响应时间与自由时间，时间管理的步骤和技巧

时间：2022-10-02 理论教育版权反馈

【摘要】：管理者的时间一般可分为两部分：一部分为不可控时间，用于响应其他人提出的各种请求、要求和问题，这部分时间被称为响应时间；另一部分是管理者可以自行控制的时间，被称为自由时间。因此，为了顺利实现目标和计划，我们应掌握时间管理的技巧，要明确目标，懂得取舍，学会说“不”，养成好习惯。有效运用时间的关键在于减少时间的无谓浪费，而不应简单地加重自己的工作负荷。

有效的管理者清楚时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源的制约，而在我们称之为“工作成就”的生产程序里，最稀有的资源就是时间。机械工业出版社，2009：25." class="calibre9">^[1]因此，我们必须学会如何围绕工作目标，合理分配时间资源，充分利用各种内外部力量，有效完成工作中的大事、要事和急事。

一、响应时间与自由时间

每个人都无法完全控制自己的时间。作为组织中的管理者，他们的时间常被他人所占用，被迫忙于日常事务，以及常会被要求去处理各种各样的意外事情。管理者的时间一般可分为两部分：一部分为不可控时间，用于响应其他人提出的各种请求、要求和问题，这部分时间被称为响应时间；另一部分是管理者可以自行控制的时间，被称为自由时间。管理者一天的大部分时间属于响应时间。而自由时间是可控的，所以时间管理的重点也就在如何用好自由时间上。

令人遗憾的是，对于大多数管理者而言，自由时间是非常有限的，而且是以分散的形式存在的。高级管理者真正能自由运用的时间，大概只占其工作时间的1/4，也就是说，其只有1/4的时间能用在重大事务上，能用在有所贡献的事务上，能用在应该做的事务上。^[2]因此，如果要有效地进行时间管理，人们就必须知道什么时间是自由时间，并能通过对活动的合理安排，把这些时间组合在一起，并加以充分地利用。

二、时间管理的步骤

时间管理是为了有效地利用时间。这就要求管理者明确在一定时期内所要达到的目标、所需进行的活动和每一项活动的重要性与紧迫性。时间管理一般包括以下步骤：

（一）列出目标清单

你需要列出自己或者所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标清单。通过强迫自己制作清单，你便对自己的时间进行了组织。在统筹考虑可能需要完成的一切事情的同时，你考虑该做什么和不该做什么，并考虑如何使用你的时间及为何这样使用。^[3]

（二）将这些目标按重要程度排序

并不是所有的目标都同等重要。如果对目标不进行主次之分，你往往觉得每一个目标都很重要，每一个目标都需要自己去完成，那么你将被琐碎的事情缠身。既然每一个人所拥有的时间是有限的，我们就要把时间投入到最具价值、最重要的事情上。

（三）列出实现目标所需进行的活动

有了具体明确的目标，就要进行目标的分解，可先从最终目的开始，确定目标实现的途径及所需开展的活动。对于组织的管理者来说，他们需要把总目标分成各个分目标，具体到每个部门、每个人的职责和任务。

（四）对所需进行的活动排出优先顺序

对于每一个要实现的目标，我们都应该对与其相关的活动进行排序。为了提高做事的效率，我们需要明确各项活动的重要性和紧迫性程度，聚焦于对目标实现具有重大影响的活动。

（五）按优先顺序制定每日工作时间表或备忘录

根据活动的优先顺序，制定相应的时间表。当工作任务比较繁重的时候，可采取加班加点与延长工作时间的方式。在备忘录里，可把每日所要做的事情都列出来，要注意的是所列事情不能太多，以3～6件事情为宜。

每一个有效的执行过程都源自每日任务清单。这是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具。当你制作每日任务清单并开始使用的时候，你的工作效率将会提高25%。这意味着在每一个八小时的工作日里，你将额外获得约两小时的工作时间。通过使用任务清单，你可以更快地摆脱繁杂与理清头绪。^[4]

（六）按工作时间表开展工作

在工作中，要严格按照时间表进行。每做完一件事情，都要看一看下面一件事是什么以及可以有多少时间来处理这件事。我们尽可能地按时完成任务，若不能按时完成或有例外的事情发生，则要重新评价其重要性和紧迫性，并据此确定将此事推后或修改工作时间表。

（七）回顾当天的时间运用情况并安排第二天的活动

在每天工作结束前，我们要回顾一下当天工作的效果，并合理安排第二天或今后的工作。在对一天的时间管理情况进行分析时，可以采用时间管理的自我诊断法：系统评价自己对时间的使用情况，了解自己时间使用的类型，明确自己的时间管理是否得力，方法是否得当，带来的效益如何，进而不断得到关于如何更好运用时间的启示，改善使用时间的方法，提高时间管理的有效性。^[5]

