科技档案案卷编目

（一）案卷内科技文件页号的编写

1. 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。

2. 已有页号的文件可不再重新编写页号。

3. 卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（二）案卷封面的编制

案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式，其式样见图11-1。案卷封面的项目填写要求和方法如下。

图11-1　科技档案案卷封面（示例）

1. 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。

例：

（1）关于××道路新建项目可行性研究报告的请示及批复。

（2）关于××××单位工程的施工组织设计及围护、模板等专项施工方案。

分析：在建设项目具体施工中形成的案卷，有些可能只针对某个单位工程甚至某个分部工程、分项工程、某个专业，拟写案卷题名时，若先拟写整个项目名称，再层层拟写一系列上位项目名称，则造成案卷题名过于冗长，因此，应视具体情况或内容，根据案卷反映的内容，综合填写名称，如本例中拟写该单位工程名称。其他还有诸如拟写结构名称、里程名称、专业名称、建筑材料名称等类似情况。

（3）关于×××型号发动机详细设计专家评审会议材料。

（4）关于××××外购设备的操作手册、产品合格证、保修证书等随机文件。

（5）关于××××研究课题成果鉴定报告。

2. 立卷单位：应填写负责组卷部门或单位。例如，对建设项目而言，项目前期和项目验收阶段形成的文件材料，一般由建设单位收集组卷，这些案卷的“立卷单位”即填写建设单位名称；而项目施工文件、监理文件、竣工图等，由施工、监理等参建单位收集组卷后提交建设单位，这些案卷的“立卷单位”填写施工、监理单位名称。

3. 起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间，即年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。

4. 保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。档案保管期限分为永久和定期。定期一般可划分为长期和短期。实行《企业文件材料归档范围和档案保管期限的规定》的单位，应以“标时制”划定定期档案的具体保管年限，如30年、10年。

5. 密级：应填写卷内科技文件的最高密级。例如，某案卷内，有一件密级为机密的文件，一件密级为秘密的文件，其余文件均不涉密，则该案卷密级应定为机密。

6. 档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

（1）全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。

（2）分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定。

（3）项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。

（4）目录号：应填写目录编号。

（5）案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

科技档案档号结构和科技档案整理工作中的分类工作密切相关。档号设置的要求和方法将在本章第四节讨论。

（三）案卷脊背的编制

案卷脊背印制在卷盒侧面，包括案卷题名、保管期限、档号三个项目，其填写方法同“案卷封面的编制”中的有关内容。脊背项目可根据需要选择填写。

（四）卷内目录的编制

卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见表11-1。卷内目录的项目填写要求和方法如下。

1. 序号：应依次标注卷内文件排列顺序，用阿拉伯数字依次标识，如1、2、3、4……

2. 文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

3. 责任者：应填写文件形成者或第一责任者。

4. 文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

5. 日期：应填写文件形成的时间，即年、月、日。

6. 页数：应填写每件文件总页数。

7. 备注：可根据实际填写需要注明的情况。

8. 档号：填写方法同“案卷封面的编制”中有关内容。

有些情况下，卷内目录不需编制过细，例如，某建设项目档案中一个案卷，内容是某分项工程的验收记录及该分项工程下197个检验批的验收单，这些检验批验收单都是规格统一的标准化单页表单，每一件仅是验收部位等的不同，且分项工程验收记录本身也对其检验批具有一定的汇总索引功能，如将这197个检验批一一罗列到卷内目录中则过于冗长，对检索利用的便利性提升也不大，因此，可灵活地将197个检验批的验收记录单作为一个文件整体，拟写文件题名，将有关要素揭示清晰即可。

表11-1　卷内目录

（五）卷内备考表的编制

卷内备考表式样见表11-2。卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，其应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。卷内备考表的项目填写要求和方法如下。

1. 立卷人：应由立卷责任者签名。

2. 立卷日期：应填写完成立卷的时间。

3. 检查人：应由案卷质量审核者签名。

4. 检查日期：应填写案卷质量审核的时间。

5. 互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。所谓互见号：是指反映同一内容但另行保管的其他载体档案的档号。设立互见号的目的是为了能够便捷地查找到反映同一内容的其他载体形式的档案。对纸质档案而言，应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

6. 档号：填写方法同“案卷封面的编制”中的有关内容。

（六）案卷目录的编制

案卷目录式样见表11-3。案卷目录的项目填写要求和方法如下。

1. 序号：应填写登陆案卷的流水顺序号。同卷内目录的“序号”填写方法一致，用阿拉伯数字依次标识，如1、2、3、4……

2. 档号、案卷题名、保管期限三个项目，其填写方法同“案卷封面的编制”中的有关内容。

3. 总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。

表11-2　科技档案卷内备考表（示例）

4. 备注：可根据惯例需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

表11-3　案卷目录

（续表）