博物馆文物档案管理规范探究

博物馆文物档案管理规范探究

徐　超

固原位于中国内陆宁夏回族自治区南部，与甘肃省的庆阳、平凉、定西地区比邻。通常被认为属黄河中上游地区，固原距周边省会城市银川、兰州、西安在300～400公里之间，自古以来是南北交通的必经之地。固原，是西北历史上的重镇，早在石器时代就有人类在这里繁衍生息，自商周之际，北方游牧民族即聚集于此，春秋战国、西汉、隋唐固原一直扮演着重要的历史角色。

宁夏固原博物馆是一座以收藏固原地区历史文物为主的综合性省级博物馆，属国家一级博物馆。占地面积近4万平方米，建筑面积1万多平方米。馆藏文物近2万件（组），其中国家一级文物123件（组），国宝级文物3件，即鎏金银壶、玻璃碗、漆棺画。

作为文物总账和档案管理的直接参与者与责任人，确保国家文物资产安全，不但要从思想和态度上如履薄冰，更要在制度规范上兢兢业业，才能确保文物资产的绝对安全，不辜负前人，对得起后人。根据《中华人民共和国文物保护法实施细则》、《博物馆藏品管理办法》、《文物藏品定级标准》、《博物馆藏品信息指标著录规范》、《馆藏品二维影像技术规范》，现谨就文物档案管理规范作详细阐述，以做好文物档案管理工作，确保国家文物资产安全。

一、总述

由文物收藏单位正式入藏并登记入账的文物，包括一、二、三级和一般文物。其中三级以上文物（含三级）为珍贵文物。

对入藏文物相关资料的建立、管理和维护的过程，包括登记、编目、建账、建档等。文物藏品总登记账，是国家科学、文化财产账，用来记录收藏单位所有入藏文物的账目。设专人负责管理，永久保存。

同时设立文物藏品分类账，根据文物收藏单位藏品分类的具体情况，按照不同类别的分库管理状况，分别确立账册。对入藏文物各种基本信息进行详细登记，进行编目。

二、馆藏文物登录的流程如下

1.由本单位或省级文物行政部门组织有关人员对文物进行鉴定，并填写文物鉴定表。2.填写入藏凭证。3.文物影像资料的采集，包括拍照、绘图、拓片等。4.文物编目，填写文物编目卡。5.填写文物藏品总登记账。6.填写文物藏品分类账。7.填写文物藏品档案。8.根据已建立的文物资料将文物藏品信息数字化，建立文物藏品信息数据库。9.主动掌握文物提用信息，将详细提用记录更新到藏品档案中，若文物现状在提用过程中发生变化，将变化情况同时记录到文物藏品总登记账、文物藏品分类账和文物藏品信息数据库中。

三、馆藏文物登录的内容

包括文物的基本信息、历史信息、研究信息、保护修复信息以及对文物的管理、使用过程中产生的各类相关信息。

内容包括：1.文物鉴定表记录文物的鉴定信息（原编号、文物名称、年代、质地、数量、完残程度、文物来源、级别、鉴定意见、鉴定人、鉴定日期）。2.入藏凭证记录文物入藏时的详细信息（原编号、总登记号、文物名称、年代、质地、数量、级别、文物来源、完残程度、藏品移交方和接收方签字、入藏日期）。3.文物编目卡对文物进行编目时填写的记录文物基本信息的卡片（总登记号、文物名称、年代、质地、数量、尺寸、质量、文物来源、完残程度、形态特征、题识情况、流传经历、照片、级别、鉴定意见、鉴定人、制卡片人签字、制卡片日期）。4.文物藏品总登记账必须建立，一式一份，不能被复制。填写文物藏品总登记账时应使用不褪色的蓝色或黑色墨水逐页、逐件、逐项填写，不得任意涂改。如有订正，应经本单位文物管理部门负责人批准，在订正处用红色墨水画双线，线上方书写更正内容，并加盖更改人图章。其基本内容应包括总登记号、文物名称、年代、质地、数量、尺寸、质量、级别、文物来源、完残程度、入藏日期、备注。5.文物藏品分类账文物的分类管理账（总登记号、分类号、文物名称、年代、质地、数量、尺寸、质量、级别、文物来源、完残程度、库房位次、登记日期、备注）。

