全过程管理

第二节　全过程管理——实施“闭环控制”,创经济效益

从档案管理工作的实质来说,其最终目的是为了库藏档案的开发利用,实现它在不同时期的潜在价值,不断提高档案管理效益。如何使档案最大程度地满足利用者的需求,并最大限度地实现它的经济效益,实现档案利用价值的最大化,是档案管理工作者必须深入研究的课题,结合自动控制系统理论来说,我认为档案管理实现“闭环控制,强化服务,达到良性循环,实现最优控制品质”,将是实现这一目的的有效手段。下面从几个方面进行分析。

一、档案管理“闭环控制”模拟系统

档案管理是一个系统工程,它是一个非常典型的多级串联、多输入、多干扰、多任务输出的调节控制系统。从自动控制系统和控制理论来分析,控制系统的控制品质和控制系统的稳定性,即达到目的的程度,取决于控制系统的设计是开环还是闭环;反馈是正的还是负的;调节器的自身性能,即对输入信号的反应能力、消除偏差能力、抗干扰能力是强还是弱;调节系统的输出信号能否满足实际需求,等等。

档案部门实施的档案管理是一种信息集中控制中心和提供档案利用服务;“执行机构”是提供档案信息资源服务,输出服务的对象是本单位的生产、经营管理部门及全体职工,“控制调节器中心环节”是档案管理部门及档案管理人员,档案管理工作则是控制系统的“PID(比例积分微分)调节器”,其性能的好坏将直接影响控制的质量和效果。档案管理系统的“输入信号”是各种档案信息的需求;“反馈信号”是档案利用后的信息、效果反馈以及由此而产生的档案开发利用服务的实现程度;各种“干扰信号”则是一些突发性的档案需求、设施设备配置及影响档案管理系统的各种各样不可预计的因素。其模拟系统框架如图5-1所示。

图5-1　模拟系统框图

二、档案管理实现“闭环控制”提高管理效益的对策

如何使档案管理系统在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》规定的范围内,走入闭环控制过程,使调节品质达到最佳状态,实现档案管理效益最大化呢?我认为应从以下几方面来做:

1.建立强有力的档案管理机构

档案管理机构是档案管理实现闭环控制的核心,要着力提高档案人员素质,提高对档案利用需求的反应能力,对市场经济的适应能力,提高响应速度,优化调节品质,提高管理效益。要管理好档案,实现档案的潜在价值,对档案组织机构及档案人员就提出了很高的要求,以某电力企业为例,作为国际一流火力发电厂,经济效益、整体管理水平在全国名列前茅。档案工作要与企业的整体管理工作相配套,档案管理部门应能独立完成企业综合档案管理的全过程控制任务,在档案管理系统中起到核心的调节作用;档案管理负责人及档案工作人员则不仅要懂得档案管理的专业知识,还要懂得发电厂的各种专业知识、外语、计算机、网络技术、CAD制图技术等。要不断进行学习和继续教育,培养全能型、广博型人才,才能适应档案管理的需求。

2.建立档案管理各项制度、措施、办法,并狠抓落实

没有规矩不成方圆,档案管理各项制度就是档案工作顺利开展的保障,是闭环控制系统中确保PID调节器发挥调节作用的保证,是贯穿整个档案管理闭环控制系统每一个环节的重要组成部分。

(1)　明确档案管理职能:企业档案实行集中统一管理,并按规定提供利用。执行国家和上级档案管理的法律、法规,接受地方行政管辖区域内档案局的档案执法监督检查。贯彻落实企业制定的档案管理标准规定,指导、监督和检查各部门形成的文件材料的积累、整理、归档的具体工作。

(2)　制定档案的归档原则、归档范围、归档要求、保管期限;规定收集、分类、整理、立卷工作流程;明确档案的保管、统计、鉴定和销毁制度;规范档案的借阅和利用制度;落实档案的检查和考核制度等。

(3)　制定档案的动态跟踪中心工作的管理机制,如修改、补充改造项目竣工图编制规定、图纸跟踪修改替换规定和工作流程、及时更新信息资源网上共享等。

3.建立档案管理二级网络,落实网络体系运行及职责

从“闭环控制”理论来说,档案管理二级网络就是执行和反馈机构,只有将执行机构调整灵活了,信息反馈功能就能增强,整个管理系统的调节品质就能提高,最终的管理效益就能大大提高。

成立档案管理工作二级网络,使档案工作更好地服务于各种业务活动,提高各类档案的归档率、完整率、准确率,以便有效利用档案。也就是说各业务部门均设立兼职档案管理员和分管领导,定期开展信息交流反馈活动,使网络体系正常运行,进行动态的互动管理过程。

落实档案管理网络员主要职责:

(1)　国家档案法律法规,有关企业档案管理文件、标准、规范及有关规章制度的宣传、贯彻执行工作。

(2)　沟通档案部门与各部门之间的信息,及时反馈各部门对档案部门的需求,反馈各部门的生产、经营管理动态。掌握各部门生产经营管理动态,收集由此形成的原始材料移交归档。

