快递企业管理信息系统

四、快递企业管理信息系统

快递企业内部可以建立管理信息系统，通过信息系统，对企业内部的各种资源设备统一规划，以确保资源的最大利用率、系统各部分的协调一致性和高效、低成本地完成企业日常的信息处理业务。通常可以包括财务管理、办公自动化、客户关系管理、商务智能四个部分。

（一）财务管理子系统

财务管理子系统主要包括账务管理、应收账、应付账工资核算、现金管理、材料、销售核算等企业日常业务。订单管理子系统、配送投递管理子系统及运输管理子系统中也都存在财务核算的功能模块。通常财务管理子系统分成财务管理和成本管理。

财务管理中，成本控制是企业的一项重要工作内容，也是整个系统中的一个重要管理模块。成本管理子系统与库存、销售和财务等子系统密切相关，系统中设置了三种成本类型：标准成本、实际成本和模拟成本。标准成本是基于历史数据的反复测算、分析模拟后确定的；而实际的生产成本是在生产运作过程中随着物流、资金流、事务流等发生相应生成的成本数据；模拟成本是在制定计划或决策时通过分析模拟得出的近似成本。成本管理子系统通过标准成本和实际成本、实际成本和模拟成本等之间的差异来进行生产过程的控制和决策。

成本预算管理就是确定标准成本。标准成本法是预先制定企业生产中各种产品应该发生的各项成本标准，是企业成本控制的目标；同时，成本预算控制还包括成本预算的审核，确保成本预算的准确性和科学性。

成本监控管理就是在企业生产运作过程中，基于标准成本和实际发生的成本，实现成本监控、成本差异调整和偏差纠正措施等成本控制的管理过程。最后的成本核算分析按照差异分析法解释成本差异，分析原因，并明确责任归属，以约束和激励职工在日后的工作中予以改进。

成本管理功能伴随着快递企业的实际物流、资金流、事务流等同步发挥作用。如各项应付及预收账款都是在生产经营过程中形成的，应付账是快递企业在生产经营过程中因购置商品、材料和劳务而发生的各种债务，如应付账款、应付票据、预收账款等；应收账是指快递企业因赊销产品或劳务而形成的应收款项，是快递企业与其他有关单位之间相互提供的信用，根据应付应收账款进行总账的计算。总账是会计核算的核心，通过总账的汇总集合，生成企业的财务报表，包括资产负债表、利润表等。企业通过对这些报表的分析，可以及时汇总企业财务信息，并动态分析、评价财务经营状况。

财务资料管理子系统：审核运单财务信息；录入和确认应收应付款项，包括对客户的应收款收入的确认，和网点间应收派件费、中转费的录入和到付款的确认。对现金应收款可做已收款核销标识。

对于快递企业来说，财务管理子系统主要包括以下功能。

月结客户账单管理：对月结客户可按账期生成月结运费对账单。每个客户账单产生立账的账单编号，并打印规定格式的账单，还可记录账单欠款全额，支持客户欠款的账龄分析和欠款追缴，对月结账单的坏账和折扣进行登记。

网点对账子系统：对网点之间的应收应付款项进行自动对账，可打印对账单，将对账信息导出，对账内容手工维护，包括到付款、中转费、派件费，每种费用可独立对账。

财务报表：网点营业收入日报、月报表、客户月结账单、网点收派明细表、网点结算对账单、网点收入总表。

代收货款管理子系统：支持多种模式的代收货款管理和结算功能。

1.寄件网点直接与派件网点对账结算；

2.中心结算模式1：对账余额结算；

3.中心结算模式2：收付模式（中心代收款手续费自动扣除）可支持非现金方式的银行转账结算，保障资金安全。

网点业务员提成管理：制定业务员的提成策略，可按票数、重量、利润等各种方式进行提成计算，提供相应的提成日报、月报等。包括收件提成统计表、派件提成统计表。

客户报价管理子系统：包括客户通用报价、客户个性报价，支持首续重、公斤段多种方式报价，并能支持录单时自动计算运费。

管道报价管理子系统：可按走货渠道维护结算报价，在录单指定走货渠道，自动计算转运成本。可管理维护分拨中心收中转费、付派件网点派件费、管道转运成本的报价信息。能支持分拨中心审单、扫描时自动计算中转费、派件费。

网点收款管理子系统：可对收款进行登记和核销，可以支持实收自动核销账单欠款功能，并配有相应的收款报表。支持较大网络财务规范收款登记、核销应收款、并出收款报表、核销明细表。

成本分摊及利润管理：对变动成本、固定成本的成本明细进行管理，并支持不同的成本分摊策略，可支持分段成本，可计算毛利率。

中心对账锁定及结算核销：对于网点对账确认后的对账记录可锁定，不能再修改和确认。对于已经支付的费用项，可逐笔费用核销。支持分拨中心有线电子称扫描到件即时收取中转费。

财务管理子系统基本业务功能模块如图5-10所示。

（二）客户关系管理

如何留住老客户，争取新客户，已经是现代企业经营的重要手段之一。因为市场激烈竞争的结果使得许多商品的品质区别越来越小，产品的同质化倾向越来越强，其结果是品质不再是客户消费选择的唯一标准，越来越多的顾客更加看重商家能否为其提供个性化服务，以及服务的质量和及时程度。为此，客户关系已成为满足这种市场竞争新需求的战略资源。

客户关系管理是以客户为中心，综合多种与客户沟通的手段，如业务现场、呼叫中心、Web等，同时集成了一系列业务运作规则，包括销售、市场、客户服务与支持等内容的一组软件。主要功能包含客户的基本资料记存、信用管理、交易管理、代付款管理、账单打印。具体的功能有以下几个方面。

查询咨询服务：通过电话、传真、互联网等方式查询运单状态，咨询相关业务；

投诉处理：受理客户对服务的投诉、赔偿要求等；

接受定单：通过电话、传真、互联网等方式接受客户定单委托、预约等；

主动通知服务：客户可以定制服务要求，如货到后通过电话或E-mail通知发货方；

客户关系管理：客户的基本资料，历史交易情况，服务约束等；

互联网服务：用Web方式提供信息服务、咨询查询、公告、预约等服务。

图5-10　财务管理业务功能模块

（三）办公自动化

快递企业的办公自动化系统是以办公为目标的办公自动化平台，和其他企业的功能大致相同。办公自动化系统主要包括公文流转、任务计划、档案管理、公司公告、考勤考核、车辆管理等。

（四）商务智能

也就是以决策为目标的领导决策支持系统，具体包括如下内容。

领导查询：原则上，普通员工能看到的信息领导都可看到，领导桌面的信息可定制；

历史数据分析：用多种直观的方式，如图、表等反映历史交易情况；

客户情况分析：对客户情况做各种分类统计分析，得出有价值的结论；

财务分析：提供应收、应付、各种财务报表等数据；

业绩考核：根据设定的管理指标，实时反映员工业绩情况；

差错分析：对各种差错做定量、定性分析。