合同全过程管理的切入点

公司法务人员在合同全过程管理中要注重“第一手资料”的收集整理，切实做好合同管理的基础工作。这不仅是公司自身强化经营管理，“转机建制”走向市场，依法竞争，防范合同风险的需要，还是适应民事审判程序变革的需要，更是适应民事审判程序变革的需要。

公司法务人员在日常工作中注重用法律规范公司的市场经济行为，“第一手资料”的收集、整理、保管，寻找合同全过程管理切入点具有十分重要意义。

由于主、客观等多方面的因素，当前违反合同的现象仍十分突出，有的公司或当事人为了本公司利益或满足个人私欲，不按合同履行或不完全履行，甚至利用合同形式掩盖其非法目的，从而导致公司的合同纠纷屡屡发生。这就要求公司法务人员注重合同的全过程管理，从合同的谈判、签订到履行都注重“第一手资料”的收集、整理。通过对各阶段、各过程的资料收集、整理和对合同全过程资料的综合审查判断，公司法务人员从中找出隐患或风险，本着“息诉解纷”的原则，有效地克服和纠正不利于合同履行的客观因素，消除容易产生纠纷的人为连带关系，并通过自己掌握的有利于合同履行的“第一手资料”及早与对方协商，陈述利弊，积极开展合同变更谈判，以达到有效避免纠纷，减少损失的目的。即使最终走司法程序，通过诉讼程序解决纠纷，也能依据掌握的“第一手资料”使公司有理有据而处于不败之地。

我们必须看到，在我国改革开放、经济不断发展的进程中，由于公司的权力制约与行政监督机制尚未完善，某些单位和个人通过订立、变更、中止合同，或通过在标的质量、数量、单价上做文章造成部分履行或事实履行的假象，从中牟取非法利益，或通过被对方“诚聘”为技术咨询员、信息员，特聘讲师，乃至技术干部、工作预算员等方式，实施变相回扣、贿赂，从而共同损害国家、公司利益。因此，公司的法律监督就显得十分必要，法务人员可通过对各阶段、各过程“第一手资料”的收集、整理，找出问题，及时对相关人员实施法规、法纪教育，提高其业务素质与政策水平，及时纠正工作中的错误或失误，或通过严把验收、结算关，发现疑点，及时向主管领导汇报，并采取干预、限制、调离岗位等行政手段，对有关责任人员考核、处理，从而为公司的经济建设创造良好的内、外部环境，达到法律工作的效能监督目的。

市场经济不仅是利益经济和竞争经济，而且还是信用经济和法治经济。公司在以合同为有效形式进行经济往来的全过程管理中，不仅要靠优质的产品、先进的技术、雄厚的实力赢得竞争，防范侵权行为的发生，提高公司的商务信誉，同时，还要预防和抵制某些用户和公司为了某种商业目的进行不正当竞争，从而依法维护公司形象。而公司的法务人员注重“第一手资料”的收集整理也正是从这一目的出发，一方面通过加强合同的全过程管理，及时发现公司内部管理中的薄弱环节，协调好公司内部机构之间的纵横关系，改善公司的生产经营和工程建设环境，增强公司内部活力，并不断通过优质的商品与服务，与外部进行广泛交流，使公司占有更广阔的市场，以达到法务工作的经济效益目的；另一方面通过严肃细致的基础工作，及时发现问题，尽量避免不必要的纠纷和损失，有效识别和防范风险，努力提高合同履约率，提高公司的商务信誉和知名度，并对他人毁损或侵害公司形象的行为进行抵制和揭露，以达到用法律手段维护公司形象的社会效益目的。

公司法务人员在合同的全过程管理中，其工作的重点应是抓好管理的基础工作，全面收集掌握合同管理过程中的“第一手资料”，从咨询型、事务型向决策型、效益型、预防型的工作重心转移，从追踪服务向超前服务转移，使法律事务管理工作逐步走向规范化、标准化。

