情况下，谈判团队的人数在一人以上。在由多个人组成谈判团队的情况下，可以满足谈判多学科、多专业的知识需要，谈判人员之间取得知识结构上的互补，发挥综合的整体优势。其次，谈判人员分工合作、集思广益、群策群力，形成集体的进取与抵抗的力量。常言说得好：“三个臭皮匠，顶过一个诸葛亮”、“一个人是一条虫，齐心协力一条龙”。因此，成功的谈判有赖于谈判人员集体智慧的发挥。研究日本问题的专家指出，日本人就像一群小鱼在鱼王的率领下在大海中游行。如果遇到危险的信号，不是四处逃散，而是随鱼王迅速调转方向集体脱险。这可以说是日本民族精神的形象描绘，从中也可悟到日本为什么会成为东方民族经商的代表。

谈判团队人数的多少没有统一的标准，谈判的具体内容、性质、规模以及谈判人员的知识、经验、能力不同，谈判团队的规模也不同。实践表明，直接上谈判桌的人不宜过多。如果谈判涉及的内容较广泛、复杂，需要由各方面的专家参加，则可以把谈判人员分为两部分。一部分主要从事背景材料的准备，人数可适当多一些；另一部分直接上谈判桌，这部分人数以与对方人数相当为宜。从现代谈判研究来看，谈判组织以4人为宜，当然这里指的4人是动态的，因谈判的需要，4人是可以调换的。在谈判中应注意避免对方出场人数很多，而我方人数很少的情况。

二、谈判团队的构成原则

1．知识互补

知识互补包含两层意思：一是谈判人员各具备自己专长的知识，都是处理不同问题的专家，在知识方面相互补充，形成整体的优势。例如，谈判人员分别精通商业、外贸、金融、法律、专业技术等知识，就会组成一支知识全面而又各自精通一门专业的谈判队伍。二是谈判人员理论知识与工作经验的知识互补。谈判队伍中既要有高学历的青年知识学者，也要有身经百战具有丰富实践经验的谈判老手。高学历专家可以发挥理论知识和专业技术特长，有实践经验的人可以发挥见多识广、成熟老练的优势，这样知识与经验互补，才能提高谈判队伍的整体战斗力。

2．性格协调

谈判队伍中的谈判人员性格要互补协调，将不同性格人的优势发挥出来，互相弥补其不足，才能发挥出整体队伍的最大优势。性格活泼开朗的人善于表达、反应敏捷、处事果断，但是性情可能比较急躁，看待问题也可能不够深刻，甚至会疏忽大意；性格稳重沉静的人办事认真细致，说话比较谨慎，原则性较强，看问题比较深刻，善于观察和思考，理性思维比较明显，但是他们不够热情，不善于表达、反应相对比较迟钝、处理问题不够果断，灵活性较差。如果这两类性格的人组合在一起，分别担任不同的角色，就可以发挥出各自的性格特长、优势互补，协调合作。

3．分工明确

谈判团队中每一个人都要有明确的分工，担任不同的角色。每个人都有自己特殊的任务，不能工作越位，角色混淆。遇到争论不能七嘴八舌、争先恐后地发言，要有主角和配角，要有中心和外围，要有台上和台下。当然，分工明确的同时要注意大家都要为一个共同的目标而通力合作，协同作战。

三、谈判团队的成员构成

1．谈判人员配备

谈判团队要配备各类精通理论知识的人员，组成一个素质过硬、知识全面、配合默契的队伍。每一个谈判成员不仅精通自己专业方面的知识，对其他领域的知识也比较熟悉，这样才能彼此密切配合，如商务人员懂得一些法律、金融方面的知识；法律人员懂得一些技术方面知识；技术人员懂得商务和贸易方面的知识等。

（1）谈判领导人。负责整个谈判工作，领导谈判队伍，有领导权和决策权。有时谈判领导人也是主谈人。

（2）商务人员。由熟悉商业贸易、市场行情、价格形势的贸易专家担任，负责经济贸易的对外联络工作。

（3）技术人员。由熟悉生产技术、产品标准和科技发展动态的工程师担任，在谈判中负责对有关生产技术、产品性能、质量标准、产品验收、技术服务等问题的谈判，也可为商务谈判中的价格决策做技术顾问。

（4）财务人员。由熟悉财务会计业务和金融知识，具有较强的财务核算能力的财会人员担任。主要职责是对谈判中的价格核算、支付条件、支付方式、结算货币等与财务相关的问题把关。

