科技档案的超前控制

科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。了解科技文件的形成，掌握其成套性，是做好科技文件归档工作的前提。

1.科学技术研究文件的形成

（1）科研准备阶段：主要形成的科技文件有科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。

（2）研究实验阶段：主要的科技文件有各种载体的重要原始记录，如实验报告，计算材料，专利申请的有关材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。

（3）总结鉴定验收阶段：主要有工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况材料，决算材料等。

（4）成果和奖励申报阶段：主要有成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（5）推广应用阶段：主要有推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

2.工业产品档案的形成

（1）调研阶段。主要形成各种调查报告，预测和评价材料，产品开发建议书、计划任务书及批准文件。

（2）前期开发阶段。主要形成各种设计图样，实验数据和报告材料，计算和说明材料，各种配方等。

（3）后期开发阶段。主要形成技术任务书，技术设计和工作图设计，工艺方案，各种工艺卡，工艺守则，以及专用工艺装备等。

（4）样品（机）试制阶段。主要形成全套产品设计图样，产品鉴定大纲，试制报告和设计定型报告等。

（5）小批试制阶段。主要形成各种试制记录和鉴定报告等。

（6）正式生产阶段。修改完善全套产品图样和工艺文件。

3.基本建设文件的形成

（1）科研阶段。主要形成项目建议书及报批文件，项目选址意见书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件，设计任务书、计划任务书及其报批文件等。

（2）勘察设计阶段。主要形成工程地质、水文地质、勘察报告，总体规划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，施工图设计文件等

（3）施工准备阶段。主要形成征地、移民文件，施工执照，招标投标、承包合同协议，专项申请、批复文件等。

（4）施工阶段。主要形成开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施文件，施工工艺文件，原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，建筑材料试验报告，设计变更文件，各种施工记录，隐蔽工程验收记录，工程质量检查、评定，技术总结，施工预、决算，交工验收记录证明，竣工报告、竣工图，施工监理文件等。

（5）竣工验收阶段。主要形成项目竣工验收报告，工程设计总结，工程施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程审计文件，专项验收审批文件，竣工验收文件等。

4.设备仪器文件的形成

自行设计制造的设备，其形成的文件：

（1）订货阶段。主要形成调研考察报告，申购报告、论证报告，上级或主管领导批复和准购批示，招标投标文件，定购合同，进口设备过程中有关的谈判记录、技术商务文件等。

（2）开箱验收阶段。主要形成设备开箱记录及装箱单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，设备说明书及全套随机文件材料等。

（3）安装调试阶段。主要形成安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单等。

（4）使用维护阶段。主要形成使用、检修、故障事故记录（设备履历书），重大事故的调查分析及处理意见，技术改造和开发过程中形成的技术文件材料等。

科技文件的积累，是指按照一定的要求和方法，将科技生产活动中形成的科技文件及时集中和妥善保管起来，为归档移交做准备的一项工作。

1.科技文件积累的要求

（1）明确积累职责。根据《科学技术档案工作条例》的规定，各单位应当把科技文件材料的积累纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。档案部门有责任对科技文件的积累工作进行监督、指导和检查。

（2）明确积累范围。凡是在科技活动中形成的科技文件均属于积累范围，积累范围应当宽于归档范围，为科技文件的归档鉴别留有一定的余地。凡属于积累范围的科技文件应按其形成过程和内容成分有秩序地排列出来，以此作为积累工作的依据。

（3）确保积累质量。主要是在积累过程中维护和确保科技文件的完整、准确、系统和安全。

2.科技文件积累的方法

开展科技文件积累工作，一般由档案部门预先制发“科技文件积累袋”，供负责积累工作的人员使用，在“积累袋”封面上印制文件材料目录表，以便积累登记。科技文件积累的具体方法有以下三种：一是由科技人员个人积累；二是由专兼职资料员积累；三是由档案部门代为积累。

1.“三纳入”规定

所谓“三纳入”，就是各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，纳入有关部门和有关人员的职责范围。科技文件是科技活动的产物，科技文件管理是科技管理的有机组成部分，因此，“三纳入”的实质是从加强科技管理入手，将科技文件的管理与科技管理紧密结合起来，实行一体化管理。

2.档案部门参加项目验收制度

按照《科学技术档案工作条例》的要求，各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能通过验收。

3.“四同步”管理

根据《科学技术研究档案管理暂行规定》，科研工作和建档工作实行“四同步”管理，下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。通过“四同步”管理，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。

4.设备开箱验收制度

设备开箱验收制度是保障设备文件及时完整归档的可靠措施。各单位档案部门应参加设备开箱验收活动，负责清点设备随机文件，形成设备开箱验收记录，履行签字手续。设备开箱验收记录原件归入档案室，以便设备安装调试结束时核对应归档的设备随机文件。

