连锁企业管理信息系统

第二节　连锁企业管理信息系统

怎样理解管理信息系统的作用？

当前，连锁企业的信息管理局限在一个较低的层次上，数据没有共享和交换；缺乏对信息的深入利用：连锁企业活动之间数据独立，数据缺乏归并和统一处理。如何有效地对信息进行管理就显得尤为重要，人们希望通过有效的方法和途径，把信息的“孤岛”变成信息的“海洋”。

连锁企业要在高度竞争的信息时代求得生存和发展，首先应加快企业的信息化进程，建立全面、可靠的连锁企业管理信息系统。

连锁企业管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以连锁企业的战略竞优、提高经济效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。同其他的管理信息系统一样，连锁企业管理信息系统是管理信息系统的一个分支，具有一个信息系统的数据处理能力。

一、连锁企业与信息化

（一）信息化对连锁企业外部环境的影响

1．网络大环境的形成

从外部环境来看，信息技术的发展使得整个世界越来越小，形成了我们通常所说的“地球村”，这也意味着企业的竞争环境将由区域化向全球化发展，经济全球化是大趋势，企业所处的宏观环境实际上已经不仅仅是通过信息技术连接起来的狭义的网络，而应该是将技术环境与经济环境结合在一起考虑而形成一种大网络的概念，在这种大网络概念下来考虑企业的经营战略和企业管理模式。

2．行业竞争结构的改变

一个行业的竞争状况是由五种作用力决定的，作用力越强，行业的竞争也更加激烈。这五种作用力是：现有竞争者的竞争、潜在进入者的威胁、替代品的威胁、买方讨价还价能力、卖方讨价还价能力。互联网的广泛应用可以从多个方面改变行业竞争格局，也使得竞争更加激烈。因此，互联网时代是“客户定制规则”的时代。

3．顾客需求行为的变化

互联网不仅为顾客了解产品提供了极大的方便，互联网本身也是一个理想的产品销售渠道。国外的相关研究也表明，在顾客服务方面，购物者对网上零售的满意度已经超过了传统购物方式。Bto C电子商务的发展，势必引起顾客消费模式和需求行为的变化，这种变化要求企业营销战略进行调整以适应新的市场环境。

4．连锁企业交易模式的改变与价值链的再造

信息技术逐渐渗透到企业价值链的各个环节，最为明显的是供应链和销售方式的重大变革，连锁企业间电子商务发展的势头迅猛。连锁企业内部价值链扩展到连接连锁企业的供应商和客户网络，连锁企业通过电子商务强大的供应链，大大缩短了从接受订单、原材料采购到发货的周期，通过供应商、分销商和企业库存，实现实时主动的生产计划等。

（二）信息化对连锁企业内部管理的变革

信息技术不仅改变了企业的外部环境，内部的管理模式也将因此而发生重大变革，主要表现在组织结构、营销方式、内部协调、顾客服务等方面。

1．组织结构的变革

在传统的管理模式中，随着企业规模的不断扩大，管理层次越来越多，组织结构越来越臃肿，结果造成管理流程复杂，管理效率低下，并且增大了管理成本，减弱了企业的竞争优势。信息技术在企业中的应用使得传统的等级管理向全员参与、模块组织、水平组织等新型组织模式转变，管理幅度可以冲破传统管理模式的限制，垂直的层级组织中大量的中间层已经没有必要，企业内部上下级之间的距离大为缩短，组织结构向扁平化方向发展。

2．营销方式的扩展

互联网已经成为现代企业重要的营销工具，网络营销是企业整体营销战略中一个有机的组成部分，是以互联网为基本手段营造网上经营环境，而不仅仅是通过互联网来销售产品，网络营销的基本功能还包括提升品牌形象、增进顾客关系、改善顾客服务、网上市场调研等方面。

3．内部协调方式的变革

基于互联网的管理方式使得企业内部沟通和协调不再受地理位置的限制。协调是管理工作的核心内容，传统的协调以面对面交流为主要手段，企业内部网和各种新型通信手段将改变这种交流模式，也使得内部协调更加高效，成本也更为低廉，这种协调方式也为区域性企业向全国甚至全球范围扩张提供了便利的条件。

