商务秘书的职业生涯规划

第三节　商务秘书的职业生涯规划

一、情景导入

李丽，23岁，大学毕业后就进了企业做秘书。工作之初，她认真好学、工作热情高涨，抓住一切机会学习新东西。因此，工作不到两年就由一般的办公室文员升任为总经理秘书。随着时间的推移，李丽工作状况发生了一些变化：由于现在所从事的工作已没有新的东西可学，打字、复印、接打电话、订票、接待客户对她而言已经没有任何挑战，工作热情逐渐消退，工作效率低下，她面临着“职业倦怠”的危机。

发现自己的问题之后，她咨询了一些同事，寻找过很多不同的解决办法，例如放松心情、参加各类聚会、参加出游……但是这些努力仍旧无法缓解她现在的心情以及无精打采的精神状态。

经过思考，李丽发现，当前工作失去挑战性是她出现一系列问题的罪魁祸首。经过一段时间的思考之后，她作出了一个决定：挑战新职位！

二、项目任务

请分析李丽为何会产生“职业倦怠”？你认为李丽应该挑战怎样的新职位？

三、任务分析

职业生涯的规划与管理是作为职业人士所面临的首要问题，它是个人职业发展远景规划和资源配置，对于个人职业发展起着重要的作用。案例中的李丽是一名高成就动机者，这类人的职业应在不同的阶段安排不同的挑战目标，才能使他们获得成就感。案例中的李丽成为秘书两年后，由于当前岗位没有更高的发展空间使她失去了工作热情，如果在其工作之初就制订一个合理的职业规划，她会跳过“职业倦怠”期，目标明确地向下一个职业目标出发。作为秘书来说，其职业发展途径主要向管理职位发展，李丽可以选择在本公司进行内部职位调整，也可以在新的公司开始新的挑战。

四、相关知识

（一）职业生涯概述

1.职业生涯

职业生涯是一个人一生的工作经历，它包括一个人的一生的职业、职位变迁以及工作理想实现的过程。职业生涯是一个动态的概念，每个工作者都有自己的职业生涯，它贯穿于每个人工作活动的始终。

2.职业生涯规划

职业生涯规划也称之为职业生涯设计，它包括两个方面的内容：个人对自己进行的个体生涯规划以及企业对员工进行的职业规划管理体系。通常而言，职业生涯规划是指个人职业生涯规划。

个人职业生涯规划是个人结合自身兴趣爱好、能力、特长、经历、不足等各方面情况及眼前的制约因素，为自己实现职业目标而确定行动方向、行动时间和行动方案。

企业对员工进行的职业规划管理则是为帮助员工确定职业生涯规划，建立各种适应员工发展的职业通道，给予员工必要的职业指导，促使员工职业生涯的成功。

3.职业生涯发展的阶段

职业生涯是一个动态发展的过程，在不同的发展阶段，个人对于职业有着不同的追求，因而可以对每个人的职业生涯进行阶段式的划分。认识职业生涯发展的不同阶段有哪些任务和发展趋势对于个人来说可以更有效地管理好自己的职业生涯，也可以帮助单位管理和开发他们的人力资源。

当前对于职业生涯具体阶段的划分，学者们持不同意见，广为人知、应用最广的就是萨珀的观点。他在前人研究的结果上对职业生涯发展阶段理论进行了长期研究，系统地提出了职业生涯发展观点，他认为每个人在其职业生涯发展的过程中都会经历以下五个阶段：

（1）成长阶段（0～14岁）。在这个时期，人正处于认知阶段，逐步认识自己，学会表达自己的需要，并初步了解工作和工作的意义。

（2）探索阶段（14～25岁）。这一阶段属于学习打基础阶段。个人通过学习、参与各类社会活动获得相关技能，在这个过程中，个人对自我能力及角色、职业进行初步探索，并开始了较为宽泛的职业选择。随着个人对所选的职业以及自我的进一步了解，职业偏好将逐渐具体化、特定化并实现职业偏好。

（3）建立阶段（25～44岁）。这一阶段是多数人职业生涯中的核心部分，属于选择、安置阶段。经过上一阶段的尝试，个人对自己的职业有了初步确定的选择，因此该阶段较能确定在整个职业生涯中属于自己的职位，并考虑在此职业中永久发展下去。

