信息系统运行过程的管理

第三节　信息系统运行过程的管理

信息系统开发的前几个阶段的活动产生了总体框架和处理战略，而且在开发的每个阶段都已与用户充分交流，并完成了程序的单独测试、连接测试和完整的系统测试，已准备了必要的文档，包括支持IS人员和用户的各类文档，并经过审查保证其准确性。接着，开始执行系统实施的其他步骤，包括：

●准备运行环境和安装新系统。

●为用户、IS人员和管理者提供培训。

●执行文件转换和系统转换。

●进行系统实施后评估。

●向管理层提交最终报告。

一、运行环境和测试环境

在系统安装和评估的过程中，我们为新系统建立了一个与测试环境相分离的运行环境。运行环境包括了所有只有授权用户可以访问的程序、过程和实际的数据文件。一旦建立了运行环境，IS部门人员只能在授权以后才可对系统进行修改或改进。即使在运行环境建立后，项目组用来开发和测试新系统的测试环境仍需继续存在。因为对系统的所有修改在用到运行环境之前，必须使用测试环境对其进行测试。实际系统运行的硬件和软件环境称为运行环境。系统分析员和程序员用来开发和维护程序的环境称为测试环境。将测试环境与运行环境分开，是为了保证系统运行环境的安全性与完整性。

要严格控制用户访问运行环境的权限。系统分析员和程序员不应具有访问运行系统的权限，除非是为了改正系统问题，才可以获得授权进行修改或改进。另外，IS部门人员也不能进入日常的运行系统。

信息系统的测试环境包含所有程序、过程和测试数据。在对运行系统做任何修改之前，必须要在测试环境下核实所要进行的修改是否正确，并要得到用户的同意。

如果将一个程序修改之后没有经过适当测试就采用了，这样的修改往往是以后系统故障的隐患。因此，程序在做了修改之后，还要进行与系统开发时相同的认可测试，严格限制程序随意进入运行系统。在一个独立的环境中进行所有的测试，将会有效地保护系统，避免数据被破坏或系统被中断等问题的产生。

为了给运行环境做好准备，必须仔细检查所有硬件和软件配置、操作系统程序和工具、网络资源和任何其他影响系统性能的组件。数据通信是运行平台中的一项基本要素，因此在安装任何应用程序前，必须首先确保网络功能的正常。应仔细检查测试环境中所有的通信功能，并在装入程序后再次检查。在文档中应明确所有对网络的具体要求，包括对通信软硬件的技术和运行需求。如果要构建或更新网络资源以支持新系统，那么在系统安装开始前必须严格测试网络平台。

二、培训

一个成功的信息系统需要对用户、管理者和IS人员进行培训。信息系统开发的成功要依赖于人们是否理解它，是否知道如何有效地使用它。如果系统包含了软件或硬件购买，那么供应商提供的培训应成为系统培训的一个方面。另外还有外部资源和内部培训。每一位与新系统打交道的人都要接受与其角色和技能相适应的培训。可以通过软件或硬件的供应商或专业的培训组织来提供培训。在制订培训计划时，要牢记以下几点：分组培训；利用经过培训的人员帮助培训其他人；为不同的培训小组制订不同的培训计划；提供讨论、演示、文档、培训手册和交互式教程等各种学习方式。

1．外部资源培训

可以考虑依靠独立的培训公司来提供内部的软硬件培训。当组织中没有相应的内部资源来进行用户培训时，那么就利用外部培训的资源来进行。但如果外部的专业培训师只能对通用产品进行培训，那么请外部的专业培训师对组织内部开发的信息系统进行培训通常不一定适合。