合同起草是合同工作的开始，法务人员应明确合同的目的、标的及各方的需求，从而收集有关技术、需求方面的资料，以防合同目的发生偏离。合同谈判是公司间经济往来的重要环节，也是签订合同的必要程序，对于公司法务人员来讲，在这一过程中不仅要从经济效益角度，更要从法律角度为公司决策者做好谈判的准备工作。例如，对于工程建设施工承包合同，要掌握对方的资信等级、负债能力、队伍技术结构、实际工作业绩和正在履约的工程施工管理情况；对于物资采购合同，还要注意保留对方提供的产品样本、报价清单与质检标准，将技术规范、标准留样；对于“挂靠”形式的名为集体实为个体的假集体公司更要慎重从事，要邀请有关专业技术人员对其进行实地考察，并需要有一定经济实力的大公司为之提供担保，或要求提供银行履约保函、预付款保函等，以确保合同的正常履行。

在合同签订过程中，法务人员要严把合同签订关，除要审查合同条款的合法性外，还要看合同文本是否符合“平等互利、等价有偿、协商一致”的原则，重点审查合同的对价性；从合同的可操作性出发，论证合同标的履行的可行性；同时还要注意收集审查签约对方的三证（即营业执照副本、委托授权书、身份证明）和必要的批文及资质、资格证明文件。注意审核合同的附件、补充协议及详解备忘录等，并审查这些资料与合同的接口条款与效力条款，并要在合同中明确“须经双方签字认可方为合同的有效部分，才能与合同正本具有同等的法律效力”。

严格履行合同是公司法务人员维护公司“重合同、守信用”良好公司形象的重要职责，也是公司法务人员督促对方履行合同，避免给公司造成不必要损失的工作重点。因此，法务人员注重合同履行中的“第一手资料”的收集，就是要实行合同的动态控制和跟踪管理，随时掌握双方履行合同的进度、质量，注意收集双方在合同实际履行过程中，就合同条款达成一致性的认可协议，如信函、电子邮件、传真等，对于标的的重大变更，还必须收集、审查双方的特别授权委托书，并严格管理好合同履行中的现场签证、材料变更、技术要求变更或标的变更。对签证要指定专人负责，明确签证范围、签证责任，防止某些人利用合法形式牟取私利，或因签字人员工作过失给公司造成不必要的经济负担和法律责任。

合同标的验收是双方容易产生纠纷的焦点，因此，对照合同条款，严格合同标的验收，也就成了法务人员全过程管理合同不可忽略的重要环节。对工矿产品验收应注意收集随货交付的图纸、说明书、装箱单、质检单、产品合格证。对照合同条款对商标、厂名、数量、质量型号、价格等逐一核实，对与合同不符的应及时填写验收单，说明不符的项目，对因质量问题准备退货或因数量、规格与合同不符的，应及时通知对方，并告诉保管人员封存保管，不得随意动用，防止形成事实上的默认履行。对于基建工程项目应组织双方代表进行联合竣工验收，将验收情况及时做出书面记录，双方人员签认后与合同一并作为预、结算的依据。对与合同条款不相符的内容应及时弄清原因，征得主管领导同意，以使标的的重大变更尽快得到双方的确认，成为合法有效的合同条款。

在合同支付程序中，要注意收款方账号变更的资料收集，并注意结算合同台账管理。做好合同支付的登记管理，对于合同履行过程中收款方要求变更合同主体或收款账户的，一定要求对方发函澄清说明，最好能够通过合同变更的形式确认，如果是以单位函的形式要求变更，不仅要求加盖单位行政专用章或合同专用章，最好还要加盖财务专用章。对于工程建设项目付款，还要履行专门的结算手续，并注意签证的合规性。

合同在实际履行过程中，可能因单方或双方原因引起合同的重大变更或中止，造成一方或双方经济损失。为及时解决双方的争议，避免不必要的诉讼，要求法务人员在合同履行过程中，应及时收集和保存中止、变更合同的协议书等，并及时以书面形式通知对方。同时还要迅速查明原因，妥善处理。对于中止合同的标的要进行现场查核，不仅要有文字记载，还要以适当的方式，如通过拍照、录像、绘图、制作模型将有关情况固定下来；对于难以长期保存的标的物，应及时与对方商议做好应急处理，防止双方损失扩大。由此蒙受损失的，还需调取预付款、定金凭证等复印件或为履行合同的投入产出证明，以及通知对方的各项资料，作好索赔、理赔的前期工作。合同履行完毕的也应注意收集保存发货单、交货收据、汇款单等凭证，防止对方毁约或钻法律的空子。对于有履约保函与预付款保函的合同中止或终止，还要及时对保函进行清理，及时释放保函，避免对方保函成本的过大负担。