二、连锁企业管理信息系统的作用

连锁企业管理信息系统全面涉及和管理连锁企业的日常业务，可以有效地实现连锁企业集团多办事处共同应用、同时管理、分类管理等方面的数据，全面管理客户关系，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并可以直观地进行有效管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。连锁企业管理信息系统的作用主要体现在以下方面。

（一）实现体制创新

连锁企业管理信息系统作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。它能够帮助企业建立一种新的管理体制，能实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，能迅速提高工作效率，节约劳动成本。

（二）智能辅助决策

连锁企业管理信息系统有效地实现连锁企业集团多办事处／子公司共同应用，同时管理。作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的业务绩效，能够实时了解公司各个子公司、各个部门的业务运营状况；随时了解公司的财务状况，有效控制进度等，洞悉经营，随需应变，从容面对每个重要决策。连锁企业管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识、将知识转化为行动并使行动获得成功。

（三）业务流程自动化

连锁企业管理信息系统改变传统企业需要应用行政等手段干预来规定业务流程，使用技术来简化和自动化现有的人工流程，要求一切事务流程都需要经由系统来操作，根据系统预设的流程工作，如此整个过程都可以进行规范有效地管理，实施过程监控，消除了中间冗余的环节，减少了浪费，避免了延误。

（四）整合企业内外资源

连锁企业管理信息系统通过计算机网络将企业、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来，实现连锁企业电子商务化，将原来分散的资源集中分析处理，全面整合企业内外资源，完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。充分利用因特网（Internet）技术及信息集成技术，将服务供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等功能全面集成优化，以支持协同商务等企业经营管理模式。

（五）降低信息安全风险

一切经营活动都在连锁企业管理信息系统上运行，过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理，加上完善的授权机制，降低信息安全风险。如果没有一个高度集成的管理信息系统，企业会因为人员的流动等原因，导致信息资源流失而形成安全隐患。

（六）连锁企业过程的策划

连锁企业管理信息系统是一个面向管理的信息系统，除了基本的数据处理功能以外，更重要的是利用策划模板给出各个阶段性信息，并允许连锁企业的策划人员和组织人员对这些信息进行更新、添加和删除，成为半自动的工作模式，这种功能是连锁企业管理人员和组织人员重要的工具。

（七）电子商务化

连锁企业管理信息系统有很多功能可以通过因特网实现，如客户的网络注册、登记，通过网络进行预订、招商、客户关系管理等。现在很多管理信息系统都移植到因特网上，通过Web形式构建连锁企业管理信息系统，这种转变实际上就是电子商务化的标志。

连锁企业在组织连锁企业的过程中，需要与很多企业建立合作伙伴关系，为了充分共享资源，可以通过电子商务的外部网（Extranet）网络技术，将这些企业紧密地联系在一起，更好地利用和共享各个企业的资源和信息，为连锁企业活动提供更加准确、及时、便捷的服务。

三、连锁企业管理信息系统的结构

在连锁企业运营期间各个阶段出现的大量信息，直接关系到连锁企业工作的顺利进行，连锁企业管理信息系统正是在对各个阶段大量信息处理的功能需求基础上而形成的。

（一）总部管理

总部是经营管理的决策部门，主要负责商品的采购、定价、财务、批发等工作，并通过网络查询及汇总各分店的销售情况、库存情况、配送中心的库存信息，系统应及时生成各种报表供经理分析，以制定新的经营计划。

总部的计算机管理系统功能如下。

1．基本信息管理

可建立、修改并查询公司、部门、各连锁店、商品信息、往来客商编码等信息，员工档案的管理、员工的密码管理及权限限制。

商品价格管理即商品的定价管理，可按加价率、加价额等定价算法由系统自动定价；并可按用户的需要生成报价单，以满足批发客户的需要。

2．合同管理

总部与供应商的合同管理，可进行合同的录入、修改、查询，并可根据实际供货情况按合同分期分次地管理合同的执行情况。

3．进货（采购）管理

商品进货单的录入、修改、查询、打印。并通过审核自动生成入库单转入配送中心，再经配送中心审核后可自动入库。系统可通过进货单的处理自动生成针对某一供应商的累计进货额、累计结款额、应付总金额等等。

