连锁企业管理信息系统的运行管理

第三节　连锁企业管理信息系统的运行管理

如何进行连锁企业管理信息系统的运行管理？

为了让连锁企业管理信息系统在一个预期的时间内，能正常地发挥其应有的作用，产生其应有的效益，除了加强对系统运行的日常管理之外，还需要有一套运行管理制度来保证。

连锁企业管理信息系统运行的日常管理不仅仅是机房环境和设施的管理，更主要的是对系统每天运行状况、数据输入和输出情况以及系统的安全性与完备性及时地、如实地记录和处置。这些工作主要由系统管理员完成。

一、系统运行的日常维护

日常维护主要是指为了保证系统日常运行处于良好状态，必须时刻监视系统软硬件的工作情况，及时发现系统不正常运行的情况，采取必要的措施。

系统中的数据资源是企业和系统的核心，需要做好数据的日常管理工作，包括数据收集、数据录入、数据整理、数据备份以及存档等。对数据的收集进行正确性校验是关键，只有把正确的数据输入系统，才能保证系统有效安全地运行。数据的整理是关于数据文件或数据表的索引、记录顺序的调整等，数据整理可使数据的查询与引用更为快捷与方便，对数据的完整性与正确性也有好处。数据备份是系统安全的重要措施，它能保障系统发生故障后能恢复到最近的时间节点上，这也是运行管理中的基本工作。在企业中，数据库应每天做一次备份工作，对周期使用备份淘汰，为了避免每天做完全备份花费很多时间，可以固定某一天做完全备份，其余几天仅做增量备份。数据存档是当数据积累到一定数量或经过一定时间间隔后转入档案数据库的处理，作为档案存储的数据成为历史数据。

此外，还要进行简单的硬件管理和设施管理，平日要定期对计算机设备进行检修和维护，做好有关备品配件的准备及补充计算机的日常消耗品。

二、系统运行情况的记录

整个系统运行情况的记录能够反映出系统在大多数情况下的状态和工作效率，对于系统的评价与改进具有重要的参考价值。因此，对连锁企业管理信息系统的运行情况一定要及时、准确、完整地记录下来。

在系统运行过程中，需要记录的内容主要有：

（1）工作数量的记录，包括提供服务的时间，提供各种信息的数量，满足用户查询要求的数量等。

（2）工作质量的记录，包括处理有关作业所需时间，提供信息服务的质量，维持系统运行所花的人力、物力情况等。

（3）系统性能的记录，包括系统运行的可靠性、安全性、可维护性情况。

（4）系统故障记录，如故障情况发生的时间、现象、原因、处理方法与处理结果，无故障时间，系统被非法输入或错误数据输入或受病毒侵害的情况与次数等。

在系统的日常运行中，无论是正常状态或发生故障时，都应做好运行管理的有关记录。正常情况下的运行数据往往比较容易被忽视，要全面掌握系统的情况，同样应重视正常运行时的情况记录。

记录系统运行情况是一件细致而又繁琐的工作，从系统开始投入运行就要抓好。尽管一般系统都有自动记载自身运行情况的功能，但仍需要手工记录作为补充手段，而且记录应规范化，由当事人按要求填写。

医药连锁企业信息化的九大误区

一、轻信名气较大的系统供应商

出于对医药流通领域信息市场的吸引和自身炒作的需要，几乎所有软件公司都纷纷声称推出医药版软件。然而，真正熟悉IT行业的人士都知道，一套成熟的行业信息系统是绝对不可能在一夜之间冒出来的。没有数年的潜心开发，结果多半是一套Alpha版，甚至还达不到Alpha版的标准。

二、国外系统比国内系统先进

麦肯锡兵败实达，“不符合实际”的管理方案是导致实达集团巨额亏损的原因之一。不可否认，国外一些系统确实具有相当的先进性，但是否符合国内企业实际则需要仔细推敲。

三、自己开发软件

应该说，自己开发软件的愿望是非常良好的。不幸的是，思路与当今时代不相吻合。在企业分工越来越精细的全球经济大趋势下，自己开发软件是思想滞后的表现。人才流动对企业自己开发软件的冲击更是毁灭性的。

四、从零起步

一套为企业量身定做的信息系统，应该成为首选。需要提醒的是，千万不要选择一家号称无所不能但却全都从头开发的系统供应商。须知：从零起步研发信息系统的风险性是非常大的。国内已有多家医药流通企业的信息化工程历时经年而无果，严重影响企业正常营运，更拖后企业发展的时间表，公司管理层心急火燎却骑虎难下。此等教训非常深刻。

五、美好蓝图胜过成形产品

一家软件公司带来制作精美的PowerPoint演示文件，描绘出一幅美好的信息化蓝图，人们鼓掌喝彩；另一家软件公司带着产品来演示，人们从中发现许多不足点。结果，崇尚理想化的企业计算机人员居然倾向于选择前一家软件公司。对这种情形，企业中高层管理人员必须明确辨识。

六、价格越高，系统性能越好

非常有意思的是，在IT行业，越是没有成熟产品的软件公司，其报价越高，甚至高得离谱。原因是什么呢？由于没有成熟产品的软件公司必须从头开始研发，对研发成本没有把握，为了确保不亏本，只能报出一个天价。那么，是不是价格越低，产品越成熟呢？也不是。