（5）法律人员。由精通经济贸易各种法律条款以及法律执行事宜的专职律师、法律顾问或本企业熟悉法律的人员担任。职责是做好合同条款的合法性、完整性、严谨性的把关工作，也负责涉及法律方面的谈判。

（6）翻译。由精通外语、熟悉业务的专职或兼职翻译担任，主要负责口头与文字翻译工作，沟通双方意图，配合谈判运用语言策略，在涉外商务谈判中翻译的水平将直接影响到谈判双方的有效沟通和磋商。

除以上几类人员之外，还可配备其他一些辅助人员，但是人员数量要适当，要与谈判规模、谈判内容相适应，尽量避免不必要的人员设置。

2．谈判人员的分工与配合

谈判人员的分工指每个谈判者都有明确的分工，都有自己适当的角色，各司其职。谈判人员的配合指谈判人员之间思路、语言、策略的互相协调，步调一致，要确定各类人员之间的主从关系、呼应关系和配合关系。

（1）主谈与辅谈的分工与配合。主谈是指在谈判的某一阶段，或针对某些方面议题时的主要发言人或称谈判首席代表；除主谈以外的小组其他成员处于辅助配合的位置上，故称辅谈或陪谈。

主谈是谈判工作能否达到预期目标的关键性人物，其主要职责是将己方确定的谈判目标和谈判策略在谈判中得以实现。主谈的地位和作用对其提出较高的要求，主谈需要深刻理解各项方针政策和法律规范、本企业的战略目标和商贸策略，具备熟练的专业技术知识和较广泛的相关知识，有较丰富的商务谈判经验，思维敏捷，善于分析和决断，有较强的表达能力和驾驭谈判进程的能力。主谈要求有权威气度和大将胸怀，并能与谈判组织的其他成员团结协作、默契配合，统领谈判队伍共同为实现谈判目标而努力。

主谈必须与辅谈密切配合才能真正发挥主谈的作用。在谈判中己方一切重要的观点和意见都应主要由主谈表达，尤其是一些关键的评价和结论更要由主谈表述，辅谈决不能随意谈个人观点或与主谈不一致的结论。辅谈要配合主谈起到参谋和支持作用。例如，在主谈发言时，自始至终都应得到辅谈的支持。这可以通过口头语言或肢体语言作出赞同的表示，并随时拿出相关证据证明主谈观点的正确性。当对方集中火力，多人、多角度刁难主谈时，辅谈要善于使主谈摆脱困境，从不同角度反驳对方的攻击，加强主谈的谈判实力。当主谈谈到涉及辅谈所熟知的专业问题时，辅谈应给予主谈更详尽、更充足的证据支持。例如，在商务条款谈判时，商务人员为主谈，其他人员处于辅谈地位。但是进行合同商务条款谈判时，专业技术人员和法律人员应从技术的角度和法律的角度对谈判问题进行论证，提供依据，给予主谈有力的支持。当然在谈判合同的商务条款时，有关商务条件的提出和对方条件的接受与否都应以商务主谈为主。主谈与辅谈的身份、地位、职能不能发生角色越位，否则谈判就会因为己方乱了阵脚而陷于被动。

（2）“台上”和“台下”的分工与配合。在比较复杂的谈判中，为了提高谈判的效果，可组织“台上”和“台下”两套团队。台上人员是直接在谈判桌上谈判的人员，台下人员是不直接与对方面对面地谈判，而是为台上谈判人员出谋划策或准备各种必须的资料和证据的人员。一种台下人员是负责该项谈判业务的主管领导，可以指导和监督台上人员按既定目标和准则行事，维护企业利益。也可以是台上人员的幕后操纵者，台上人员在大的原则和总体目标上接受台下团队的指挥，敲定谈判成交时也必须征得台下人员的认可，但是台上人员在谈判过程中仍然具有随机应变的战术权利。另一种台下人员是具有专业水平的各种参谋，如法律专家、贸易专家、技术专家等，他们主要起参谋职能，向台上人员提供专业方面的参谋建议，台上人员有权对其意见进行取舍或选择。当然台下人员不能过多、过滥，也不能过多地干预台上人员，要充分发挥台上人员的职责权利和主观能动性，及时地、创造性地处理好一些问题，争取实现谈判目标。