文书书学研究的发展

第三节　文书学研究

一、文书学研究的发展演变过程

文书、文书工作在我国有着悠久的历史。社会的发展使国家机构日益严密、国家制度日益完善。为了适应机关工作的需要，文书、文书工作不断地进行继承、改革，以充分发挥在国家管理中的作用。在这个过程中，文书学作为一门学问，也在逐步地孕育和发展着。

春秋战国时期出现的《尚书》，是第一部公文集，之后涉及或专门论述公文的著作时有出现。如三国魏文帝曹丕的《典论论文》，南朝梁刘勰的《文心雕龙》，明徐师曾的《文体明辨》，清末出版的《公文式》、《奏摺体例辑要》等。《文心雕龙》是第一部涉及公文特征、功用、文体和写作等四方面的著作，是有理论价值和实践意义的文书学的思想资料，一千多年来，对公文的发展产生了深远的影响。

辛亥革命推翻了封建帝制，国家机构变革，文书及其制度随之也有了重大改革。特别是辛亥革命后数十年间的国民党执政时期，针对往昔的公文及其制度，更是有过多次改革。在这一时期为了适应改革的需要，出现了许多研究文书工作的著作，其研究范围包括了公文程式、公文演变、公文写作与公文处理诸多方面。从20世纪20年代末始，又有了较多系统的著作。进入30年代后，在国民政府开展的行政效率运动中，文书学的研究和文书学知识体系得到进一步的丰富和发展。其时，一批热心于行政管理学研究的官员、学者、文书和档案工作者，在研究行政管理学时认为，要提高行政效率，文书工作是关键。

在这次行政效率改革运动中，一些报刊，特别是《行政效率》杂志刊载了六十多篇有关文书档案研究文章，除了介绍美、英、法等国近代文书档案管理法外，也有不少是讨论总结国内各级机关的文书档案管理的文章。随后，有关文书、文书工作的调查报告、论文、专著不断出现，于是逐步创立了文书学。不过，此时的文书与档案、文书工作与档案工作还没有科学区分，还都是作为行政管理学的一部分进行研究的。

在这一时期，文书学研究的代表作首推徐望之的《公牍通论》和许同莘的《公牍学史》。

《公牍通论》是为了适应当时国民党的“训政”需要而产生的。国民党在训政期间，为了训练其“党治”人才，举办了训政学校，并设置了公牍课程。“公牍”在学校作为一门系统的课程，这在历史上还是第一次。徐望之于1929年将他在河北省训政学院主讲的《公牍讲义》修编成《公牍通论》，1931年出版。《公牍通论》分释义、类别、体例、储养、撰拟、结构、公文之叙法、用语、程式九章，论述了公文的含义、种类、历代公文的名称、民国文书的体例和程式、撰拟方法和处理手续。《公牍通论》贯通古今，例证翔实，具有相当的学术水平，作为出现较早的现代科学意义的文书学专著，对当时的文书工作有着指导意义。该书与只讲实用的专书不同，而是理论与实际并重。张悛评论该书说，其“探索源流，斟酌古今。网罗详备，条目井然。举凡立一定义，增一解释，皆以理则为准，而扫除一切规避取巧之陋习”(《公牍通论·序》)。汪鸿孙也评论说，其“熔铸经史，贯通百家。尝考自古昔公文名称类别至百数十种之多，元元本本，殚见洽闻，又杂采近代切于实用诸作，并自拟令文表示，以示楷模。循循乎，纲举目张，有条不紊。凡上行、平行、下行、程式，纤悉靡遗”(《公牍通论·序》)。

《公牍学史》于1947年出版，初始本名《公牍诠义》，全书分为述指、导源、流变、观通、择雅、通俗、法后、去忍、养耻、博趣、余论、辞命十二篇。《公牍学史》沿袭了《公牍诠义》之精华，为中国文书史之专著，许氏亦是将文书史、档案史发展为专门学问的学者。许同莘在晚清当过张之洞幕友，长期从事文书工作，文史水平高，实践经验丰富，他将公牍史视为一门学问，创见甚多。杨寿枬评论《公牍学史》说:“窃以为公牍之学，世但为刀笔筐筐俗吏之所为，不知关系国计民生利害者，至深且巨。词以明洁为主，意以精密为归。拙者为之，则肤泛而不切事情，曼衍而不知体要。文人学士，鄙为末务，或终身未涉其樊;薄书之吏，虽习文法，而罕明其理。是书出而后人知政事文章为一贯，用以究古今之流变，观政学之会通，岂徒抱牍操觚者禀为程式而已哉!”又称该书“析条流，苞综巨细，言公牍而推本于经史源流。学术正变，宏裁精识，并世罕俦”(《公牍学史·序》)。