进货退回单的录入、修改、查询、打印。根据用户的退货情况录入退回单，系统进行相应的处理。

4．应付账管理

若在进货中尚未付款，系统将自动由进货单生成应付信息和对账单，用户可随时查询应付明细。

5．销售管理

批发销售可由总公司在此模块统一处理，可进行销售单的录入、修改、查询，并通过审核自动生成出库单转入配送中心，再经配送中心审核后可自动出库。系统可通过销售单的处理自动生成针对某一客户的累计销售额、累计结款额、应收总金额等等。系统可自动计算销售单中任一商品的毛利及本单的总毛利，并通过万能查询使用户得到自己需要的各种报表，如任一时间段的销售情况报表、业务员的销售表等等，系统还可打印漂亮的送货单（提货单）及一般纳税人清单等等单据。

销售退回单的录入、修改、查询、打印。根据用户的退货情况录入退回单，系统进行相应的处理。

6．应收账管理

针对批发时用户尚未付款，系统将自动由销售单生成应收信息和对账单，用户可随时查询应收明细并可跟踪处理应收及回款情况。

7．财务管理

通过财务人员日常凭证的处理，系统自动生成明细账、总分类账、资产负债表、损益表等财务常用报表。

8．信息流处理

处理连锁分店日常补货要求、连锁分店的退货要求、对配送中心生成商品配送单的通知、连锁分店之间的商品调配等等信息流管理。

9．综合查询管理

可查询配送中心的库存情况、各连锁店的进销存及整个连锁店的销售情况、毛利情况、库存资金占压情况、应收款、应付款、综合性销售及回款报表等等，使管理人员及时把握经营状况，并通过系统自动生成的汇总分析报表帮助经营者作出相应的商业决策。

10．数据传送管理

向配送中心传送商品变动信息（如新增商品、商品价格调整等等）、商品进货情况（要求其审核入库）、商品批发销售情况（要求其审核出库）、商品配送信息及连锁分店的退货信息等等。

接受配送中心向总部上传信息，如进货入库验货信息、销售出库验货信息、库存商品盘点情况、报损情况、向各连锁店的配货情况、各连锁店的退货情况及配送中心发现商品积压或损坏时要求的退货单。

接受分店向总部上传信息，如补货信息、到货信息、销售信息、库存信息、退货信息等等。

（二）配送中心管理信息系统

配送中心管理信息系统是以商品的物流管理为对象，以商品的到货、验货、库存、配货、配送、出库为管理内容的管理信息系统。配送中心计算机管理功能如下。

1．入库管理

入库管理分为四种入库方式。

（1）总部进货部将由进货单自动生成的入库单传入配送中心，配送中心在验货后将其审核确认。

（2）总部销售部将由销售退回单自动生成的入库单传入配送中心，配送中心在验货后将其审核确认。

（3）各连锁分店的退货单传入配送中心，配送中心在验货后将其审核确认。

（4）特殊情况下的入库管理，如赠入等等。

2．出库管理

出库管理分为四种出库方式。

（1）总部销售部将由销售单自动生成的出库单传入配送中心，配送中心在验货后将其审核确认。

（2）总部进货部将由进货退回单自动生成的出库单传入配送中心，配送中心在验货后将其审核确认。

（3）总部传入的各连锁分店的配货单，配送中心在验货后将其审核确认。

（4）特殊情况下的出库管理，如赠出等等。

3．盘点管理

盘点单的生成、打印、盘点数量的录入，盘点单的查询等等工作。

4．报损报残管理

报损报残商品的录入、查询功能。

5．报警管理

库存商品的上、下限的报警功能（也可含保质期的报警）。

6．库存管理

货位的维护，可随时查询库存商品中的商品编码、名称、单位、库存单价、零售单价、库存数量、库存金额、售价金额、最高库存、最低库存、累入数量、累入金额、累出数量、累出金额、生产日期、有效期等。