5.竣工图的编制规范

基本建设竣工图是真实地记录各种地下地上建筑物、构筑物等情况的技术文件，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据，是国家的重要技术档案。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）对竣工图的编制规范作了明确规定。

（1）竣工图编制要求

①各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

②竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

③按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

④一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，但要加盖并签署竣工图章。

⑤涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

⑥同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

⑦建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

⑧竣工图图幅应按《技术制图、复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求，统一折叠。

⑨编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

（2）竣工图的更改方法

①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

②利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

③无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

④图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

⑤有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。

⑥新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

（3）竣工图章的使用

所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。竣工图章样式如图2-6所示。

图2-6　竣工图章样式

（4）竣工图的审核

竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。竣工图应符合以下质量要求：

①竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。

②竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。

③一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

④国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。

1.组卷的基本要求

科技文件组卷应遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）的规定，科技文件组卷的基本要求是：案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；案卷内科技文件要齐全、完整，签章手续完备；案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合档案保护要求。

2.组卷方法

科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件应按其项目、结构、阶段或台（盒）等分别组卷。常见的组卷方法有以下几种：

（1）按部件组卷。就是按照机械产品和设备的系统或部件将其科技文件分别组成不同的案卷。这种方法主要适用于机械产品和设备等科技文件的组卷。

（2）按结构组卷。就是按照基本建设项目的内部结构将其科技文件分别组成不同的案卷。这种方法主要适用于基本建设项目等科技文件的组卷。

（3）按阶段组卷。就是按照科技活动的阶段或工序将其科技文件分别组成不同的案卷。这种方法主要适用于科研项目和生产工艺等科技文件的组卷。

（4）按专业组卷。就是按照科技文件内容所反映的专业性质将其分别组成不同的案卷。这种方法主要适用于标准设计文件、竣工图的组卷。

（5）按其他方法组卷。即按照问题、时间、地区、责任者、文件名称等特征进行组卷。这些方法适用于科技活动中形成的管理性文件以及气象、水文等其他类型的科技文件的组卷。

3.案卷内科技文件的排列

科技文件宜按系统、成套性特点进行排列。案卷内管理性科技文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。案卷内科技文件排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。

4.卷内科技文件页号的编写

案卷内科技文件均在有书写内容的页面编写页号。单面书写的科技文件在其右下角编写页号；双面书写的科技文件，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

5.案卷封面的编制

案卷封面填写的项目包括：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等。其中，案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

6.卷内目录的编制

卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前，其填写的项目包括：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等。编制方法如下：

序号应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要负责者。文件材料题名应填写科技文件材料的全称。日期应填写科技文件材料的形成日期。页数应填写每件文件的总页数。

7.卷内备考表的编制

卷内备考表排列在卷内文件材料之后，或直接印制在卷盒内底面。主要填写案卷内全部文件的总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者签名。检查日期应填写审核日期。互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

8.案卷的装订

案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠应符合《科技制图、复制图的折叠方法》的规定。

以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章（图2-7），并填写档号和序号。

图2-7　档号章格式

科技文件的归档工作，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和手续。

1.归档范围

确定归档范围的标准是科技文件是否具有保存价值。一般说来，凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。各单位应研究分析本单位科技生产活动的范围，全面掌握本单位在科技生产活动中形成的科技文件的种类和成分，根据国家和专业主管部门制定的科技文件归档范围，结合实际，确定具体的归档范围。

2.归档时间

归档时间应根据不同类型的科技文件的形成特点来确定，一般有以下几种方法：

（1）在项目结束后归档。工业企业产品、科研课题、基建等项目形成的文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（2）分阶段归档。周期长的工业企业产品、科研课题、基建等项目形成的文件材料可分阶段归档。

（3）分单项归档。规模较大的科研课题、基建等项目形成的文件材料可分单项归档。

（4）按年度归档。管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

（5）随时归档。科技活动中的变更、修改、补充的文件材料以及磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在形成后及时归档。

3.归档份数

是指同一科技文件归档的数量。凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份或一套。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加归档份数。

4.归档要求和手续

归档要求包括：归档工作应由相关科技业务部门承担；归档的科技文件应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、签署完备、有利于长久保存；归档的科技文件必须完整、准确，并经过系统整理，由项目负责人审查后及时归档；档案部门应做好对科技文件归档工作的监督和指导。

归档时，交接双方应对归档的科技文件进行认真核对，填写归档移交单，并履行签字手续，归档移交单交接双方各留一份以备查考。科技文件归档移交单格式如下（表2-22）。

表2-22　科技文件归档移交单

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2008）的要求，重大建设项目文件的归档应做好以下工作：

1.项目文件的整理要求

建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。具体分工如下：

（1）建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。

（2）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

（3）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

（4）设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

2.项目文件的归档

建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。

根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合国家规定。外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

3.项目文件的归档审查

施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。