利用外部资源时，可以同时和几个公司联系，以了解他们的咨询和培训工作质量。还可以向那些对培训感兴趣的机构组织寻求帮助，如大学、行业协会和信息管理组织。

2．内部培训

如果组织有信息中心，它就会处理有关用户培训事宜。IS人员和用户的管理部门通常共同为内部开发的软件制订培训计划。

多媒体（multimedia）是一种有效的培训手段，利用演示软件如Microsoft Power Point，可以结合幻灯片、动画和声音来制作培训资料，也可以使用能捕捉键盘敲击和鼠标移动的程序，再重放屏幕为用户做示范。如果公司有媒体艺术创作小组，他们可以向系统分析员提供录像磁带、图表和其他教学材料。

制订培训计划时，应牢记以下原则。

（1）将人员分组培训，不同的组使用不同的培训计划。分组培训可以使时间和培训设备得到最有效的利用。另外，如果分组较小，受训人员可以从其他人的问题中得到启发。如果分组较大，某个成员出现的问题对于其他成员来说却不是问题。所以，单一的培训计划不可能满足所有人的需要，应该针对不同的受训对象，制订不同的培训计划。培训程序必须集中在大部分参与者的工作兴趣和技能上。例如，IS人员和用户需要的信息很不相同，当一些人具备技术背景而另一些人不具备的时候，就会出现问题。

（2）选择最有效的地点进行培训。在自己公司培训职员有几个好处：不发生交通费用；职员可以立即响应突发事件；培训可以在系统运行的真实环境中进行。但也存在不利之处，如职员会受电话或其他事情的影响，无法取得培训的最佳效果，而且，使用组织中的计算机设备进行培训会打断正常的业务运转以及限制实际的培训量。

（3）提供听、看、做的学习条件。有些人通过演讲、讨论、提问回答的方式可以取得比较好的学习效果；另一些人则通过看演示、阅读文档和其他材料可以掌握所学内容；而其他人则是通过实践。培训应该提供多种不同的学习方法和途径。

（4）准备培训手册。培训手册描述谁必须阅读此培训手册和信息系统功能的简介。在培训手册中可以找到有关问题的答案。在附录的“出错信息”内容可以解释系统发生情况以及用户应该采取什么样的措施。

（5）开发交互式教程和培训工具。研究表明，当人们积极参与培训，学习的效果最好。教程是为用户提供交互式的功能，即用户可以实践不同的任务并在这个过程得到反馈。即使缺乏开发交互式教程的资源，也可以设计一系列的对话框，当用户选择不同的菜单主题时提供帮助信息和建议。

（6）依靠以前的受训人员。在一组用户接受了培训后，他们就能帮助其他人。由于有共同的兴趣，用户往往从同伴那里学得更快。因此可以挑选知识丰富的用户来推广培训。

当培训结束后，许多组织要对用户和IS支持人员进行一次全面的模拟运行测试。所有的程序，包括那些只在月末、季末或年底才执行的程序，都包含在这次模拟运行中。当出现问题时，系统开发人员通过参考文档或相互讨论来决定合适的方案和行动。这样的系统测试可以提供有价值的经验，并为使用新系统的人建立信心。

三、数据转换

数据转换通常是一个费时和复杂的过程。在这个过程中，新系统的所有数据经用户确认后装入数据库。如果新系统代替的是一个计算机系统，可以用特殊的程序将数据转换成新系统能使用的格式。在建立了新系统的运行环境并进行了必要的培训之后，就开始转换过程，即把对系统的操作从旧系统转换到新系统。转换工作包括两个主要活动：数据转换和系统转换。

在数据转换中，现有数据被装入新系统，这个转换工作的成本可能会比较高，需要用户和IS项目组成员的参与。当新系统要取代的是一个计算机化的旧系统时，应尽可能使数据转换工作自动化。旧系统可将数据以新系统可接受的格式或标准格式如ASCII码输出，否则必须开发相应的程序，从旧系统提取数据并转换成新系统需要的格式。

即使数据转换能自动进行，新系统通常还需要一些额外的数据项。这些数据的输入会成为主要的工作，而且工作量也比较大。当新系统要取代的是一个手工系统时，数据转换工作量会更大，因为所有的源文档数据都必须依靠联机输入或批输入。

