商务洽谈纪要的写作与范例

第三节　商务洽谈纪要的写作与范例

商务洽谈纪要由标题、正文和落款三部分组成。

一、标题

由洽谈事由+文种构成，如《关于筹建长运物流公司的洽谈纪要》。

二、正文

正文由开头和主体两部分构成。

(一)开头。开头部分有两种写法:

1.综述式写法。就是先概述会谈时间、地点、双方单位名称、代表人姓名与身份等，然后用概括性的语言写出会议议题、会议情况、会议结果和会议评价等内容，最后用“会议纪要情况如下”作为转承语。

2.分条列项式写法，就是将会谈时间、地点、双方单位名称、代表人姓名与身份分别列项写出来，如“一、会谈时间;二、会谈地点……”最后再列一项“会谈内容”对商洽情况进行纪要。

(二)主体。主体部分必须将洽谈双方看法一致的事项、洽谈双方的权利与义务、洽谈双方存在的分歧、需进一步磋商的问题交代清楚。常见的写作方式有以下几种:

1.综合报道式。就是将会议商谈、谈判或研究的问题综合归纳起来，再分条列项进行概述。

2.发言摘要式。就是按洽谈双方的发言顺序，将每位发言人的主要意见记录下来。

3.问题归类式。就是把会议所商洽的问题进行分门别类，将同一性质的问题归纳在一起，然后列出条款一一阐述。这种写法适用于商洽比较复杂的问题，运用这种方法易于写出比较全面的商务会谈纪要。

三、落款

会谈双方签名、盖章，必要时还须写明会谈地点，最后注明整理日期。

［范例］

北京现代企业研究会与日本经营管理教育协会商务洽谈纪要^[6]

一、时间:╳╳年╳月╳日8:30—10:00

二、地点:日本╳╳假日饭店

三、参加人员

中方:╳╳╳　╳╳╳　╳╳╳　╳╳╳　╳╳

日方:╳╳╳　╳╳╳

四、记录人:╳╳╳

五、洽谈内容

(一)中国北京╳╳研究中心访日考察团计划提案，希望2007年秋天访日……

(二)对中国中小造船企业(从业人员800—2000人的规模)进行5S咨询诊断指导的预算报价……

(三)对中国中小制造企业进行成功事例的合作咨询诊断，并制定出中期计划……

(四)中国高级咨询师访日研修团的派遣和在东京举办讲座……

(五)希望将山西的煤炭等产品出口日本，从事商务中介服务……

(六)今后希望多进行信息交换，开展具体的合作。日方希望进一步推动双方互利双赢。

(七)希望将北京世纪国瑞环境工程技术有限公司的产品出口日本，进行中介服务。日方收取了该公司的资料，由水野隆张先生负责联系。

(八)利用微生物的力量保护环境，开拓中国污水处理市场。主要是希望将这一先进的污水处理技术卖给中国，为中国的环保作出贡献。吉成祥、许吉星负责落实联系。

鉴于许吉星先生与日本经济管理教育协会十多年历史交流而保留的友好互信关系，作为中国对日业务的联络窗口，今后希望进一步加强合作，为中日企业牵线搭桥，共同开展业务，共同发展。

北京现代企业研究会

日本经营管理教育协会

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