（4）维持阶段（45～65岁）。到这一阶段，个人在自己的工作领域已有一定的成就，在面对新人挑战的同时，个人希望仍能继续维持属于他的既有地位和成就，因此，本阶段属于升迁和专精阶段。

（5）衰退阶段（65岁以上）。由于生理以及心理机能的日渐衰弱，个人在这一阶段需要学会面对权力、责任减少的现实，从积极参与到隐退，这一阶段属于退休阶段。当面对退休的时候，人们面临着这样一个问题：如何打发原来用在工作上的时间？

（二）商务秘书的职业规划

1.商务秘书职业生涯的特点

任何人在步入职场之初都应充分认识自己、客观分析环境，及早做好职业生涯规划，从事秘书相关工作的人员也不例外。要对秘书职业进行职业生涯规划首先应了解秘书职业生涯的特点：

（1）年轻化。从大部分单位招聘启事来看，当前商务秘书从业人员年龄一般在20～35周岁，该职业存在年轻化特征。

（2）辅助性。根据商务秘书工作的内容来看，其业务涉及范围极其广泛，包括办文、办事、办会，其中日常事务处理占绝大多数。其工作的辅助性使商务秘书的工作成绩隐含于领导的工作成绩之内，无法获得卓越的成就。

（3）便利性。由于商务秘书位居领导身边，对领导的工作起到辅助管理的作用，易被领导赏识和器重。其次，商务秘书是单位联系上下内外的沟通枢纽，这使得商务秘书对单位内外的各方情况都有所了解，有利于其经验的积累和视野的拓宽，为其快速升迁打下了基础。

2.商务秘书职业生涯规划步骤

和欧洲一些职业化程度较高的国家相比，我国商务秘书一般把更高的管理职位视为理想的发展方向。个人的职业生涯发展方向应根据自身的实际情况而定，切勿盲目随大流。作为商务秘书，应根据商务秘书职业生涯的特点、自身情况、机遇和条件等，对自己的职业生涯进行合理规划。职业生涯规划一般遵循以下五个步骤：

（1）自我审视。自我审视是指对自己的性格、兴趣、特长、智能、情商、气质、价值观等进行全面、客观、深入地了解，客观地认识自己的长处与不足，这是一个“知己”的过程。通过自我审视，可以使个人找到自己擅长的领域和职业发展方向，从而使自己在最适合的领域或空间谋求个人发展。

（2）环境分析。环境分析是对企业内外环境、个人人际关系等因素做一个充分了解，评估其对自己职业生涯发展的影响，从而使个人科学地选择职业目标和职业路线。环境分析是一个“知彼”的过程。

（3）设定目标。确立目标是商务秘书职业生涯规划的核心。正确科学的职业目标能促进个人事业的发展，因而应避免确立不切实际、过空、过虚、过于容易实现的目标。在设定目标时可以根据个人当时、当事的情境，设定符合职业生涯追求的目标。职业生涯目标的实现是一个长期的过程，为了能够顺利实现目标，可将长期目标分解成多个近期小目标，在实现近期小目标的基础上逐步实现长远目标。

（4）制订行动方案。目标能否实现关键取决于实现目标的行动方案制定得是否合理、科学，因此，目标行动方案的制订和实施是商务秘书职业生涯规划的关键。商务秘书一旦确立职业生涯目标，就要积极制订各种具体行动方案和措施争取职业目标的实现。一般来说，实现目标的行动方案有：撰写求职简历、积极参加应聘考试、参加公司培训、适当注意人际关系、适当展现自我等。

（5）反馈调整。行动方案仅仅是对目标实施过程的一种预测，任何一个不确定因素的变化都将影响到行动方案实施的最终结果。因此，在商务秘书个人的职业生涯发展规划过程中要根据主、客观条件的变化及时对规划的目标和行动方案作出反馈、总结、评估和调整。

