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现代办公设备的类别与使用方法

时间:2022-08-03 百科知识 版权反馈
【摘要】:3.1 现代办公设备的类别与使用方法3.1.1 现代办公设备的类别根据设备对信息的作用形式,现代办公设备可分为信息处理、信息传递、信息复制、影像设备和办公辅助五类。通信用户终端设备与办公人员的关系最为密切,而且操作方便,人人会用,是办公系统中的“信使”。移动电话在我国已广泛使用,它将具有广阔的发展前景。

3.1 现代办公设备的类别与使用方法

3.1.1 现代办公设备的类别

根据设备对信息的作用形式,现代办公设备可分为信息处理、信息传递、信息复制、影像设备和办公辅助五类。

1.信息处理设备

信息处理设备包括大、中、小、微型计算机、笔记本、掌上计算机以及各种联机外部设备。

(1)计算机。计算机是现代办公活动中的关键设备,缺了它就谈不上办公自动化。网络多媒体计算机能综合处理数据、文字、声音、图形和图像等多种形式的信息,人们用它可以发传真、发电子函件、浏览互联网(Internet)、看电视、听广播以及处理各种办公事务,从而使计算机在现代办公活动中发挥的作用越来越大。

(2)联机外部设备。联机外部设备主要包括一些计算机的输入、输出设备和外存储器。计算机输入设备除常用的键盘和鼠标外,还有光笔、光学字符阅读器、数字图像扫描仪和语音输入设备等;计算机输出设备包括显示器、打印机和自动绘图机等。外存储器主要是软盘、硬盘、U盘和光盘。光盘的读写功能分为三种类型:只读型、一次写入型和可重写型。

信息处理设备几乎都由硬件(看得见、摸得着的设备)和软件(管理计算机系统的程序和专门解决某类信息处理的应用程序等)协同工作,在具体处理某一类信息时,软件的功能非常重要,不可忽视。

2.信息复制设备

静电复印机是最常用和最为人们熟悉的信息复制设备,高速数码一体化油印机、光盘刻录机等也会在办公中用到。当然,信息在计算机的软硬盘及光盘之间也经常进行复制,传真机的收发过程也可看成是复制过程,从广义上讲,它们也是信息复制设备。

3.信息传递设备

现代办公活动中几乎每时每刻都在进行某种形式的通信,如收发文件、打电话、发传真、发电报等,所以通信设备在办公自动化中是必不可少的。此类设备主要包括通信网络设备和用户终端设备。

(1)通信网络设备。通信网络设备主要有程控交换机、长距离数据收发器、调制解调器、计算机局域网、公用电话网、公用分组交换数据通信网和综合业务数字网等。

(2)通信用户终端设备。通信用户终端设备与办公人员的关系最为密切,而且操作方便,人人会用,是办公系统中的“信使”。这类设备主要包括各种电话机(如按键式电话机、录音电话机、可视电话机、磁卡电话机、移动电话机等)、图文传真机和电传机等。

4.信息影像设备

照相机、摄影机、录像机、激光影碟机等都是现代办公常用的影像信息获取、存储和播放设备。近年来,随着数码照相机和数字摄像机技术的飞速发展,使其在信息设备和办公中的作用越来越重要。

5.办公辅助设备

幻灯机、投影器、视频展示仪、碎纸机等是现代办公中时常用到的办公辅助设备。

3.1.2 常用办公设备的使用

1.电话机

电话机是利用电流和电波传播声音的通信设备,已成为人们不可缺少的通信工具。

1)程控电话机

程控电话机是在电子计算机程序的控制下进行自动转接的自动电话机,具有自动拨号、多次重拨、自动计时、储存电话号码、免提通话等多种功能,在我国已被广泛使用。

2)电视电话

电视电话是电话通信技术同电视技术、大规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。这种新式通信设备不仅可以传送声音,还可以传递通话双方的现场画面以及文件、图表、实物等图像信息。电视电话主要由电话机、电视摄像机和电视接收机三部分组成。在通话时,利用摄像机将现场画面传递给对方,同时利用接收机将对方的现场画面显示在屏幕上。电视电话是电话事业发展的一个趋势。

3)移动电话

移动通信是指移动点与固定点或两个移动点之间的通信,这是一种有线通信和无线通信相结合的通信方式。移动电话在我国已广泛使用,它将具有广阔的发展前景。

2.传真机

传真是利用有线电路或无线电路对各种图文原稿进行远距离真迹传送的通信技术。

1)传真机的操作使用方法

发送时,首先将欲发送原稿放入传真机内,并根据原稿情况选择发送参数(扫描线密度、对比度),然后拨通对方电话,听到回答信号后,表明对方已经开机准备接收,这时便可按启动键(START)开始发送,放下话筒。待发送结束后,传真机自动恢复到待机状态。

接收方接到发送方的电话,通话后便可放下话筒,按启动键(START),开始接收,直到接收完毕。

2)更换记录纸

以理光RIFAX580为例说明换纸步骤:

(1)打开传真机的上盖;

(2)把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置,取出侧板;

(3)放入记录纸,此时要特别注意卷纸方向。将纸拉出至超出绿色带约5cm。装上侧板,盖好上盖。

3)使用传真机的注意事项

在操作时应注意原稿的质量,防止发生堵塞、损坏等事故。纸张太厚或太薄的文件,有皱折、卷曲、潮湿、切边不齐的文件不宜发送;应将文件上的紧固件如曲别针、订书钉、胶带等在发送前全部去掉,以免造成机械故障;机器发出堵纸信号时,应及时将卡住的原稿取出。

3.静电复印机

静电复印机属精密设备,其品种型号很多,结构性能也各有差异。在使用时,操作者应根据所用复印机的具体情况,严格遵守操作规范,以确保复印机的正常运行。

1)静电复印机的操作步骤

(1)开机预热。接通电源开关后,定影器开始预热升温,此时,面板上显示出预热等待信号,待信号消失后即可复印。

(2)放置原稿。将原稿放在稿台玻璃板相应的标志线之内,复印纸的大小(如B5、A4等)和输纸方向(竖向或横向)应与原稿的大小和放置方向一致,然后用盖板压紧原稿。

(3)复印纸的选择与安装。选定复印纸尺寸后,将复印纸抖松,以便清除静电,防止粘连,并将断裂、破损、有毛边的复印纸挑出,以免影响机器的正常运行,然后将纸对齐装入纸盒内,并将纸盒插到机器上。

(4)复印倍率的选择。对有缩放功能的复印机,复印前需预置缩放倍率,以便据此来确定复印纸的尺寸。

(5)确定复印份数。复印前,利用复印份数键或旋钮将所设定的复印份数表示出来,若预置有误,还可通过清除键清除后重新设定。

(6)调节曝光量。根据原稿的深浅和反差,利用浓度调节杆(或旋钮)改变光缝的宽度或改变曝光灯亮度来调节曝光量。

(7)开始复印。待热指示灯熄灭,复印指示灯亮时,即可按复印按钮,开机复印。

(8)复印完毕。一次复印结束后,从接纸盘上取出复印品,进行整理、装订,并将原稿从稿台上取下整理好,放回原处。对于使用次数频繁的复印机,在每次复印完毕后可不必切断电源,使其保持待印状态,这样可缩短以后的预热等待时间。

2)复印品质量缺陷

在复印过程中,由于设备、操作和技术等原因,会使复印品产生各种缺陷。常见的复印品缺陷主要有底灰大、颜色浅、图像模糊、复印品浓淡不均匀;出现白点或白条、复印品出现黑点或黑条;复印品全白、复印品全黑。仔细分析产生缺陷的原因,找出排除故障的方法是提高复印品质量的重要环节。

3)静电复印机的保养和维护

(1)经常性保养

在静电复印机的复印份数达到一定数量时,应对复印机中易污染的部件进行清洁保养。主要包括清除感光板、电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸辊、稿台玻璃板等易污染部位的污垢和灰尘,对其进行吹拂或擦拭。

(2)定期检查和维护

在静电复印机经过长期使用后,应对其机件进行全面检查和维护,主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作。

(3)消耗材料和易损件的更换与补充

在静电复印机的日常使用中,需要对各种消耗材料和易损件进行定期的更换和补充。主要包括感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充等。

4.扫描仪

1)扫描技巧

在做好扫描仪的维护工作的同时,如果希望得到比较好的扫描图像质量,最好能掌握一定的扫描技巧。因为使用同样一台扫描仪,扫描同样一幅图像,有的人扫描出来的图像质量很高,而有的人扫描出来的图像既缺乏层次,又偏色,与扫描得好的图像相比可能有天壤之别,下面就介绍一些扫描的技巧。

(1)确定合适的扫描方式

使用扫描仪可以扫描图像、文字以及照片等,不同的扫描对象有其不同的扫描方式。打开扫描仪的驱动界面,发现程序提供了三种扫描选项,其中,“黑白”方式适用于白纸黑字的原稿。“灰度”方式则适用于既有图片又有文字的图文混排稿样,扫描该类型兼顾文字和具有多个灰度等级的图片。“照片”方式适用于扫描彩色照片,它要对红绿蓝三个通道进行多等级的采样和存储。在扫描之前,一定要先根据被扫描的对象选择一种合适的扫描方式,才有可能获得较好的扫描效果。

(2)设置好文件的大小

无论被扫描的对象是文字、图像还是照片,通过扫描仪输出后都是图像,而图像尺寸的大小直接关系到文件容量的大小,因此,在扫描时应该设置好文件尺寸的大小。通常,扫描仪能够在预览原始稿样时自动计算出文件大小,但了解文件大小的计算方法更有助于在管理扫描文件和确定扫描分辨率时做出适当的选择。二值图像文件的计算公式是:水平尺寸×垂直尺寸×(扫描分辨率)2/8。彩色图像文件的计算公式是:水平尺寸×垂直尺寸×(扫描分辨率)2×3。