在数据转换过程中，考虑到很难保证数据的正确性，必须要有严格的输入控制。应启用所有的系统控制措施，以保护数据不受未经授权的访问和避免错误的输入。

尽管交互式的显示能使工作更容易，但转换过程通常是费时和费力的。为了防止错误的输入，在转换过程中，大多数组织要求用户核实所有的数据、纠正所有的错误以及检查所有遗漏的数据项。

四、系统转换

系统转换是联机实施新系统并废弃旧系统的过程。其速度可快可慢，这要取决于所采用的方法。有4种系统转换方法：直接转换、平行转换、实验转换和阶段转换。

直接转换就像拉了一下开关，马上从旧系统转换到新系统。此法转换最快。平行转换要求两个系统在指定的时间内同时运行。这种方法最慢。阶段转换和实验转换则介于直接转换和平行转换之间。图10 3显示了4种系统转换的方法。

图10 3 4种系统转换的方法

作为系统分析员，必须权衡每种方法的优缺点，在既定情况下推荐最佳方法。当然，最终的系统转换要视IS部门、用户和管理者的情况而定。

1．直接转换

采用直接转换的方法，只要新系统开始运转，从旧系统到新系统的转换马上就可以完成。直接转换通常是成本最小的一种转换方法，因为IS小组只需操作和维护一个系统。

但是，与其他方法相比，直接转换法风险较大。因为无论测试和培训多么完全和细致，系统运行后总可能会遇到一些困难。问题的产生可能起因于未经测试或未预见的数据，或者是用户操作引起的错误。由于真实数据一般要比测试数据多得多，问题也可能因此而产生。由于无法将现在的输出与旧系统的输出相比较，因此要查出错误将更为困难。错误也会导致系统非正常中断，而且采用直接转换就无法恢复到原来的旧系统。

企业在实施商业软件包时可以考虑采用直接转换法。对于内部开发的系统，大多数组织只在非关键的情况下采用直接转换法。但是，有时直接转换法可能是唯一的选择，比如在运行环境无法同时支持新旧两个系统或两个系统不兼容的时候。

采用直接转换法时，还有一个重要的问题需要考虑，那就是转换的时间选择。大多数系统以周、月、季或年为周期运行。例如，考虑一个以周为周期产生输出的工资系统，而有些员工一个月可能要支付两次工资，那么系统就要每半月运行一次。月、季和年度报表也要求系统在每个月末、季末和年末产生输出。如果一个周期性的信息系统在其周期中间实施，一个完整的周期处理就需要新旧两个系统的信息。为了减少对两个不同系统的信息需求，周期性的信息系统通常在季度、日历年度或财政年度开始时转换。

2．平行转换

采用平行转换的方法，在指定时间内新旧两个系统需要同时运行。数据要输入到两个系统中，新系统的输出将与旧系统的输出进行比较。如果用户、管理者和IS小组对新系统的正确运行表示满意，那么旧系统就可以中止运行。

平行转换的最大好处就是风险低。如果新系统不能正常工作，旧系统将作为备份系统来使用，直到新系统做了适当的修正。与直接转换相比，平行转换可以更容易地确认新系统是否工作正常，因为两个系统的输出可以互相比较和验证。

但是，平行转换法也有缺点。首先是它的成本最高。由于新旧两个系统需要同时运行，企业就要在这段时期内为两个系统的运行支付成本。另外，运行两个系统可能会增加运行环境的负担并导致处理延迟。

如果新旧两个系统在技术上不兼容，或者运行环境无法同时支持两个系统，那么平行转换就不可行。而且，如果两个系统执行不同的功能或者新系统涉及新的业务运作方法，平行转换也不一定合适。如当企业在其生产部门内未安装新的数据扫描仪，那么要求这项技术的新产品跟踪系统就不能实施。