3.商务秘书职业生涯发展类型

统观商务秘书的发展方向，大概可以分为：由低级秘书向高级秘书发展，由秘书部门调任到其他部门发展，或者从一个单位跳槽至另一个单位或自我创业。概括地说有以下三种：

（1）向上发展。在部分商务秘书的职业生涯过程中，他们的发展方向是由一个初级秘书发展为高级秘书。在商务秘书中，按照其对企业领导或领导层的影响力和辅助作用来分，可以分为初级秘书、中级秘书以及高级秘书。初涉商务秘书职业的人员一般从事一般事务性工作，经过长期经验的积累，初级秘书将逐步具备决策和管理能力，对企业领导具有明显的辅助作用，为成为高级秘书打下坚实基础。

（2）平行调任。部分商务秘书在从事一段时间的秘书工作之后由秘书部门调任至其他部门工作。入职之初选择商务秘书作为自己的职业并不代表其一直会从事这一职业：部分秘书希望在单位内有所升迁，为了获得更多的管理经验，往往会跨部门工作；部分秘书在从事该职业之后发现当前的工作与个人能力、兴趣不符，往往也会选择跨部门工作。

（3）向外转移。所谓向外转移是指商务秘书在单位工作一段时候后，因主观或客观原因离开原单位的一种发展。

五、实践训练

（一）模拟训练

张丽是国内某著名企业的高级秘书。今天一早，她像往常一样提前来到办公室，刚坐下不久，就接到大学时的好朋友王玲的电话。

“张丽？你果然还在这个单位呀！”

张丽纳闷，反问道：“我不在这里上班，我去哪里呀？”

“现在好工作多得是，你怎么不趁年轻换个工作？”

“我现在还没那么多时间考虑这些问题，个人的终身大事都还没敲定呢……”

“借口！爱情和工作是两码事。我现在在一家大型猎头公司工作，很多企业都需要像你这样的人才呢，如果有需要记得联系我哦，再见！”

挂了电话，张丽开始思考起刚刚王玲的那番话：自己在这段时间已经适应了高级秘书的工作，自身的能力也获得了领导和其他同事的认可，在工作之余还攻读M BA学位，参加了英语培训班，可以说，现在自己已经具备了一名优秀高级秘书的素质。但是今后的路该怎么走？这确实是一个值得深思的问题。

1.请分小组演示上述情景。

2.假如王玲第二次打电话给张丽时再次谈及这个话题，经过深思熟虑的张丽该怎么回答呢？请分小组演示两人第二次谈话情景。

（二）综合训练

【实训背景】

张浩是温州一家企业的总经理助理。他对行政工作的琐碎和重复不太耐烦，觉得自己更适合做营销，只是苦于没有机会，因此心里暗暗觉得委屈。虽然他觉得自己适合做营销，但他并没有很积极地学习营销方面的知识。这一方面是因为行政助理的工作很忙，很辛苦；另一方面，张浩总是这样想，自己不知道什么时候会有机会去营销部门，如果将来真的有机会去，到时候再学好了。

2010年8月，营销部门因为人手紧张，需要增加一名业务人员。企业首先在内部选拔。张浩跃跃欲试，但在面试的时候被刷了下来。原因是他营销方面的理论还比较欠缺，领导认为他不能胜任。

【实训内容】

1.讨论：张浩为什么没有通过单位的内部选拔？

2.请替张浩制订一个科学、可行的职业生涯规划方案。

【实训要求】

1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。

2.讨论过程应严肃认真。

3.每小组以书面形式提交一份职业生涯规划方案。

本章小结

在就业竞争日益激烈的今天，有志于从事商务秘书职业的人越来越多。在众多的应聘者中脱颖而出、有效地谋求理想的岗位是当前求职者共同的愿望；在工作中施展抱负、实现自我价值、拥有一个成功的职业生涯是当前职业人共同的追求。本章介绍了商务秘书的应聘要领、商务秘书的简历制作以及商务秘书职业生涯规划的相关知识。求职者在应聘商务秘书前应对自身作客观评价、对用人单位有所了解、做好其他的应聘工作；应聘时应注意自己的言行举止。应聘准备工作中的简历制作是较为重要的一个环节，制作简历时应以简洁明了的方式突出个人与应聘职位相关的专业背景、实习经历。应聘成功后，作为一个职业人，应根据自身情况、机遇和条件等，对自己的职业生涯进行合理规划。商务秘书职业生涯发展类型大致有三类：向上发展、平行调任、向外转移，个人可根据自己的实际情况选择不同的发展目标。