公司法务人员在合同的全过程管理中，除对各阶段“第一手资料”进行收集外，还要加强“第一手资料”的归档工作，建立和健全资料归档、查阅、保密等制度，这一系列工作都是对“第一手资料”收集工作的完善。通过归档工作，不仅可以吸收逻辑学、证据学、档案学等有关的知识，对各阶段资料的内容、形式、来源、提取背景等进行审查判断，达到“去粗取精”“去伪存真”的目的，同时还可通过对资料的审查、整理、归档，总结过去工作的不足，为今后工作提供借鉴，有利于合同全过程管理的制度化、规范化，加强“第一手资料”的归档管理。方法上可按项目归类，按照时间顺序装订成册，编目分类进行管理，也可按照合同类别及经办单位进行归类管理。同时，为了便于档案的查阅利用，还应制作档案台账，建立健全借阅登记制度，防止档案资料的遗失和破损。

经济体制的变革与法制的逐步完善对公司法务工作提出了更高、更新的要求。公司如何通过加强合同全过程管理中的“第一手资料”的收集整理，以适应民事审判程序的变革和市场经济日趋复杂的需要，一方面要求公司领导明确法务人员的岗位职责、机构归属，逐步规范公司行为，在思想认识、人才、资金、装备等资源安排及岗位职责上做出合理调整，同时要求公司各职能部门对法律事务工作给予理解、支持和配合，遇到问题及时向法务人员咨询、沟通，并要求合同执行人员随时向法务人员反馈合同的履行情况，提供“第一手资料”，主动接受法务监督；另一方面要求法务人员加深对合同全过程管理的理解，增强和提高收集整理“第一手资料”的责任心和重要性的认识，着力提高个人的工作积极性与主动性，认真学习经济、技术、外语等相关知识，成为懂经济、懂工程、会管理的综合型人才，为公司构筑坚固的法务保障体系。

有一位管理大师说“细节决定成败”“细节左右成败”，对于法务人员来讲也十分有教益。作者因工作关系，曾经接触过钳工的工作过程，对于自己养成良好的习惯十分受益，也很有启发，现将当时的感受摘录入此：

附：“工具箱效应”与法务人员的职业习惯

评价一名优秀钳工的水平可以通过其工具箱略知一二。

第一，一名优秀的钳工无论工作多么忙，无论加班到什么时候，收工后总要将自己的工具箱整理好，各种工具要在收工后按规定的位置摆放到位；

第二，一名优秀的钳工在没有具体工作时，总要对自己的工具进行修理、保养，对自己所承保的机器设备进行维护、保养；

第三，一名优秀的钳工总在自己的工具箱里放置一个百宝箱，放着每次修理工作完成后，收集的自己认为有用的东西，因为任何时候，等效替换思维都在支配着他的行为。优秀钳工的工作不在于换新，而在于修复。

法务人员的基本技能就在于从“工具箱效应”中悟到：

1.养成整理的习惯。案件办理完后，无论工作多么忙，都要在一周内完成自己的办案小结，从中总结出本案焦点、代理思路、制胜法宝、法理问题及得失教益，形成文字，提高自己的概括能力。

2.养成研究案例的习惯，从中受益，并能够分析出代理人的不足之处。

3.养成归类的习惯。将自己所办的案件与研究的案件进行比较分析，从中归类并找出归类中的异同，从而提高自己。

4.养成质疑的习惯。任何证据，换个角度就可能得出不同的证据方向，如果每个人对同一证据或者同一人对一个证据只有一个可以证明的方向，那么，所有的法律人就应当改行了。

5.养成补充证据的习惯。任何时候证据只能加强，不能创新。也就是说法务人员做强证据的能力，不是通过创新来产生或补充证据，而是通过完善已存在的证据，或通过数组相互印证的证据解释来满足证明要求，从而提高证据链的证明力。