三、时间管理的技巧

人们把大量时间用于“睡觉”、“排队”与“应酬”上。人们如果不善于安排自己的工作与生活时间，就会感觉时常陷于被动与紊乱之中。因此，为了顺利实现目标和计划，我们应掌握时间管理的技巧，要明确目标，懂得取舍，学会说“不”，养成好习惯。

（一）拟定工作计划

明确的目标及计划是有效时间管理的前提。为了更好地掌控时间与提高工作效益，我们需要事先拟定工作计划，其关键在于以下三个环节：

1.确定工作目标

组织的每个岗位都有相应的工作目标。工作目标是组织成员行为的导向。事实表明，在明确工作目标的基础上，重视并实施时间管理的员工，比只注重忙于处理各种琐事的员工，工作效率要高得多，发展状况要好得多。我们要着眼于未来，着眼于完成必须做的事情，引领自己向着美好的愿景前进。

2.明确工作任务

我们需要明确具体的工作任务，并预计每件任务所需的时间。每个人都应根据自己的工作目标来分解与明确需要完成的工作任务，并清楚其中的关键任务。在列出任务清单的时候，一定要把它们看成一个整体，而不是零碎的工作组合。

3.制定行动方案

我们应根据工作任务的特点来制定相应的行动方案，因为有针对性的行动方案能大大提高目标达成的效率与效果。在制定行动方案时，应关注的要点为：其一，要将工作目标与工作任务划分为若干阶段，明确每个阶段的工作重点、行动步骤与时间要求；其二，要根据工作目标与工作任务进行资源的合理配置，发挥自身优势、整合外部资源与提升自身迫切需要加强的方面，以保证计划的顺利实施；其三，要对意外情况做出充分的准备，在对环境变化进行预测的基础上，准备多个行动方案，努力使行动方案更切合实际情况，以更好地发挥行动方案的指导作用。

（二）合理运用时间

每个人都要懂得珍惜时间，合理运用时间。如果希望做出富有成效的事情，就必须把时间资源投入到重要的事情上。

1.区分轻重缓急

大多数人工作紧张、匆忙且缺乏成效的原因，就在于一天到晚忙于处理各种紧急事情，时时陷于“救火”的境地。有效运用时间的关键在于减少时间的无谓浪费，而不应简单地加重自己的工作负荷。在现实中，面对瞬息万变的组织环境，人们的工作压力不断增加，生活与工作节奏越来越快。在这种氛围中，许多人往往过分重视他人对自己的看法，为外部的各种诱惑所左右，从“忙”到“盲”（失去方向），再从“盲”到“茫”（不知所措），甚至透支生命、失去自我。华夏出版社，2012：322." class="calibre9">^[6]

为了有计划地使用时间，我们首先必须将自己要做的事情进行罗列，并给所有罗列出来的事情定一个完成期限。但仅仅列出需要做的事情是不够的，更重要的是应按照事情的性质进行适当分类，并据此安排自己的时间。我们可按照事情的重要性和紧迫性程度，把所有事情分成四类：重要且紧迫的事情；重要但不紧迫的事情；紧迫但不重要的事情；既不重要也不紧迫的事情。

2.专注重要事情

史蒂芬•柯维在《高效能人士的七个习惯》一书中指出，你首先要处理那些重要且紧迫的事情，其次要处理重要但不紧迫的事情，再次处理紧迫但不重要的事情，最后才处理既不重要也不紧迫的事情。在具体做法上，也相应可分成四类：必须马上做；有时间就应该做；可授权给他人做；没有必要做。图6.5给出了对待各类事情的基本做法及一些具体的情形。我们应结合工作目标，懂得放弃不需要做的事情。如果一个人在工作中经常耗费时间处理其实不那么重要的事情，而耽误了真正重要的事，就有可能陷入“费力不讨好”的局面。因此，提升工作成效最基本的思路就是“做好重要的事情”。

每个人都有自己的最佳工作时间段，有的人上午精力充沛，有的人下午干劲十足，而有的人则是典型的“夜猫子”。因此，我们应遵循自己的生物钟，认真了解自己的工作效率周期，知道自己办事效率最佳的时间是什么时候，以妥善安排工作。我们应把那些应该优先办的事情和重要的事情安排在高效率的时间段而把不重要的事情尽量安排在低效率的时间段。你越专注于做那些能够最有价值地利用你的时间的几件事情，你在这些事情上的表现就会越好，你完成每一件事情所花费的时间就会越少，你的努力和所投入精力的回报就会越多人生目标的公认体系.关小众译.北京：电子工业出版社，2003：16." class="calibre9">^[7]。

