高等学校人事信息现代化管理的研究与实践

高等学校人事信息现代化管理的研究与实践

华中科技大学　敖廷华

科学技术的发展将人类带进了信息社会，信息社会的特征之一在于劳动日益智能化，也就是说劳动者不再只是直接处理劳动对象，而且还要处理有关生产过程中不断变化的信息。人事工作，绝大多数为信息工作，传统的手工作业，严重地束缚了人事工作的发展。实现人事信息现代化管理，对提高人事信息质量，深化人事制度改革，推动高校各项工作的开展，具有十分重要的意义。

一、把握人事信息特点，选好主题，是创建人事信息现代化的前提

人事信息种类繁多，涉及到与人有关的方方面面。按其性质分为宏观信息和基础信息。宏观信息是人事工作在实践中的信息反馈、经验总结、前景预测等等；基础信息则主要包括个体具有的人事特征、职业倾向、专业特长、个人爱好等等。

在创建人事信息现代化的过程中，关键是要正确把握人事信息特点，选好主题，优化信息。一是要加强人事信息基础建设，特别是动用基础信息建设的两种主要手段——“人事档案”和“人事信息管理系统”的建设，从而建立准确、适时的人事基础信息。只有把人事基础信息建设提高到一个新的层次，宏观信息建设才会有创新和发展的空间。二是从党委和行政工作的要点着手，党委和行政工作要点出台后，及时地、有针对性地对党委和行政工作要点采编上报信息。譬如：人事部门是如何积极贯彻落实的，取得了哪些成绩，存在什么问题，应该怎样解决，有何新措施等。三是把握当前人事工作的热点和难点，有针对性的采取。例如：引进人才、机构设置、人事制度改革、分配制度改革、专业技术职务评聘等等，既是教职工关心的焦点，又是领导关心的难点。如何搜集和整理校领导和教职工关心的热点问题，并抓住这些问题，积极撰写一些有分析、有对策的高质量信息反馈报告，及时为领导决策提供优质服务。

二、理顺人事信息采集渠道，优化人事信息内容

人事信息现代化的关键是搜集、整理、优化基础信息。基础信息是反映人员情况的最基本信息，它是一切信息的灵魂。它具有信息量大、准确性要求高的特点。必须建立严格的审查制度、基础信息形成规则以及材料甄别制度。让每位教职工了解基础信息的重要性，在形成基础信息时，坚决做到真实细致。

第一，在广泛收集信息的基础上，实现综合开发。最初传输到人事部门的信息，大多是原始信息、初级信息和零散信息，人事部门要充分发挥其信息渠道的“加工、过滤”功能，对这些信息进行去伪存真、去粗取精、化繁为简、化零为整的综合开发，使初级信息、零散信息通过加工得到增值。要善于发现初级信息的闪光点，进行深入挖掘，揭示信息的潜在价值。

第二，在信息与调研结合上求突破。信息工作、调研工作既相对独立，又紧密相联。要通过信息和调研的结合，促进信息的拓展和深化，加大信息研究力度，提出对策和建议，使信息得到转化增值。

第三，实现由靠个人向靠集体收集信息的转变。如果单纯依靠人事部门生成信息，由于受人员数量、工作精力、知识结构等方面的制约，很可能使信息在辐射的广度、开发的深度等方面大打折扣。对此，要充分发动院（系、部），处、室人员广泛收集、整理、提供人事信息，建立健全以专职人员为主，兼职人员为辅的多渠道、多层次信息的工作机制。

三、开发人事信息管理系统，逐步实现人事信息管理现代化

针对人事信息具有信息量大，保密性强，更新周期短，异动频率高，保存时间长等特点，市场上出现过不同版本的“人事管理软件”，这些软件简单易学，曾受到众多人事管理部门的青睐。但是，随着人事制度改革的不断深入，不在人事管理部门工作的编程人员开发的软件，面临着部门分模块失效，新政策无法实现等一系列问题，只好不断升级。为此，一方面，软件开发商开发的软件生命周期短，无利可图；另一方面，人事管理部门的正常工作受到影响，怨声载道。

上述矛盾的存在，最终导致人事管理部门做出三种选择：①继续采用原系统，等待开发商的升级补丁；②在现有系统的基础上改版，以适应实际工作的需要；③自行研发一套适合本单位实际的信息管理软件。笔者通过调查，发现选择后两项的为绝大多数，而且多为在人事管理部门一线工作的同志。

人事统计工作是人事管理工作的重要基础，也是人事工作的一个棘手的难题。按照传统的工作方法，完成一项统计工作，往往需要投入大量的人力、财力和时间，周期长，过程繁琐，而且准确性、时效性差，直接影响了工作的成效。笔者刚刚从事人事管理工作的时候，曾做过一张人事信息统计表，其中一项要求为：“统计老中青三个年龄段的教师中学历为硕士研究生的男教工人数”。仅此一项，我曾对照花名册翻过四遍，并且在最后汇总时由于一项有误，导致统计表的横向和纵向项无法平衡，前功尽弃。人事信息的查询和统计是人事工作的日常工作，如此这般，整天忙乎的都是查询或统计，无法开展其他工作，更谈不上对深化人事制度改革等方面的思考和探讨，工作无法上质量，思想无法与时俱进。

为使我校人力资源得到合理配置和开发，加大人事管理力度，在充分调研和科学论证的基础上，由人事科牵头，组织在人事一线工作的同志，建立了人事信息数据库，实现了人事档案信息的计算机管理。在建库的过程中，我们对全校教职员工的个人档案信息进行了全面详细的普查和登记，数据库基本含盖了查询、统计和报表所需的基础信息。笔者大学时所学专业为计算机应用及技术，在得到领导大力支持的情况下，利用自己计算机知识比较丰富的专业特长，加班加点，开始了艰苦地建库和编程工作。通过近两年的努力，终于完成了基础数据库的建立和各项模块功能的设计，开发出了“人事信息管理系统”这一款适合高等院校通用的信息管理系统。

由于是自行开发的信息管理通用系统，升级容易，操作简单，很大程度上提高了人事信息的采集、处理和利用效率。对一些重要的历史资料也可进行长效、安全地保存。并能有效地对信息进行科学化、规范化、自动化管理，工作效率明显提高。人事信息的查询、统计、报表等常用功能得以实现，从而确保了人事信息工作的安全、高效地运行，为实现人事信息现代化管理迈出了关键的一步。

随着社会的进步，我们注意到高校人事制度的改革在不断地深化，只有确保人事信息工作的正常、高效运行，优化信息工作机制，推动人事信息工作健康持续发展，开拓创新，与时俱进，实现人事信息现代化管理，才能促进高校人事工作开创新局面。