(3)在玻璃平板上找到最佳扫描区域

为了能获得最佳的图像扫描质量,人们可以找到扫描仪的最佳侍扫描区域,然后把需要扫描的对象放在这里,以获得最佳、最保真的图像效果。具体寻找的步骤如下:首先将扫描仪的所有控制设成自动或默认状态,选中所有区域,接着再以低分辨率扫描一张空白、白色或不透明的样稿;然后再用专业的图像处理软件Photoshop来打开该样稿,使用该软件中的均值化命令(Equalize菜单项)对样稿进行处理,处理后就可以看见,在扫描仪上哪儿有裂纹、条纹、黑点。人们可以打印这个文件,剪出最好的区域(也就是最稳定的区域),以帮助人们放置图像。

2)扫描仪使用常见问题

(1)打开扫描仪开关时,扫描仪发出异常响声。这是因为有些型号的扫描仪有锁,其目的是为了锁紧镜组,防止运输中震动,因此,在打开扫描仪电源开关前应先将锁打开。

(2)扫描仪接电后没有任何反应。有些型号的扫描仪是节能型的,只有在进入扫描界面后灯管才会亮,一旦退出后会自动熄灭。

(3)扫描时显示“没有找到扫描仪”。此现象有可能是由于先开主机,后开扫描仪所导致,可重新启动计算机或在设备管理中刷新即可。

(4)扫描仪在扫描时出现“硬盘空间不够或内存不足”的提示。首先应确认硬盘及内存是否够,若空间很大,应检查设定的扫描分辨率是否太大以至于文件数据量过大。

(5)扫描时间过长。检查硬盘剩余容量,将硬盘空间最佳化,先删除无用的TMP文档,做Scandisk,再做Defrag或Speed Disk。注意:如果最终实际扫描分辨率的设定高于扫描仪的光学分辨率,则扫描速度会变慢,这是正常现象。

3)扫描仪在使用中的维护方法

(1)保护好光学部件

扫描仪的光电转换设置非常精致,光学镜头或者反射镜头的位置对扫描的质量有很大的影响。因此人们在工作的过程中,不要随便地改动这些光学装置的位置,同时要尽量避免对扫描仪的震动或者倾斜。

(2)做好定期的保洁工作

扫描仪中的玻璃平板以及反光镜片、镜头如果落上灰尘或者其他一些杂质,会使扫描仪的反射光线变弱,从而影响图片的扫描质量。为此,人们一定要在无尘或者灰尘尽量少的环境下使用扫描仪,用完后,一定要用防尘罩把扫描仪盖起来,以防止更多的灰尘来侵袭。

5.照相机

数码相机是高精密的记录设备,与传统照相一样,数码照相机也存在防水、防尘、防震等问题,因此,对数码相机的日常保养知识也应给予足够的重视。

1)严格按照说明书操作

数码照相机是精密的仪器,操作复杂。因此,必须严格按照说明书的操作步骤进行操作,否则极易出现故障和死机等现象。

2)保护存储卡

数码相机的存储卡都很小,而且很薄,极易折断,基上的金属接口片极易被污染和划伤,所以最安全的方法就是将存储卡放入专用包装盒内和照相机内。平时一定要将存储卡保存在干燥的环境中,已存有图像文件的存储卡还要尽量避磁、避高温存放。

3)保护液晶屏

一般数码照相机都有液晶显示屏,在使用过程中应注意保护,以免屏幕被刮伤而影响图像观察。

4)连接计算机时要断电

在将数码照相机中的图像下载到计算机上时,需要用数据线将数码照相机与计算机连接起来。在连接之前,一定要关闭计算机和数码照相机,以免带电操作而损坏数码照相机。

5)保持相机干净

镜头上的污渍会严重降低图像质量、出现斑点或减弱图像对比度。

3.1.3 现代办公技术发展趋势

随着计算机技术和通信技术的发展,随着社会进步所带动的对改善工作环境的要求,现代办公设备与技术不断发展,并呈现出如下趋势:

(1)现代办公设备正向着高性能、多功能、复合化和系统化的方向发展。新的现代办公设备正被不断地推向市场和广泛应用。

(2)现代办公系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化的方向发展。主要体现在多媒体办公计算机软件的进一步丰富和完善,多媒体网络信息的反应快速和实用化,计算机系统及网络系统信息传送技术的进一步提高,计算机系统及网络系统安全保密技术的进一步加强等方面,并逐步实现各类信息的综合化处理。

(3)通信技术和设备在现代办公中将起到更大作用。网络的通信、传输速率和速度将会更快,有的秘书工作者已切身体会到远程办公与本地办公几乎无时间差,新的现代时空观将会迫使人们进一步更新办公理念。

(4)现代办公设备将会更加符合人机工程的设计标准,使用户能够在充满友好和情感的现代办公设备与环境中愉快地进行办公活动。

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