中华人民共和国成立后，对旧政权机关的文书、文书工作制度、方法进行了彻底改变，吸取了革命根据地的文书工作经验，建立起了一整套社会主义的文书工作制度，开创了文书学研究的新阶段。1952年，中国人民大学开设档案专业，将文书学作为主要课程开设，从此，文书学的教学与研究进入高等学府，文书学研究揭开了新的一页。60年代中期，文书学研究在深度和广度上进一步开拓，研究了文书和文书工作发展史、党政机关文书与各类专业文书，研究了文书的特点、作用与写作，研究了文书工作的任务、组织及文书处理程序，研究了文书立卷的原则、要求与方法等问题。

改革开放后，我国进入新的历史时期，从70年代末到80年代中期，有近30所高校开设了档案专业，并且有17个省40所中等专业学校开设了档案专业。1982年1月，国家档案局成立了档案出版社(后更名为中国档案出版社)。1985年底，省级以上的档案部门创办的档案专业刊物达到30余种，文书学的教育和研究出现了令人振奋、蓬勃发展的局面。这一阶段全国公开出版和内部出版的文书学论著、译著、教材、学术论文汇编、参考资料等计有80种之多。文书学研究朝着如下方面发展:①文书、文书工作发展史，包括文书的起源、演变、历代文书工作的组织、制度与作用等的研究，总结文书、文书工作的发展规律，为现行文书工作提供历史的借鉴;②历史文书学，包括中国历史上的文书文种、体式、用语、行文的范围，以及现在的史料价值的研究，为历史档案的研究、利用与管理服务;机关文书处理学，着重研究现行机关、团体、企事业单位的文书工作理论原则与技术方法，为提高机关工作效率服务。刘文杰在其编著的《中国档案学文书学要籍评述》中，对这一时期出版的有关文书学专著和教材评论说道，张清明的《文书学及应用公文》“理论分析比较透彻”，梁毓阶的《文书学》“是一本颇有特色的教材”，松世勤的《文书学基础》“具有一定学术水平”，“在一些定义和理论上，较之过去更为全面，在学术界影响较广”。冯伯群的《文书学概要》有些观点比较新颖，在文书学研究中引入了信息知识，使文书学的研究向前推进了一步。

20世纪70年代开始，国外将计算机应用于办公自动化领域，1979年实行改革开放后，我国也开始了办公自动化的研究，随着办公自动化的不断深化，文书工作自动化的研究也不断取得进展。如80年代中期，南京大学图书馆开发的文书档案管理系统，还只具备文件和案卷的录入、编目及修改、检索、统计等功能。到了90年代中期，机械工业部第四设计院开发的文档资料计算机辅助管理系统，具备:①收发文管理。具有收发文登记、查询、修改、删除、目录打印、文件催办、数据维护等功能。②立卷归档。负责在年底或次年初对全年收发文进行分类、立卷、归档，具有自动立卷、自动拟写标题等功能。③档案管理。包括案卷级、文件级的输入、查询、修改、删除、目录打印、数据维护、借阅登记及各种借阅情况统计分析和处理功能。1997年1月2日，杭州市人民政府开通了办文电子邮件系统，杭州市委、市政府下发的各类公文，均通过计算机网以电子公文形式下发，会议通知、政务信息等将主要通过计算机网传送，并逐步取代纸介质文件;各区、各县(市)人民政府部门、各直属单位上报市委、市政府的请示、报告等，也在报送纸介质文件的同时，通过计算机网传送电子公文。至今计算机技术和网络技术已经得到广泛应用，已把文书工作带进了一个崭新的时代。

二、文书学研究动态

近几年来，文书学研究有了新的进展，取得了一些可喜的成果，其主要反映在以下一些方面。一是文件研究，如关于公文的现行效用问题、关于公文的语体特征及结构格式问题、关于公文、文书与文件的区别问题等;二是文件与档案关系研究，如关于档案是否源于文件的问题，关于扩大档案外延到所有文件的问题等;三是文档一体化的理论与依据问题等;四是《归档文件整理规则》与文书立卷改革研究;五是文件中心与现行文件利用中心研究;六是文件生命周期理论与文件连续体理论研究;七是电子公文的研究。以下就其中的几个方面略作介绍。