3．实验转换

采用实验转换的方法，新系统将在企业内的选定地点完全实施。如新的销售报表系统可能只在一个分公司实施，或者新的工资系统只在一个部门安装。在这些情况下，首先使用新系统的地方称为实验点。在实验转换过程中，旧系统在整个组织中继续运行，包括实验点。当新系统在实验点成功运行后，通常采用直接转换法在组织的其他地方实施新系统。因此，实验转换是一种部分平行转换法，它是将平行转换和直接转换两种方法融合在一起。

与直接转换法相比，将实施限制在实验点会减少系统失败的风险。仅在实验点同时运行的两个系统要比在整个组织内进行平行转换产生的费用更低。而且，如果系统在实验点运行成功，那么若采用平行转换法来完成整个系统的实施，实施周期也会大为缩减。

4．阶段转换

采用阶段转换方法，在实施新系统时要按阶段或模块来进行。例如，可以先安装物料管理子系统，然后是生产控制子系统，再就是成本核算子系统等等，而不必马上实施一个新的制造系统。每个子系统的实施都可以采用上述3种转换方法。

系统分析员有时会混淆阶段转换法和实验转换法。这两种方法都结合了直接转换法和平行转换法以降低风险和减少成本。但是，阶段转换法只是将系统的一部分提供给所有用户，而实验转换法则是将整个系统提供给部分用户。错误和失败的风险仅限于实施的模块中是阶段转换法的优点之一。例如，尽管新的生产控制子系统运行失败，但这个失败不会影响新的采购子系统或现有的库存控制子系统。阶段转换比完全的平行转换费用要少，因为一次只需处理新系统的一部分。但是，如果新系统不容易被分成几个逻辑模块或阶段，阶段转换就不可能实现。另外，如果要实施很多阶段，这种方法比实验转换法的成本还要高。

五、系统转换的评估

新系统运行后，还有两个工作：准备实施后评估和向管理层提交最终报告。

1．实施后评估

实施后评估主要是围绕对信息系统的整体质量进行评价，确认新系统满足需求的程度，判断与用户目标的一致以及取得预期的收益等几方面展开。另外，系统评估要反馈给开发组，这对IS部门在以后的项目的工作会有帮助。

（1）评估内容。实施后评估应检查系统开发及其最终产品一开发结束后信息系统的各个方面。典型的评估包含以下方面：

●信息系统输出的准确性、完整性和及时性。

●用户满意度。

●系统的可靠性和可维护性。

●系统控制和安全措施的充分性。

●硬件效率和平台性能。

●数据库实施的效果。

●IS小组的业绩。

●文档的完整性和质量。

●培训的质量和效果。

●成本收益估计和开发计划的准确性。

（2）与评估有关的工作。在系统分析阶段决定系统需求时，使用了实地调查的方法。同样在实施后评估也可使用这种方法。评估系统时要做以下工作：

●与管理者和关键用户进行会谈。

●观察用户和系统操作人员与新系统打交道的真实情况。

●阅读所有的文档和培训材料。

●检查所有的源文档、输出报表和屏幕显示。

●使用调查问卷从用户那里收集信息和意见。

●分析维护和帮助日志。

只要有可能，实施后评估不应由直接参与系统开发的人员来进行。评估通常是由IS部门和用户共同完成，也有些企业使用内部审计小组或独立的审计师来进行，以确保评估的准确性和公正性。

2．给管理层的最终报告

在每个SDLC阶段结束时，都要向管理层提交报告，同样，系统实施阶段结束后所交的报告应包括以下内容：

●所有系统文档的最后版本。

●已确认的系统修改和改进计划。

●说明系统开发的成本和进度表的摘要。

●实际成本和进度与最初估计的比较。

●实施后评估情况。

给管理层的最终报告标志着系统开发工作的最终结束。开发结束以后，系统分析员在系统运行和支持中就将扮演另一种角色。