博物馆藏品档案管理利用

博物馆藏品档案管理利用

沈晨霞

（杭州良渚博物院）

摘　要：藏品是博物馆业务活动的基础，也是它所有的社会宝贵财富。要认真研究藏品档案的特点，深入细致地做好收集和整理，最大限度地发挥藏品档案的社会价值和效益。

关键词：博物馆　藏品档案　管理　利用

藏品是博物馆业务活动的基础，也是它所有的社会宝贵财富。藏品质量的高低和数量的多少是衡量博物馆社会地位及其作用的两个主要条件。其中，藏品档案是围绕着藏品而建立的，是藏品在征集、鉴定、登记、管理、保护、研究、使用等一系列活动中的真实记录，从而揭示出藏品的历史、科学、艺术价值，它是藏品研究成果的具体体现，也是其他有关学科进行研究的依据。因此，建好管好用好藏品档案，对进一步发挥馆藏文物的优势有着直接的关系，对博物馆各项业务的开展起到重要作用。本文就藏品档案的特点、收集和组卷内容、系统整理、作用，谈谈个人的看法。

一、藏品档案的特点

藏品档案的产生来源于藏品，所以有其自身的特点和特定的一套工作程序。

（一）藏品档案由藏品本身也就是实物转化而来，只有部分藏品档案由文献转化而来

博物馆起源于珍品收藏，藏品是人类活动中遗留下来的形状各异、质地不尽相同的物品，是思想文化的物化载体。藏品档案正是通过前人留下来的遗物，用文字的方式转化成书面材料，形成藏品档案。这种档案与文件转化的档案比较，内容更加广泛而丰富，而且藏品档案必须在科学研究的基础上建立，并且要借助一定技术手段才能考查和揭示藏品的外部特征与内在因素，进一步作出科学的论断，这是藏品档案的特点之一。

（二）某些藏品本身就是一种历史档案

档案形成的历史很久远，从有文字记载开始，如甲骨文、青铜器上的铭文、石刻、书写在竹木上的竹简、撰写在丝织品上的帛书等。以上不同质地藏品上留下的古文字，均记载着各个历史时期的政治、经济、社会生活等各方面的情况。自从汉代发明纸，使用纸张书写文字应用至今，如信札、手稿、拓片等等本身就是一种档案。我国古代人们把文字刻在兽骨上或铸在青铜器上、写在竹木或丝织品上保存下来，现在保存在档案馆中的文物称其为最珍贵的甲骨档案、金石档案、简册档案和锦帛档案。收藏在博物馆中即是珍贵的文物藏品，所以，藏品和藏品档案兼有双重性的特点。这些原始的档案是历史上遗留下来的真实记录，具有真实性、可靠性，为研究我国古代的历史提供极为宝贵的材料。

（三）藏品档案不仅有使用价值，还具有永久保存价值

博物馆的藏品是国家宝贵的文化财产，是人类社会的文化遗存和精神财富，我们这代人要妥善保管传于子孙后代。那么，精心建立的藏品档案需要伴随着藏品永久保存下去，这也可以说是另一种文化财富。其他档案则与藏品档案不同，那些档案要受到保存期限和应用范围等条件的限制，如人事或重要科技档案，具有高度的机密性，只能由组织上掌握和有关部门使用，还有一些文书档案，经过一定的时期便会失去价值。藏品档案则不同，它既有保密性、永久性，又有为专业研究人员提供数据及资料的实用性。

（四）藏品档案的形成是逐渐积累的

每一件文物形成之时，档案材料就应伴随其问世。档案材料的形成是从文物产生的时候起，直至被博物馆收藏。在这样一个漫长过程中积累的丰富的档案材料，可以称为入藏前的档案材料。至于入藏后，在博物馆各项活动中又形成了大量的档案材料，把不同时期、不同质地、不同地点分散形成的档案材料总合起来，由简到繁，逐步增加建立档案，而且还必须将建档以后产生的材料，陆续地加以补充和完善。其中，追补记载也是藏品档案不断加以完善的一种手段。