图6.5　时间安排方法^[8]

3.一次只做一件事情

同时想做很多事情的习惯常引起人的紧张、匆忙和焦虑等情绪。解决该问题的根本办法是：要求自己一次只做一件事。把你需要做的事情想象成一大排抽屉中的一个小抽屉。你的工作只是一次拉开一个抽屉，令人满意地完成抽屉内的工作，然后将抽屉推回去。你不要想着所有的抽屉，而要将精力集中于已经打开的那个抽屉。用这种态度来办事，不仅使自己产生轻松感，而且有利于下一件事的顺利进行。^[9]

4.集中处理类似事情

把类似事情或顺道可以完成的事情集中处理，以及把同类别的档案资料放在一起，可以省掉来来回回的过渡时间或找资料的时间。例如，除了需要及时回复的重要急件外，对于其他所有的邮件，都可在一周里抽出某一段时间进行集中处理；把有待回复的电话累积到某一时刻，集中一次进行回复。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，会提高效率。

5.学会委婉拒绝

一旦确定了哪些事情是重要的，对于不重要的事情，我们就应当勇于说“不”，并善于说“不”。“承诺过多”的人会失去自由，失去重点，并最终失去自我。“脸皮厚”的人经常利用他人不好意思拒绝的弱点，把事情推给别人做，而“脸皮薄”的人则每天都累得要趴下。因此，我们要懂得说“不”，且为了照顾对方的“面子”，应注意拒绝的态度与方式，委婉地让别人知悉自己的立场。我们应清晰地向对方传达“不”的信息，而不是模棱两可的回答，让对方有时间处理好自身的事情。

6.预留弹性时间

在时间安排上，我们必须留有弹性，即不要把自己的工作日程排得过满。一般来说，要留有一定的机动时间，以用来应对各种打扰和无法预期的事情。若每件事情都掐点处理，万一出现突发的事情，如不速之客来访、家里有急事、约定的客户迟到以及上司突然增派任务等，那么时间计划就真的等同于“鬼话”了。因此，要为意外之事，尤其为紧急且重要之事预留时间，即努力协调好例行公事与例外急事，增加日程安排的灵活性，并在时间计划中体现出来。

7.记录和反思时间使用情况

德鲁克认为：要提高时间管理的有效性，首要的就是了解自己的时间在实际上是怎么耗用的。因而，我们应坚持将自己的实际使用时间的情况记录下来，了解自己的时间是如何使用的，并不断地进行反思和调整，以有效地提升自己的时间运用效果。

（三）善于借助外力

当个体单靠自己的时间与能力难以完成事情时，就必须要借力借势，依靠外部力量完成工作任务，其本质是“如何善于利用外在的人力与物力，以更好地达成个人的目标”。

1.善借于人

当仅靠自己的力量无法完成本职工作时，或者他人更擅长完成某些事情时，就应该借他人之力。一个人在“借他人之力”时，必须考虑借的条件：一是自身有借的需要，不借不行，借了更好；二是他人有借用的价值。他人的能力足够胜任所需承担的任务；三是他人肯借给你。这要求自身有足够的实力与充分的理由。

2.善借于物

俗话说：“磨刀不误砍柴工”。“利刀”能显著提升个人的工作效率，有效的工具可节约大量时间。人们可以使用个人信息管理工具安排活动日程，可以利用完备的网络系统快速获得所需信息，可以使用性能卓越的计算机、扫描仪、传真机、打印机、手机等加快自己的工作进度。

3.优化工作空间

有序、干净、宽敞的工作空间既可以改善工作成效，又可以改变个人心情。肮脏的桌面，乱放的文件，过多的杂物，几乎在每一个工作场所都可以看到。时间管理专家告诉我们，杂乱对于生产力来说，是具有破坏性的，杂乱会引起情绪紧张，杂乱会导致无所作为，杂乱会降低效率^[10]。要让自己心情舒畅，要让自己赢得时间，就必须优化自己的工作空间，使桌面保持整洁，使文件有序排放，使必备之物伸手可及。总之，我们要努力使工作区域更具有吸引力，让自己喜欢待在这个区域。

（四）克服自身陋习

时间是生命中最宝贵的资源，容不得浪费。在日常的生活和工作中，人们往往因为自身的一些陋习，导致宝贵的时间被白白地浪费掉了。有效的时间管理者正视自己的问题，着力提高自身的工作效率。

