科技档案形成说明书的基本情况

指南型材料是以介绍档案内容为主要职责，帮助利用者熟悉馆藏档案基本情况的编研材料。其主要类型有文摘、专题目录、科技档案形成说明书、全宗指南等。

（一）文摘

文摘是以提供文献内容梗概为目的，不加评论或补充解释，精确简述文献重要内容的短文。其特点是严格忠实于原文，高度浓缩被摘录对象的中心内容，因而篇幅短小、文字简练。在日常档案编研工作中，常见的是科技档案文摘的编写。

科技档案文摘按表述内容的范围，分为报道性文摘、指示性文摘和报道—指示性文摘。报道性文摘旨在向读者提供文献中的定量和定性信息，内容应包括研究目的、方法、结果和结论等，使读者无需查阅原始文献就能了解文章的主要内容，字数以500字左右为宜。

指示性文摘又称“简介”，是对文献内容进行某种提示或描述，它只简要介绍研究的问题或概括性地表述研究目的，而对方法、结果和结论不作概述，从而为读者查找和利用科技文献提供线索，字数以200字左右为宜。

报道—指示性文摘兼具上述两种文摘的特点，通常以报道性文摘的形式表述文献中信息价值较高的部分，而以指示性文摘的形式表述其余部分，字数以200—500字左右为宜。

文摘不是简单的原文摘录，必须能确切地传递文献所包含的内容信息。因此，编写文摘时，首先要通读文献原文，在深入理解的基础上，再摘编要点，着手撰写。形成文稿后，还应与原文进行对照，力求全面、准确。

除科技档案外，文摘也可用于其他文书档案的报道介绍。文书档案文摘主要由编码、标题和正文构成。编码可视作档案文摘的代号，由档案馆（室）代号、档号、分类号组成。标题可沿用档案原标题。正文的编写规范与要求如前所述。

（二）专题目录

专题目录是根据实际需要将某个特定专题的档案标题，按照一定次序排列起来，以提供利用的一种档案信息检索工具。

与档案检索目录相比，专题目录在目录组织方面是按专题分类，不受档案实体排列次序的限制；在著录项方面，专题目录可视实际需求进行设置和变动。因此，专题目录具有简明实用、针对性强的优势。

编制专题目录可采取先总体、后局部的方式：第一步，设计著录项。著录项是揭示档案内容和形式特征的记录事项，包含档号、文件名、密级、保管期限、载体形态等。著录项的设计要充分考虑到利用者的需求，也必须与档案实体的保管、整理编目情况相一致。第二步，组合著录项。将著录项按一定顺序组合起来，再逐项录入内容。完成这一步骤后，专题目录已基本成型。第三步，撰写说明。专题目录的说明主要是向利用者交代目录内所涉档案的选取范围、起讫时间等背景信息，起到辅助利用的目的，可详可略。

（三）科技档案形成说明书

科技档案形成说明书，也称科技档案归档说明书，是一种全面、简明地介绍某一科研试验项目的概况及其档案形成的基本情况、反映科技档案之间有机联系的指南型成果。它适用于周期较长、结构复杂、形成的科技文件材料较多的项目。

概括起来，科技档案形成说明书的作用主要有两方面：一是了解概貌，借助科技档案形成说明书，利用者可以初步掌握科研项目的来龙去脉、研制试验过程和文件材料的形成归档等情况；二是指导使用，有了科技档案形成说明书，利用者能够有的放矢地查询相关档案，有的档案信息直接就可从说明书中获取，如项目名称（代号）、项目进展和完成情况、主要技术成果。

编写科技档案形成说明书的方式不一而足，相较之下，表格式值得推荐。表格式可依据不同类型科技档案的特点灵活设置类目，既便于编写、修改，也便于检索查询。一份完整的科技档案形成说明书包括封页、正文和尾页三部分。

封页的内容有：标题、项目名称（代号）、编写人（单位）、编写时间、档案代号等。其中标题一般为“科技档案形成说明书”，其余各项据实填写。

正文的内容有：项目来源、意义、概况、起止时间、参研参试的主要单位（人员）、研究中遇到的关键问题及解决情况、主要技术成果和技术指标、任务完成情况，以及归档的科技文件材料情况（如数量、种类、完整状况）等。