1.关于《归档文件整理规则》与文书立卷改革问题

2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，该规则对传统的立卷工作进行了改革，要求以“件”为单位整理文件。文书立卷改革的实践与研究，一直是档案界关注的问题。《规则》则是文书立卷改革讨论的一个阶段性结论。《归档文件整理规则》一经颁布就引起了热烈的讨论。总的说来，整理文件的单位改“卷”为“件”，有利也有弊。

关于利的方面，一是省时高效。以“件”为单位，按形成时间排列文件，不仅取消了立卷上一系列繁琐的脑力劳动与手工操作，最大限度地简化了归档程序，同时排除了操作业务素质对归档工作的影响，提高了工作效率。二是有利于保护文件。立卷在组卷中对文件打孔、穿线、装订以及切边、裁齐等一系列的处理，都不同程度地损坏了文件，以“件”为单位保管文件避免了对文件的裁拆，有利于保持文件的原貌，减少了文件的损伤。三是有利于文件的保密和利用。以“件”为单位保管文件，可按利用者要求单独抽出所需文件，而不必提交整盒文件。四是以“件”为单位保管文件，直接确定每份文件价值和保管期限，对需要销毁的文件从盒中抽出即可，省去重新组卷装订的麻烦。五是以“件”为单位保管档案，辅以计算机管理，便于计算机检索，增强了检索功能。

以“件”为单位保管文件，也存在着一定缺陷，如档案以“件”为保管单位，按形成时间排列，随时编写目录，因而所归档档案难以确保和反映文件之间的有机联系，在一定程度上影响了系统文件的完整性，特别是由于一些重大问题可能要处理较长一段时间，或经多次处理才能结束的文件，形成周期长的文件，可能被分散在各处存放而破坏它们之间的有机联系，从而造成利用不便和管理不系统。

立卷一直处于改革之中，势必继续改革下去，《归档文件整理规则》虽有不尽如人意的地方，但是在实践中可以不断完善。

2.关于文件中心与现行文件利用中心问题

文件中心作为一种管理现行文件的介于文件形成单位和档案馆之间的过渡机构，发端于第二次世界大战时期的美国海军部，战后很快以其保管成本低廉，提供利用方便的优势而推广到全国，进而风行世界。我国围绕“文件中心”问题开展的介绍与讨论持续有30年。近几年，随着改革开放的深入，全国档案馆现行文件利用中心如雨后春笋般地建立起来，档案学杂志上讨论现行文件开放利用服务的文章不断出现。

现行文件公开利用涉及诸多权利制度，其主要包括知情权、隐私权、著作权和保密制度。全面深刻认识并正确处理现行文件公开利用中的权益制度，对促进政府信息公开进程有着重要意义。

现行文件的开放主体应是现行文件的形成机关，档案馆不宜设现行文件中心。因为:

(1)档案馆是非现行文件存放地，这是世界各国的普遍做法，把现行文件利用中心建在档案馆，明显与档案馆的职能不符。

(2)从国外现行文件开放的相关实践来看，尽管各国的法律有所不同，公开或开放现行文件方式不一样，但基本上是以政府机构作为公开或开放的主体。

(3)从我国有关政府信息公开的规定来看，现行文件开放的主体是各级人民政府及其职能部门以及依法行使职权的现行文件的形成机关，而不是档案馆。档案馆不是文件的形成主体，档案馆只有等到收集到现行文件或有关单位送交后，才能开展工作。因此，档案馆也就不能适时地开展现行文件利用服务。

3.关于文件生命周期理论与文件连续体理论问题

文件生命周期理论的认识基础源于实用主义哲学观点和谢伦伯格的文件管理思想;而文件连续体理论的认识基础则是澳大利亚学者弗兰克·阿普沃德对档案学的思考、后保管主义思想和吉登斯的结构化理论。文件连续体理论强调文件的可持续价值、逻辑关系、文件管理业务制度化和对于传统档案学理论的继续;而文件生命周期理论则注重文件运动中的价值变化，强调对于文件实体控制与智能控制并重、文档管理的线性一体化以及对传统档案学理论的高度依赖。

中外学者对文件生命周期理论与文件连续体理论的关系有两种不同的理解:一是认为后者可以替代前者，二是认为前者有连续存在的必要和发展的可能。文件连续体理论相对于文件生命周期理论而言，更表现为文件管理理论发展高级阶段的特性。

文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。因为文件连续体理论选择全新的研究角度，运用全新的研究方法，深入揭示了电子文件的连续运动过程，展现电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的连续性，从而更适应电子文件运动的特点，使文件生命周期理论得以进一步完善。