七、选择一套通用的进销存软件

通用版的进销存软件在国内已有多家供应商。然而，医药行业的特殊性，使这些用于副食百货类连锁超市的卖场软件并不能满足医药连锁企业的管理要求。

八、过度依赖信息系统

信息系统的建立是为了给企业管理人员提供决策依据，而不应该用信息系统替代管理，更不应该成为降低对企业管理人员素质要求的理由。相反，对企业管理人员在保留原有要求的基础上，又有了新的要求：企业管理人员必须掌握信息系统，懂得如何通过信息系统作出经营决策。

九、信息化与企业管理变革无关

事实上，信息化在任何一家企业都是牵动全局的大事。信息化仅仅是为企业管理服务的工具。企业管理体制和业务流程才是最根本的方面。企业管理变革应该在信息化之前进行。信息化应该体现最新的企业管理体制和经过优化重组的业务流程，而不应该对存在诸多不合理因素的原有企业管理体制和业务流程进行固化。

资料来源：http://www.ceocoo.net。

连锁企业管理信息系统投入正式运行后，为了保证系统正常运行，使其产生最大的管理效益，应制定严格的系统管理与操作制度。这些管理制度主要有以下几方面。

1．机房管理制度

机房对于管理信息系统的运行管理起到物理意义上的管理作用，机房管理制度应包括以下内容。

（1）信息系统维护人员、操作人员及值班人员的义务、权限、任务和责任：包括验证身份，出入人员登记和物品检查；专人负责启动和关闭计算机系统等。

（2）信息系统日常运作记录：包括值班日记、系统故障及排除故障日记，包括对系统运行状况进行监视、跟踪并详细记录运行的信息和结果；做好系统运行过程中的书面记录等。

（3）机房设备安全管理和维护制度：包括对系统进行定期保养和维护；机房工作人员在指定的计算机上进行操作、对操作内容进行登记等。

（4）应付紧急情况的方案。

2．技术档案管理制度

（1）硬件、软件手册和使用说明的保管制度。

（2）开发文档的保管制度。

（3）系统维护和二次开发的技术文档资料的规范和管理制度。

（4）技术资料的购买、使用和保管制度。

3．系统的维护制度

系统的维护主要是保证系统正常工作，应付系统内外环境和其他因素的变化而采取的有关活动，系统的维护制度主要有以下几个方面的内容。

（1）提出修改或维护要求。

（2）批准修改要求。

（3）分配维护任务。

（4）验收工作成果。

4．系统的运行操作制度

系统的运行操作制度主要表现在软件、数据和信息等操作要素必须处于计算机的监控之中，主要运行操作制度有：

（1）必要的系统软件、应用软件管理制度。

（2）数据管理制度，如重要数据的输入管理、输出管理和修改管理制度。

（3）有口令管理制度，如设置管理级别密码口令管理制度，并定期做更新和使用报告。

（4）有网络安全和病毒防御制度，并定期做记录。

（5）有人员的培训管理和使用管理制度。

除此之外，还有连锁企业信息系统的修改制度、信息系统的评价制度等，以上制度都必须以遵守国家的有关法律法规为前提。

5．系统的安全控制

通常，一个控制措施能够实现多个功能，功能越多越好。当考虑总体安全性时，应该考虑尽可能地保持各个功能之间的平衡，这有助于总体安全有效性和效率。

（1）建立计算机风险防范组织体系。领导要重视计算机安全工作，将计算机风险防范纳入工作日程。成立计算机安全领导小组，明确权利责任，做好对安全运行领导、检查和监督工作。定期召开安全分析会议，研究安全防范技术，找出易发问题的部位和环节，进行重点管理和监督。各相关职能部门要形成合力加大对计算机风险管理力度，并从领导到职工签订层层负责的安全责任状，营造出“科技安全，人人有责”的良好氛围。

（2）整章建制，落实内控制度。对现有的计算机安全制度进行全面清理，建立健全各项计算机安全管理和防范制度，完善业务的操作规程；加强要害岗位管理，建立和不断补充完善要害岗位人员管理制度；加强内控制度的落实，严禁系统管理人员、网络技术人员、程序开发人员和前台操作人员混岗、代岗或一人多岗，各操作人员必须定期更换密码；业务与非业务用机实行严格分离管理，做到专机专用、专人专管、各负其责，并由专人负责保管上机操作记录（操作日志）。

（3）解决人员素质对计算机及网络风险的影响。对科技人员要及时“充电、加油”提高其处理计算机及网络故障、防范计算机及网络风险的能力；对业务操作人员要重点抓好计算机知识的普及培训工作，建立各种形式的岗位培训和定期轮训制度，提高职工的政治素质、法制观念、敬业精神、计算机业务操作水平和安全防范综合能力。在工作实践中，既要重视专业人员的素质，又要重视计算机管理领导者的素质。做到各类人员人数要有合适的比例；各类人员职责分明不扯皮；建立专业人员与领导者良好的协作关系。在具体的工作中，尤其要克服领导者不能借口不懂技术而不承担相应的责任，也不允许技术人员借口领导者不懂具体某种技术而抵制领导的监督管理。