展会时间管理的基本原理与步骤

8.1.2　展会时间管理的基本原理与步骤

展会时间管理是充分考虑到时间因素在展会筹备及正式举办过程中的重要性，从时间方面对展会筹备及正式举办过程中的各项工作进度及其整体协调性进行管理，在时间方面保证展会成功举办。

1.基本原理

对展会进行时间管理，要遵循以下七个基本原理：

（1）时间性原理。会展业的一大显著特点是：事先确定一个展会将要开幕的日期并对展会的各项工作进行策划和安排，然后在这个日期到来之前按预定的计划陆续完成展会的各项筹备工作。这一特点使展会筹备给自己定下了一个最后期限，在这个期限之前必须圆满完成各项既定的筹备工作；一旦这一开幕日期确定下来，以后的工作“是在与时间赛跑”。因此，对展会进行时间管理，首先要充分重视时间因素的作用。

（2）系统性原理。举办展会是一项涉及面很广的系统工程，展会筹备本身的各项工作，和其外围配套工作都聚合在这个大系统之中，这使展会工作具有以下三个特点：第一，聚合性。展会的各项工作可以分成若干个子系统，展会举办工作是这些既相联系又各自独立的子系统的大聚合。第二，层次性。展会举办工作是有很强的层次的。第三，相关性。展会的各项筹备工作互相配合、彼此影响、相互关联，各项工作具有很强的相关性。所以，对展会进行时间管理，要将展会看成是一个大系统，以系统的眼光来管理展会的各项工作。

（3）人本原理。会展业是现代服务业的重要组成部分，在现代服务业中，提供和从事服务的人起了重要的作用，服务质量的好坏和提供该服务的人的表现直接相关。对展会进行时间管理，要充分调动人的积极性，重视人的能动作用，实行人本管理。使客户得到最完美的展会专业服务是展会时间管理的追求。

（4）团队合作原理。会展业是一个依靠团队协作来获得成功的行业。展会筹备工作是多项工作的集合，各项具体工作又互相影响、彼此关联，一项工作的执行结果直接影响到另一项相关工作的展开，一项工作的滞后会使另一项相关工作更加滞后，展会成功举办是团队精诚协作的结果。

（5）责任原理。展会的工作分别由不同的部门去分工完成，要在既定的时间前完成各自的工作，展会管理必须在合理分工的基础上明确每个部门甚至每个人的任务和责任。责任不是一个抽象的概念，它是在数量、质量、效益，尤其是在时间方面有严格要求的行动规范，各部门或者责任人必须在规定的时间前完成各自的任务，只有这样，展会才能如期举行。

（6）效率原理。展会工作的时间性决定了该工作必须要非常讲究效率，“时间不等人”，一旦展会的开幕时间确定下来，要在既定的时间前圆满完成各项筹备工作，工作不讲究效率是不行的，工作拖拖拉拉是办不成展会的。

（7）创新原理。会展业要有很好的计划性、系统性和协调性，展会的很多程序和活动都是事先策划好了的，届时只要按策划方案具体实行就可以了。但是，计划性强并不就是说展会业就可以因循守旧，一旦策划方案确定了就不能更改。其实，没有十全十美的策划方案，一旦环境改变，策划方案的某些内容也必须跟着改变，否则，守旧的脚步永远跟不上市场变化的翅膀，展会业不注重时刻和环境保持协调就难以圆满成功，不跟上市场需求的变化就会被市场所抛弃。创新是会展业永恒的主题，举办展会不能没有创新。

表8‐2　展会时间管理七原理及其对应策略

2.步骤

在上述原理的指导下，展会时间管理一般分为五个步骤：

（1）目标选择。目标选择就是采用MBO的管理办法，确定自己在某一段时间内计划要达到的目标，各目标必须在什么时间内达到。这些目标构成了展会在这段时间内的行动指南。

（2）目标排序。并非所有的目标都是同等重要和要同时实现，给予限定的时间，并按照目标的重要性和紧急性排出优先次序，分清主次，计划好哪些目标必须优先在限定的时间内加以实现。

（3）行动列表。采用MBO的管理办法，列明为实现上述目前所需要的各种行动，预计好各行动完成的结果和所需要的时间，将工作进行分解。

（4）行动优化。按每一个计划目标，对实现各目标所需要进行的各种行动分配优先级；对在这段时间内将要采取的各种行动进行合理排序，分清主次，计划好哪些行动需要优先执行，哪些行动需要授权别的部门配合执行，哪些行动可以在有空的时候再执行。

（5）过程控制。过程控制就是对各行动的具体执行过程进行优化控制，尽量合理规划业务流程，使各执行过程流畅。

综上所述，对展会进行时间管理，必须遵循上述七大原理、五个步骤，只有这样，才能从时间上确保展会能按期举行。以下各节，我们就在这五个步骤和七大原理的指导下，对展会时间管理的具体问题进行论述。