尾页的内容主要是审核和备注。审核是指编写者和与科研项目直接相关的负责人、主管部门的审查意见；备注是指对说明书内某些科技档案增删、更新情况的说明。

在编写科技档案形成说明书时，应做到内容准确、系统全面、表述简洁。档案人员要秉持严谨的科学态度，力求说明书内容完全与客观事实和研究数据相吻合；对于科研项目的概况和所形成档案的基本情况，要实事求是地加以介绍，切不可为达到某种目的而夸大其词或回避、隐瞒问题。编写过程中，要对科研活动的经过、结果进行适当的取舍和概括，文字凝练、易读易懂。

（四）全宗指南

全宗指南，亦称全宗介绍、全宗说明，是利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的指南型编研材料。根据国家档案局发布实施的《全宗指南编制规范》（DA/T 14-2012）的规定，全宗指南为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容和成分介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

全宗来源简况主要介绍全宗来源的背景信息，包括全宗构成者形成和职能、全宗档案的数量等。

档案内容和成分介绍是全宗指南的核心和主体，通常按全宗档案的实际分类体系进行介绍。目前采用较多的是，按全宗构成者的组织机构分类介绍和按问题分类介绍两种写法。档案成分和内容介绍基本采用综合概括的方法撰写，介绍内容包括：反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；涉及知名人物、著名历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；全宗内年代久远和特殊载体的档案。

全宗指南的介绍范围一般是针对一个全宗构成者，但实际工作中，还出现了一些特殊情况。其一为联合全宗，联合全宗是由历史上已经混杂在一起的多个全宗构成者的档案组成的全宗，因为多个全宗构成者的组织机构存在重叠，它只能按专题设置类项介绍档案内容和成分；其二为全宗汇集，全宗汇集是由若干档案数量很少的全宗组成的集合体，宜按形成单位分别介绍档案内容和成分；其三为人物全宗，人物全宗是由社会知名人士形成的档案而构成，它应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写。

充分占有材料是写好全宗指南的基础。可以通过翻阅全宗内的档案、查阅全宗卷、查阅与全宗有关的书籍、报刊和其他相关全宗的档案等方式来全面掌握全宗内档案的内容、特点与价值，进而作出恰如其分的介绍。

（五）档案馆指南

档案馆指南，又称档案馆介绍，是以文章叙述形式全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案与资料内容，指导利用者查阅档案资料的工具书。

档案馆指南能够向社会全面介绍档案馆，反映馆藏档案和资料的情况，利用者可以不受时间、地点限制，随时了解到相关档案馆及其馆藏状况，掌握利用档案过程中所需的各种信息。由于档案馆指南通常为公开出版物，因此，它是档案馆面对社会的窗口，借此可吸引更多的利用者，扩大档案馆在社会上的影响。对档案馆工作人员而言，可以利用指南全面掌握馆藏情况，及时准确地解决利用者提出的问题，对查找档案起到一定的指引作用。指南集中反映了一个档案馆的工作成果，强化了档案馆与利用者之间的沟通联系，有利于档案信息资源的开发。所以，各级各类档案馆历来重视这项工作，尤其是大型档案馆始终把档案馆指南的编撰视为一项重要的业务工作。

根据不同的分类标准，档案馆指南的种类有多种形式。按所介绍的档案馆数量不同，分为单一档案馆指南和档案馆网指南，如《上海市档案馆指南》属于单一档案馆指南，《上海地区档案馆信息指南》属于档案馆网指南；按介绍方式不同，可分为文字式指南、声像式指南、图片式指南；按内容详略不同，可分为标准型指南和简介型指南。目前采用较多的是标准型文字式的单一档案馆指南。1992年国家档案局批准实施的《档案馆指南编制规范》（DA/T 3-1992）是编制标准型档案馆指南的准则。

标准型档案馆指南一般由提示、正文及补充三部分构成。

提示部分包括：封面、扉页、前言和目录。

正文部分包括档案馆概况、馆藏档案介绍和馆藏资料介绍三个部分。档案馆概况主要包括档案馆历史沿革、内部机构设置、工作发展概貌、馆藏档案与资料综述、利用服务概览等。馆藏档案介绍除了介绍重要的全宗档案外，还要介绍非全宗形式的档案。馆藏资料介绍则是说明馆藏资料的基本情况和主要内容。

补充部分主要包括索引、附录、插图等。为了使读者检索方便，可编制人名、地名、机构、事件等多种索引。附录主要包括馆藏档案全宗名册、档案资料出版情况一览表、档案查阅的相关规章制度等。反映档案馆馆舍建筑、馆藏珍贵档案资料、档案人员工作情况的照片可以作为插图使用。