7．调拨管理

商品在不同货位间的调拨管理。

8．条码打印管理

将本系统的自编商品条码转入用户条码打印机所自带的数据库以便用户方便地打印条码。

9．查询管理

通过系统提供的万能查询器可查询任意信息，如某一商品的入出库信息，某一段时间内所有的入出库明细、库存商品占压资金情况分析表等等。

10．数据传送管理

接受总部传送的商品变动信息（如新增商品、商品价格调整等等）、商品进货情况、商品批发销售情况、商品配送信息及连锁分店的退货信息等等。

向总部上传信息，如进货入库验货信息、销售出库验货信息、库存商品盘点情况、报损情况、向各连锁店的配货情况、各连锁店的退货情况及配送中心发现商品积压或损坏时要求的退货单。

（三）分店管理信息系统

分店是整个连锁组织实现利润的直接执行者，它除了要进行日常信息的处理外，还要及时传送相应的信息，使总部能了解实际的销售库存情况，以便作出相应的决策。根据连锁分店的特点，它的管理系统分为两大部分：一是后台管理信息系统，二是前台零售开票系统。

1．后台管理信息系统

（1）基本信息管理。分店信息：可录入、修改本连锁店的店名、地址、电话等信息。商品信息管理：可随时查询商品信息，此信息是以总部为来源和不断补充的，连锁分店无权对其进行增加及修改。分店职员管理：可录入、修改本店的职员信息，并对员工密码进行管理及权限限制。

（2）入库管理。将配送中心的入库单审核入库，并可随时查询入库单。

（3）盘点管理。盘点单的生成、打印、盘点数量的录入，盘点单的查询等等工作。

（4）报损报残管理。报损报残商品的录入、查询功能。

（5）报警管理。库存商品的上、下限的报警功能（也可含保质期的报警）。

（6）货位管理。货位的维护，可随时查询库存商品中的商品编码、名称、单位、库存单价、零售单价、库存数量、库存金额、售价金额、最高库存、最低库存、累入数量、累入金额、累出数量、累出金额、生产日期、有效期等。

（7）调拨管理。商品在不同货位间的调拨管理。

（8）库存管理。可实时查询本店有关商品的数量、金额等信息，对在架商品做到心中有数，为商品资金占用、补货等提供依据。

（9）零售管理。进行零售日结，汇总前台的日销售信息，实时查询收款数据。并可随时查询销售情况，生成各种销售分析图表如销售日报、旬报、月报、季报、年报。

（10）查询管理。通过系统提供的万能查询器可查询任意信息，如某一商品的入出库信息，某一段时间内所有的入出库明细、库存商品占压资金情况分析表等等。

（11）数据传送管理。向总部上传信息，如库存商品盘点情况、报损情况、退货情况及销售情况。接受配送中心的配送信息等等。

2．前台零售开票系统

前台零售开票系统一般包括下载信息、业务开票、口传信息等内容。

连锁行业管理信息系统解决方案

（1）该方案以行业客户实际需求为导向，采用了I6特有的Opens V3开放式技术构架，为各个级别的企业提供高低搭配的多种网络接入方式。

（2）引进了在便利店、专卖店、百货等其他零售业已成功应用的以POS系统来管理销售的先进管理概念。

（3）融入NEC先进的电子标签技术（RFID）及会员管理技术，会员卡可在各个分店通用。

（4）总公司实时掌控各个分公司销售、财务、库存数据，并协同各个分公司完成采购、调拨作业；为各个分公司（分店）提供最低成本的运作方式，可自动接收总部价格、促销策略，并自动向总公司发送物料需求计划完成补货作业。

（5）I6系列的进销存系统是参照标准企业资源计划（ERP）供应链管理规范以及客户关系管理（CRM）、供应商关系管理（SRM）、商业智能分析（BI）而精心设计，可有效地控制存货量，减少采购成本。

（6）标准化的财务核算系统，帮助企业更好管理资金预算，降低财务风险。

（7）充分吸收当今流行电子商务概念，可根据企业需求定制网上商务业务。

（8）产品开发追求通用性、易用性、稳定性、安全性和可扩展性，可适应B／S工作模式。以协同工作、工作流、业务集成、财务控制和信息通信为主线，能适应行业各级组织的需求。

资料来源：http://www.cbinews.com。