4.文档一体化问题

文件管理与档案管理一体化是信息化、数字化、网络化背景下文件管理与档案管理工作发展的必然要求。文档一体化的理论基础，一是文件生命周期理论，它说明文件在整个生命过程中，由于社会分工的需要，人们将文件管理分为文件管理和档案管理两个阶段，从而出现了两种专业机构，实际上文件管理和档案管理密切联系、相互制约。因此，有必要将两者作为一个整体管理。二是信息论、系统论和控制论。从信息论角度看，信息管理是文件管理和档案管理的共性，两者都要应用信息论有关原则和方法;从系统论角度看，文件管理是一个系统，档案也是一个系统，两者都是一个大系统中的子系统，该大系统就是管理文件的整个过程;从控制论角度看，文件管理和档案管理工作相互影响，关系密切，可以应用控制论从整体上对它们进行有效的控制和调节。

为了树立合理的文档管理观念，建立统一的文档管理制度，设置有效的文档管理机构，制定规范的文档管理制度，应当全面地理解和掌握文件、档案一体化的含义，这就是“文档一体化”。其含义包括文件、档案生成的一体化，管理的一体化和利用的一体化，从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。

一方面，文档一体化管理不会引起文件与档案概念的根本变化。文档一体化管理不是要取消文件与档案的概念，树立文件都是档案的观点，采用“大文件”概念。文档一体化管理的实质是加强文书工作与档案工作的联系，使其更好地为机关工作服务。文件与档案之间最本质的区别是它们的价值形态不同，这是文件运动规律的表现，作为客观存在的文件与档案之间的差异是无法抹煞的。另一方面，电子文件的归档包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档是将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器的网络存储器中，使电子文件能供档案部门利用和处理，因此，逻辑归档只是一种前端控制方式，并没有改变文件的属性。物理归档是把符合归档条件的电子文件按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。只有完成物理归档的文件才真正完成了归档，因为此时文件的属性发生了质变。所以，在电子文件管理中仍然存在文件与档案的差异。文件与档案之间的区别与联系不仅存在于纸质文件，也存在于电子状态下。文件与档案的联系是实现两者在管理上一体化的基础，文件与档案的区别是在一体化管理的过程中，针对不同阶段采取相应的原则与方法进行科学管理的根据。

5.电子公文研究

在电子政务的背景下，公文的数字化、网络化已成为行政公文发展的必然趋势，由此推动了电子公文研究领域的日渐活跃。尤其是在电子政务日益迅速发展壮大的环境下，越来越多的政府部门通过网络实现无纸化办公，运用计算机技术、网络技术和现代通信技术对公文的办理、传输、交换、归档实行电子化管理，公文的数字化、网络化已成为政务信息化背景下行政公文发展的必然趋势。

电子公文是以二进制编码的形式记录于特殊的载体上，因而具有完全不同于纸质文书的特点，对于技术、标准、法规有更多依赖性。这些构成了电子公文研究的主要领域。近年来，对电子公文的研究主要集中在以下几个方面:电子公文的概念及其与纸质公文的比较、电子公文的归档管理、电子公文流转系统的功能模块及其开发、电子公文的安全性、数字签名与加密技术、电子公文的法律法规保障以及基于XML电子公文的实现等。

电子公文流转系统引起了关注，形成了研发的高潮。通过多种多样的开发手段，形成了基于Lotus Notes的公文流转系统、基于Exchange Server的公文流转系统、基于Windows.Net框架的公文流转系统、基于J2EE平台上开发电子政务的公文流转管理系统等电子公文流转系统。各种不同系统具有不同的特点，在不同领域发挥着自身的优势，但都是以电子公文的流转程序为基本的功能。

此外，电子公文归档管理工作也引起了普遍关注。如何用科学发展观指导电子公文归档管理、用统一的法规标准规范电子公文归档管理、用先进的科研成果深化电子公文归档管理等问题都值得深入研究，这是保证电子公文长期存取不可回避的重要问题。

复习与思考

1.文书学的研究对象是什么?

2.如何实现文书学的任务?

3.文书学与档案学有何关系?

4.如何理解文书学与相近学科的关系?

5.如何从文书学研究近况看待文书学研究的热点问题?

6.电子公文研究有哪些基本特点?

7.如何评价《公牍通论》和《公牍学史》在文书学研究中的地位?

8.如何认识文档一体化管理?

9.为什么文件中心在我国难以施行?

10.文件生命周期对文件管理有何启示?