四、文物藏品档案

记录与文物相关的各类详细信息，藏品档案应该报上级文物行政部门和国家文物局备案。其内容包括六个方面：藏品的历史资料、鉴定资料、保护资料、提供使用资料、影像资料、基本资料。

五、文物藏品信息电子文档的管理

应建立文物藏品信息数据库，对文物的相关电子文档进行管理。数据库应符合《博物馆藏品信息指标著录规范》的要求，可实现录入、查询、存储、管理、检索、统计、打印输出、备份等功能。

六、文物总登记号

必须一件（套）一号。总登记号一经确定即永久使用，不能更改和重复使用，文物注销后原总登记号仍应保留。

总登记号应用小字清晰地标写在文物上，书写位置以不妨碍观瞻和不易摩擦为宜；不宜直接书写的文物，应贴、挂编号标签，标签贴、挂应确保牢固，避免遗失。

七、文物名称

通常由特征和通称两部分组成。古代文物特征指年代、款识、作者、地域、工艺、纹饰、颜色、质地、器型等信息要素，近现代文物特征指物主、时间、地点、事件、用途、质地等要素。通称是器物的通用称谓。

登记文物所属的天文时代、地质时代、考古文化期、历史朝代或历史时期。1949年10月1日以前的文物，有具体纪年的写具体纪年，并加注公元纪年；具体纪年不明的写历史朝代或历史时期。1949年10月1日以后的文物，写公元纪年或历史事件时期。

（一）质地

构成文物主体材料的物质成分类别。

（二）数量

单件藏品一号即为一件，成套藏品分为实际数量和传统数量两种；组成部分可以独立存在的，按个体编号计件（实际数量）；组成部分不能独立存在的，整体编一个号，每个部分列分号，按一件（套）计算，在实际数量栏内注明整套藏品的实际数量。

（三）尺寸、质量

藏品测量方法：平面文物量长和宽，书画类文物量画心；立体文物量长、宽、高或口径、底径、高，口径、底径均量外径；不规则形状的文物，量其最长、最宽、最高处。

藏品计量单位：采用国家法定计量单位，以厘米、克、毫升作为常用文物计量基本单位，较大、较重或较长的可采用米、千克、公升计量。一般文物不称重量，贵重金属、宝石等文物称重量。

（四）文物来源

写直接来源的地区、单位和个人，注明发掘、采集、收购、调拨、交换、捐赠、旧藏等入藏方式。出土文物写明出土时间、地点和发掘单位；近现代文物写明与使用者或保存者的关系；自然标本写明产地、采集单位或个人。

（五）完残程度

写明文物及文物附件的完整、损伤、残缺或污染等具体情况。

（六）形态特征

对文物的整体形态特征的描述。遵循先上后下、先左后右、先内后外的顺序，应使用文物、考古学对器物描述的基本术语，并揭示藏品的内涵，指出它的科学和艺术价值。

（七）题识情况

文物藏品的题跋、款识、铭文等相关信息。文物藏品的题跋信息包括题跋类别、作者姓名、字数、题写位置等。汉语古文字款识、铭文一般录其释文，中国少数民族文字款识、铭文和外国文字款识、铭文一般录其译文。

