关于高校机关办公室主任工作定位的几点思考

关于高校机关办公室主任工作定位的几点思考

薛建华　侯文军

(继续教育学院机关与直属单位党委)

高校机关办公室是承上启下、联系左右、协调内外、保证单位日常工作正常运转的枢纽和桥梁。办公室主任是单位领导精神、意图、决策和计划的执行者，是办公室工作的组织者、实施者及实干者，是领导与师生联系的桥梁和纽带，是领导卓有成效地开展工作的主要依靠力量，是不可缺少的助手。高校机关办公室主任工作的好坏，直接关系到高校机关工作的总体水平，关系到学校改革与发展建设的总体进程。准确定位高校机关办公室主任的工作，既是深入落实科学发展观的客观要求，也是加强和改进高校机关办公室工作的现实需要。

那么，究竟应该如何定位高校机关办公室主任的工作呢?我认为，应该是“五个到位”:

一、参谋到位

高校机关单位领导除了处理具体事务外，更多的精力主要集中在对教学、科研、师资队伍建设等的宏观把握上，即单位的决策上。在此背景下，办公室主任能否当好参谋，为领导决策提供准确、可靠的信息和依据，并且在某些决策中为领导提供可供参考的点子或主意，是办公室发挥作用的关键所在，也是服务单位工作、单位领导的重要方式。

为此，办公室主任要当好参谋、善出主意。一是对职责范围内的工作要超前思考，为领导的决策尽可能地提供具体的、切合实际的、成熟的参考意见。二是领导决策做出后，办公室主任应当根据具体情况做出具体的实施方案和可行的计划，并做好督促、落实、检查和反馈工作。三要做好调研和沟通工作，准确掌握学校各方面的政策和信息，及时掌握师生员工中存在的思想问题及需要本单位解决的问题，随时提供给领导参考。四要努力了解领导、理解领导、适应领导，注意体察入微，见微知著，随时领会领导意图，努力保持与领导的“思维共振”，努力使自己在知识、能力、思想等方面适应领导的工作需求。

任何事物都有度的问题，高校机关办公室主任在参谋的过程中要充分注意掌握分寸，把握好度。具体来讲，一是参谋到位不越位。高校机关办公室主任只能在领导的直接领导下，在一定权限范围内工作;只能帮助领导决策，而不能代替领导决策，“主”“从”关系不能颠倒。二是理解不曲解。正确认识、准确把握领导的工作意图，想领导所想、供领导所需，不可只抓只言片语，断章取义，曲解领导意图，甚至给领导帮倒忙。三是参谋不掺和。高校机关办公室主任应以高度的责任感慎重地参与决策，绝不能因为领导信任就瞎掺和、乱搅和，影响领导决策。四是敢于参谋。就是强化参谋意识，变被动为主动。对于办公室主任来说，不敢参谋、不愿参谋的一个重要原因，就是“怕”字当头，一怕班门弄斧，二怕操心费力，三怕得不偿失。因此在履行参谋职能上，要注意克服“三怕心理”，积极主动地为领导当参谋。

二、服务到位

办公室主任要有正确的服务观。服务是高校机关办公室的主要工作之一，服务包括为领导服务，为院系服务，为师生员工服务。因此办公室主任在开展工作的过程中，要注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性，坚持把服务作为工作的着力点，不断创新服务方式，提升服务水平，提高服务质量，以优质、高效的服务来赢得领导的信任、院系的理解、同事的支持、学生的欢迎。

办公室主任要明确工作程序和工作规范。高校机关办公室经常面对的是繁杂的事务性工作，所谓“办公室工作无小事”，因此对待事务性工作除了要细心、热心外，还要有一套规范的工作程序和工作规范，以保证事务性工作的顺利完成。办公室主任要根据本单位的实际情况以及人员编制情况，在进行合理分工、明确责任的同时，负责起草制定一系列办公室的工作程序和工作规范，在具体执行过程中要讲究工作效率和工作方法。

三、综合协调到位

办公室主任要正确把握综合协调原则。综合协调是一项管理活动，内容庞杂，涉及面广，它分为工作协调和关系协调。工作协调包括公文协调、会议协调、事务协调、日常管理协调。关系协调包括横向关系协调、领导关系协调、内外关系协调、中心工作和其他工作协调。高校机关办公室主任要做好协调工作，必须把握好以下几个原则:一是统一领导的原则。办公室主任开展协调工作是按照领导意图，在领导授权范围内进行的，一切活动都是为了确保领导顺利开展工作，确保单位决策、决定统一实施。办公室主任只有准确把握领导指示精神，牢固树立中心意识、核心意识和大局意识，才能有效地组织协调，避免各自为政不良局面的出现。二是公平公正原则。高校机关办公室主任在协调过程中，要不以感情代替政策，不以好恶代替原则，做到公正、公平、有理、有据、有节。三是诚心服务原则。高校机关办公室主任在协调过程中，要主动热情，不回避矛盾;平等待人，不居高临下、盛气凌人。四是相互尊重原则。协调者与协调对象只有相互尊重，才有利于缩短彼此的距离，才有利于双方的沟通。

四、落实工作到位

高校机关办公室主任是领导决策的参谋，也是领导决策的落实者，应积极主动地将领导的决策、决定加以落实。

落实工作要注意抓好以下几点:一是重点。一般而言，领导决策或决定的重点，也是本部门的工作中心。抓住了重点也就抓住了参谋服务的主线，掌握了工作的主动性。二是难点。办公室工作是否到位，很大程度上取决于在工作难点面前的态度。在困难面前，办公室主任应当力担重任，为领导分忧解难，而不是只当二传手，把矛盾、问题、困难等全部传递给领导。当然排难离不开领导的支持，但支持不等于依靠。三是焦点。领导的决策、决定不可能不涉及权力、利益的调整和再分配，对此办公室主任要敢于碰硬，按领导的意见办事，不当老好人。同时要做好思想工作，注重关系协调，使矛盾得到合理解决。四是盲点。领导决策不可能照顾到单位工作的方方面面，对于领导决策没有涉及的方面、领域，办公室主任应当充分发挥主动性进行补缺。但一定要注意补缺的核心在于“补”，而不是“代”，并且事后一定要注意及时汇报。

五、总结工作到位

高校机关办公室主任要善于总结工作，提炼经验，反思问题，为下一阶段的工作提供参考和依据。

总结工作要注意以下三个方面:一是从全局定视角。只有从一盘棋的角度定视角去反思和看待自己的工作，才能真正发现有价值的经验。如果仅仅从局部利益出发，也许有的东西是经验，但这种经验若加以运用，很可能与全局工作产生矛盾，使自己良好的意愿和辛勤的努力产生负面结果。二是从事实出观点。总结工作要依据大量生动翔实的材料，因此要用事实说话，增加经验的可信度。这样既有利于理论探讨，又有利于实践操作。三是从两面作体察。总结工作，既要总结成功的一面，也要敢于报忧，正视工作中的不足。实事求是地评价自己的工作，总结成绩，正视不足，是不断进取的前提。

◎参考文献

［1］李金华.怎样当好办公室主任——在审计机关办公室主任培训班上的讲话［J］．办公室业务，1996(4)．

［2］刘克斌.论高校办公室主任的基本素质［J］．沈阳教育学院学报，2004(6)．

［3］卢兆梅.略论高校办公室主任角色定位和素质提升［J］．闽西职业技术学院学报，2005(3)．

［4］彭志刚.谈高校办公室主任的协调、督办和调研工作［J］．中山大学学报论丛，1999(2)．