(3)　建立档案的管理台账,如本部门的归档率、完整率、准确率统计表、月度考评、考核记录等。

4.畅通信息渠道,输入/输出、信息反馈等工作流程规范运作

档案管理实际上就是企业信息资源的管理,档案管理工作要提高管理效益,很重要的一点是使整个“闭环控制”系统能正常运转,走入良性循环的状态,也就是说最大限度地畅通信息渠道,便于输入更多的信息资源,不断丰富库藏档案资源的结构、种类、数量。目的是达到资源共享,满足企业生产经营发展的需要,提高档案利用效果。

所以,档案管理的“三纳入、四参加”制度的严格执行、工作流程的规范运作是关键。档案的价值是潜在的、发展的、不断扩大的,所以特别需要抓住今天,将信息资源收集好、管理好、使用好,造福后代。通过“三纳入、四参加”,档案人员掌握各类产生和形成档案的信息,收集第一手档案原始资料,并使档案管理现代化建设与企业管理现代化建设同步进行,基建档案管理与基本建设工程进度同步进行。

如某电力企业5台机组的脱硫工程建设已起步,作为重点工程项目最终必须通过档案专项验收,档案管理工作就要随时跟踪管理,防止原始的重要档案的遗失、防止过程中档案管理的脱节、防止隐蔽工程档案的遗漏等,为今后的生产和改扩建服务。又如,公司技改科技项目比较多,公司规定项目终结、申报评奖前需先进行档案验收等,都从源头上保证了档案收集归档的数量和质量,为企业的生产经营管理工作提供优质档案服务打下坚实的基础,也使档案室今后“有米可炊”。

三、强化信息服务,促进档案管理效益的进一步提高

整个管理系统的协调稳定发展,重点在服务,以服务观念贯穿整个档案管理工作中,档案管理员应该在不断提高档案管理业务水平的基础上,从提供档案服务中提高档案管理效益。

1.树立档案工作服务第一的观念

用全体档案人员的服务第一观念,使整个管理系统统一协调发展,各个档案信息收集环节、控制环节、干扰因素、执行机构、反馈环节等互相配合,形成闭环控制,形成良性循环。档案人员始终以为企业提供优质档案信息资源服务为宗旨,以良好的服务获得广大职工主动移交档案的自觉行为,想方设法提高自身的业务水平,提高档案管理水平,主动深入生产管理现场和管理处室班组,掌握业务部门档案的产生和对档案利用需求的动态情况,有针对性地进行控制档案管理工作,消除各种干扰因素,真正为企业的生产经营管理工作提供有效而优质的档案服务。

2.建立现代化的档案管理服务的手段和措施

强化档案服务手段的现代化、服务方式的标准化、服务行为的规范化,使档案管理实现现代化、数字化,建立“电子档案管理系统”进行网络资源共享的档案管理模式。如文书档案利用OA系统在公文流转后即时归档,在网上提供借阅服务;科技档案通过IE(Web)浏览档案库,实现网上档案阅览服务。

建立科技、技改项目图纸设计、修改的程序和管理流程,利用“电子档管理系统”及AUTO-CAD技术,将最新版本的图纸发放、替换和上网,实现动态的档案管理闭环控制和动态的跟踪服务。

企业综合档案资料目录及全文录入计算机的电子档案库,实现档案数字化、全息化管理,为更好地实现档案信息资源共享、达到高效的档案利用服务提供保证。

建立科技文献、科技情报、科技成果、电力期刊等信息全文电子阅览系统,以满足公司各级领导和广大技术管理人员的需求,提供电子信息资源服务。

3.开展档案利用效果分析,及时完善和修正档案服务工作

坚持广泛收集档案利用反馈信息,开展档案利用效果分析,及时对本单位在档案管理及开发利用过程中产生的效果进行分析,进行总结和分类比较:对档案利用效果明显的要加强跟踪管理,以发挥更大的利用价值;对效果一般的要改善服务方法,进行深层次加工,以逐步提高实际利用效果;对暂未产生利用效益的则进行分析研究,开发档案资源,寻找档案潜在的价值,为提高未来的档案利用价值做好准备。同时,借鉴兄弟单位或档案行业系统对档案开发利用服务的成功经验和失败教训,对照本单位的管理现状,不断改善管理方式方法,及时修正档案管理和服务,达到不断提高档案管理效果的目的。

综上所述,档案管理工作是基础工作,它不是生产、管理以及经济建设的“前线”,但是它是各项工作的“全部”。通过档案可以借鉴历史,总结经验教训,明示未来的发展方向,为各项发展提供基础支持,档案工作是任重道远。那么,如何使档案管理效益最大化呢?实施“闭环控制”,强化信息服务是有效途径。我们要开阔思路、创新管理、主动服务,完善“闭环控制”的各个环节,不断提高档案管理效益,才能使新时期的档案管理工作再上新台阶。