把文书学扩展成文秘学的尝试

把文书学扩展成文秘学的尝试

陈作明

长期以来，我们总觉得文书学与秘书学之间有许多重复之处，可以而且应当合二为一；同时，又觉得档案专业学生仅学习文书学不敷实用，应当扩充秘书学知识。为此，我们在档案专业教学活动中把文书学与秘书学有机地合成、扩展成为文秘学。实践效果颇佳，现谨作一简介。

一、理由和根据

（一）文书学与秘书学之间有大量内容重复，可以合成。从历史和现实情况来看，文书工作与秘书工作很难截然分开。中国的“秘书”一词，原指秘藏的官文书，后来延伸到掌管官文书的人或职官。在现代，秘书工作范围虽然有相当大的扩展，但仍以掌管和处理文书为主要手段。“文书”一词，尽管有多种含义，但主要也指官文书。文书工作则是制作、运行和管理文书的一种社会职能，这种职能在秘书学中又被称为秘书工作。在学术研究领域中，我国的文书学专著先于秘书学问世，但是这两门学科之间存在着大量的而且是明显的重复。若是同时学习或研究这两门学科的著作，会使人感到付出了许多重复劳动。例如：

1.历史沿革的重复。由于历史上很难划清文书工作和秘书工作的界限，所以往往对同一史实或同一历史人物，在文书学中作为文书工作史介绍，在秘书学中作为秘书工作史阐述。

2.人才素质要求重复。在现实生活中，文书工作者与秘书工作者之间几乎没有明显的或不可逾越的界限，所以很难对人才素质提出明显不同的要求，尽管具体说法有所不同，但基本要求是一致的。

3.工作性质重复。两门学科在分析（或论证）文书工作性质和秘书工作性质时，都不外乎政治性、机要性、服务性、技术性，等等，甚至在论证这些性质时，所取素材（或论据）也往往是相同的。

4.论述具体工作任务和技术方法时，也有许多重复之处。两门学科都用相当大的篇幅论述文书定义，公文写作，文种的划分和使用，文书运转和传递，文书立卷和归档，人民来信来访的处理，为领导人准备参考资料，等等。

（二）社会上出现了统一的“文秘专业人才”的需求，有必要合成。常见报纸上刊登招聘“文秘专业人才”的启事，招聘单位是把文书和秘书作为一种专业人才而不是作为两种专业人才来对待的。我们档案专业毕业生若是到这些单位去应聘，招聘单位见你只学过文书学课程总感到不满意；见你学过文秘学就认为合格了。其实，我们把文书学扩展成为文秘学，由于删去了两门学科之间的重复部分，只将原来的每周三个课时改为每周四个课时就完成了教学任务。这就是说，每周只增加一个课时就等于增设了一门秘书学课程，使学生扩大了相关知识面，拓宽了毕业之后的就业门路，真是一项投入少而收效多的措施。而且，从教学改革的角度来说，课程设置要符合社会的需要，把文书学扩展成文秘学是符合社会需要的，不失为档案专业教育改革的一项重要内容。现在我们这里对历史专业的学生也开了文秘学这门课程，而且很受欢迎。

我们曾经考虑是否用秘书学取代文书学，经反复斟酌觉得不太合适。一是某些文书工作原理和方法具有相对的特殊性和独立性，把它们淹没在秘书学之中是不合宜的。二是文书作为档案的前身物体，文书学的某些知识要与档案学知识相衔接，诸如文件生命周期的阐述，文书制成材料的要求，文书定稿的保存意义，等等，这些知识放在秘书学中显得累赘，放入文秘学中才名实相符。社会各界没有把文书专业包含在秘书专业之中，而是把两者并列起来，称为文秘专业，是很有道理的。

二、指导思想和方法

首先，我们在指导思想上明确这样三点：（1）要有机地合成而不生拼硬凑，既要保持原两门学科的特色，又要融会贯通，无拼凑痕迹。（2）要古今贯通，古为今用，不要厚古薄今，或者占今脱节，形成“两张皮”。（3）要富于时代气息，既要传授传统的文秘工作方法和技术，又要论证文秘工作现代化（即办公室自动化）的诸种措施，前者是不可缺少的基础，后者是已经成为现实的时代潮流，这样做对文书学或秘书学都是一种必要的改造。

其次，在具体教学内容上，根据上述指导思想，作出合理的安排，除绪言之外，分设十章：（1）“文秘工作及其机构和人员”。阐述文秘工作的含义、性质、作用和基本原则；文秘工作机构的设置及其性质和地位；文秘人员的素质要求等。（2）“文书概述”。阐述文书的内涵、外延，公务文书的类型、特点、作用和反作用，以及当代公文的格式等。（3）“公文文种研究”。阐述文种的含义，划分文种的依据，现行公文文种的划分和使用等。（4）“公文撰写”。论述公文撰写的要求、要领和一般程序。（5）“公文处理”。包括收文和发文的处理程序，以及各环节的基本方法等。（6）“信访工作”。即来信来访的处理、统计和分析，领导人接待来访工作的安排，“老大难”信访的形成规律和防治方法。（7）“调查研究”。阐述调查研究的意义和方法，以及文秘工作者的调查研究任务。（8）“其他文秘工作”。包括督促检查，协调，值班室的组织，各类记录工作，印章及介绍信的管理，内外宾的接待等。（9）“文书立卷和归档”。包括文书立卷的原理和方法以及归档程序等。（10）“文秘工作现代化”。除了阐述文秘工作现代化的含义及实施的方法步骤之外，主要讲文书处理现代化、文书传递现代化、远程会议现代化、日程安排现代化、信息的电子化存贮和检索、文秘工作其他方面的现代化措施、机读文件的整理和归档等。上述知识对于一名档案工作者来说也是十分必要的，绝不会是档案专业学生的无意义的额外负担。

如果我们扩大视野来观察和分析问题，还会觉得合并文书学和秘书学为文秘学，不仅是档案专业教学改革的一项内容，而且更是学科规划和学科建设中值得研究的一个课题，是一项很有意义的实践活动。

（原载《档案学通讯》1994年第3期）