1.改变拖拉习惯

拖拉的习惯会让事情变得杂乱无章，又会妨碍整个团队的工作进度。如果一个人习惯于把事情拖到最后期限才着手处理，那么最后的结果当然难尽人意。试想一下，有多少次因自身的拖拖拉拉而成为领导眼中的“问题员工”？有多少事情因自身的一再拖延而失去补救的时机？又有多少机会因自身的拖沓习惯而失去？因此，如果不改变这一陋习，就难以赢得他人或领导的认可。只有当日事当日毕，把握住今天，才能提高工作效率，才不会天天忙于处理“历史遗留的问题”。林恩•莱夫利总结了拖拉与思考的标志（见表6.3），有助于人们认识自己的状态（思考或拖拉）。他指出，当出现思考的情形时，你不需要担心，因为你不过是在思考、在斟酌，准备尽可能地做出满意决策。吉姆•兰德尔提出的战胜拖拉症的策略（见表6.4），则有助于人们改变拖拉习惯。

表6.3　拖拉的标志与思考的标志

资料来源：林恩•莱夫利.不再拖拉——教你立即行动的7个步骤.唐艳军，张晓明，王华译.北京：中信出版社，2002：10—11（略有调整）.

表6.4　战胜拖拉症的策略

资料来源：吉姆•兰德尔.时间管理——如何充分利用你的24小时.舒建广译.上海：上海交通大学出版社，2012：94（增加了部分内容）.

2.改变消极态度

消极态度是造成个人浪费时间的重要缘由。有些人在受到客户的谩骂或是上级的批评后，就消极地对待工作，或者在工作中处于“无为”的状态。假如你对生活与工作中的某一方面感到不愉快，请对自己说“责任在我”，并积极着手进行改变。当你勇于承担责任时，你会感到自己非常有力量。你能承担的责任越多，你所拥有的自信心和能量就越强；你能承担的责任越大，你会感到自己的才干和能力越大。当你寻找托词，责备、抱怨或批评他人的时候，实际上你已在逃避责任。这削弱了自己的决心，削弱了自己的价值。即使企图把责任转移给别人，你也无法逃脱责任。如果你此时放弃了对工作的支配权，而且把自己看作是受害者，就会变得消极且听天由命。这种思维方式会把人引向死胡同。个人应该拒绝继续沿着这条道路前行。^[11]即使个人无法改变有些事情，也可以尽量去争取好的结果。这比放弃改变而沉溺于悲伤好得多，因为在力所能及的范围内把事情做得更好一些也是一种成功。

3.改变工作方法

人们要想提高效率，最快的方法是使用别人已证明有效的方法。如果一个人在工作的过程中，不顾自己的时间与精力限制，从头到尾都是自己在不停地摸索，而不知道借助团队的力量，或者利用别人的工作经验来完成自己的工作，那么可能的结果是耗费大量时间与精力，工作却没有很好地完成。因此，学习、模仿与借鉴成功者的工作方法是个人有效利用时间的重要手段。即使从事创新性工作，个人通常也需要依托众人的努力与他人的协助。

（五）及时采取行动

制定时间管理计划与掌握时间管理技巧固然重要，但更重要的是将这些计划、技巧付诸实践和行动。及时行动会帮助我们节省很多时间，同时让我们的目标和计划变为现实^[12]。我们应该按照计划，着力执行每一行动步骤，努力不把今天的任务留到明天。管理者可以把一个日计划表放在办公桌上醒目的位置，在完成一件事情后，在上面做一些标记。我们可以让自己的同事监督自己的工作，互相提醒各自的行动计划。对于专业技术人员来说，可以将每天任务的解决之道一一列举出来，将每天的工作情况与预期程度加以比较，从而清晰地掌握哪项工作没有做或没有做好，并采取更为有效的行动。

早一点行动就可能获得先动优势。人们需要放弃一些理想化的东西，让自己赶快行动起来，以把握关键时机。无论从事什么工作，都会面临一些挫折、失败与痛苦。如果一个人尽心尽力，兢兢业业，永不放弃，不断行动，那么即使陷入困境的事情也往往会在自己的坚持下峰回路转。面对复杂多变的环境，我们要未雨绸缪，善于观察，勤于思考，总结已做过的工作，改进行动方式，并积极行动。如此，工作将会变得更为多姿多彩。我们只要相信自己，合理运用时间，一路向上攀登，就能创造奇迹，到达梦想的目的地。

思考题

1.如何理解目标的作用？

2.组织使命、愿景和目标有何不同？

3.组织目标和个人目标之间有何关系？

4.目标制定过程包含哪些步骤？

5.如何理解计划的重要性？

6.一项完整的计划包含哪些内容？

7.如何使自己专注于重要的事情？

8.如何进行有效的时间管理？

注释

[1]彼特•F.德鲁克.卓有成效的管理者.许是祥译.北京：机械工业出版社，2009：25.

[2]彼特•F.德鲁克.卓有成效的管理者.许是祥译.北京：机械工业出版社，2009：47.