（八）流传经历

藏品被现收藏单位收藏以前的流传过程。包括藏品入藏以前的发现、鉴藏、递藏的过程，以及修复、著录、传拓、有关传闻等。

（九）照片

包括传统照片和数码照片。

（十）级别

根据文物藏品的历史价值、艺术价值、科学价值确定的级别。参见《中华人民共和国文物保护法实施细则》和《文物藏品定级标准》

（十一）鉴定意见

文物编目卡中应填写最近一次的鉴定结论，文物藏品档案中应填写历次鉴定结论。

八、馆藏文物照片拍摄技术要求

（一）拍摄设备

馆藏文物二维影像的拍摄设备至少满足以下要求：120或135传统机身，600万像素（含）以上数码单反机身；具有可以移动和俯仰镜头光轴的中焦距镜头；影室灯一套（不少于三盏，每盏输出功率≥500W，造型灯功率150W；调光范围全光∽1／4级＞；有同步触发和闪光触发；含柔光箱，对于需要多段拼合的影像拍摄，建议采用重复性能好，色温稳定的数码闪灯系统。

（二）拍摄环境

场地宜高大有进深，面积不小于30平方米，高度大于等于3米；特大型文物如飞机、汽车等，选择暗背景拍摄；场地环境应适于保护藏品与摄影设备。

（三）拍摄规格

应同时使用正片和负片；藏品数码影像采用RGB真彩色模式的位图表示法；藏品数码影像每个原色的灰度等级不低于64级（26）；藏品直接数值化采集数码影像时，每帧不小于300万像素。

（四）格式与精度

珍贵品应采用TIF格式，不压缩储存；普通品可采用JPG格式存储，压缩后影像质量为“中”。

（五）拍摄工作规范

1.立体藏品拍摄工作规范

每件独立编号的立体藏品必须以主要代表面，拍摄全形图像一张，并拍摄正视角度的顶面和底面图像各一张；对没有独立编号的成套藏品必须拍摄组套图像，并加拍独件文物的全形图像；对具有花纹、附件、内壁铭文或其他特殊情况的立体藏品各相应部位进行局部拍摄。对具有不同花纹、铭文的各个面都要进行正面拍摄；对扁平形器物（如扁担、钱币等）一般拍摄正、反两面，如有边沿上的特殊信息，加拍边沿影像；对具有连续花纹、内壁铭文或其他特殊情况的文物（如不规则形状的文物）每隔30°～45°拍一张；藏品如附有图纸或拓片的应加拍相关资料的影像。

2.平面藏品的拍摄工作规范

每件平面藏品必须拍摄全形图像一张，尽量用一幅画面记录平面文物的影像；无法在一张影像中记录全形的，以分段拍摄形式记录时，胶片上画面的接口重叠部分不得小于0.5厘米（每一分段以独立的影像编号命名，拼合后的影像数据给予一个全新的影像编号；对有铭文、款识等附加信息的平面藏品要加拍相关影像，如有特殊的装裱形式亦应对其做影像记录。

（六）拍摄技术规范

1.藏品拍摄基本技术规范

主体突出，背景干净；为保证影像信息含量，被摄体应尽量充满画面；注意视点的选择，减少由于镜头透视产生的视差；色调准确、层次丰富。

2.立体藏品拍摄技术规范

主题图案清晰；器型完整，无明显的俯仰变形

在馆领导的安排部署下，今年我们保管部观摩学习了国家博物馆、首都博物馆、山西省博物院、内蒙古博物院、上海博物馆、湖北省博物馆文物保管部门的文物库房、档案管理、文物档案信息化管理。先进地区的博物馆硬件设施都很好，每个库房配备了专门用于库房管理的电脑、打印设备，确保了库房文物分类管理电子档案信息及时更新，同时这些博物馆人员配备充足，能将业务做得更专业、更细致。

文物保管工作虽然受制于本馆经济实力的影响和制约，但从观摩学习中得到的启示，就是态度决定一切，无论是在北方的文物大省市（区）山西、北京、内蒙古，还是在经济相对发达的上海、武汉，我们所遇到的文物管理者都能够沉得下心来，潜心研究，工作做得非常细致，严格按照国家关于文物档案管理的规定运作，却又能在多年的工作中总结经验，因地制宜，没有因循守旧，在工作中走适合自己发展的道路，推动文博事业的发展进步。