二、藏品档案的收集及内容

博物馆在长期的实践活动中，积累了丰富的档案材料。由于各博物馆的机构设置不同，有些博物馆没有设立藏品档案管理机构，档案材料便分散保存在各个部门。为了要完成藏品建档工作，首先要进行藏品档案的收集工作。所谓收集工作就是要求把与藏品有关的各种材料，从分散的状况下集中起来，统一管理，例如有关藏品研究的文章或历代著录材料、保存在财会处的征购凭据。为了证实藏品的价值和准确的来源，可将有关凭据、材料收集复印归档，对于那些不属于本馆的档案材料则要走出博物馆，到社会有关部门收集，诸如图书馆、档案馆等部门，搜取材料为藏品建档所用。收集工作是藏品建档的起点，所收集到的有关材料，为藏品建立档案工作提供了物质基础，因此，没有藏品档案的收集工作，也就不会有完整的藏品档案。在藏品档案收集工作中，要注意保持其完整性，必须把一件藏品的全部档案集中起来，以构成一个完整的卷宗。还要注意保持其连贯性，就是说应从藏品入藏开始收集材料，并且贯穿于藏品管理的始终。藏品档案能够组卷的内容很广泛。能够全面地、系统地、准确地反映出藏品的全貌和内涵。应收录入档的材料，可概括为藏品的历史资料、鉴定记录、研究与著录资料，保护措施记录，提供使用记录，形象资料诸多方面，具体应该归档立卷的材料分述如下：

（一）藏品的历史资料

藏品的历史资料指藏品搜集时的原始记录或访问记录，藏品接收清单和入藏凭证是随着接收藏品而来的第一份书面材料，其中来源是主要的，应说明发掘、采集、调拨、交换、捐赠、征集、收购等途径。属于考古品的，应在接收文物的同时，收集有关藏品的发掘、采集记录或报告，应记述准确的时间、地点、主持人。一些传世品，如书画及工艺品，应设法查清其来源流传经过、作者、制作时间及方法等。

（二）鉴定记录

包括藏品的历次鉴定人鉴定意见，定级评语和运用现代技术、仪器对藏品进行鉴定的各项检测、分析报告等。鉴定记录是专家学者对该藏品的真伪、时代、作者等，作出的鉴定意见。定级记录鉴定人员根据藏品的历史、科学、艺术价值评定级别的评语。鉴定意见和定级评语，最好由本人审核签字盖章。对于先后不同的分歧意见亦应一并入档保存。鉴定意见和定级评语，是确定文物是否入藏和价值评定的依据，是重要的档案材料。

（三）藏品研究与著录资料

对国内外专家学者研究有关藏品所发表的文章、专著、报刊、图录等，应将原文或通过剪辑、复印等方式，收集入档，并注明作者、书名、期刊号、出版单位、出版时间、章节、页数等。此外，有关史书上的记载与考证也应著录进去。

（四）藏品保护措施记录

包括藏品历次进行的检测、修复、复制、装裱和清洁整理等工作记录。各项工作记录的内容有实施的单位、时间，所使用的材料、采取的方法，操作者及上级主管部门和有关领导的审批件、修复后历年变化的观察记录等，都应归档保存。藏品档案建设工作可以细分诸多子项，如定名、测量、影像采集、信息记录、纸质档案制作与管理、电子档案管理、数据安全与利用等，各子项工作可以由不同层次的人才来主持。建设藏品档案需要对藏品有所研究，应该针对博物馆内现有人才资源，有意识地按照藏品类别来培养相关领域的专业人才，经过积累，由其主持相应类别的藏品档案建设，会取得更快的速度和更高的质量。培养专才的同时，也应当注意全才的培养。参与藏品档案制作的工作人员，既需要擅长某一工作环节或熟悉某类藏品，也需要对整个建档流程的其他环节有所了解，能够兼任。在实际的建档工作过程中，一个工作小组时常会出现小组成员因出差、另有任务而缺位，如果能有“兼才”或“全才”，就能够降低、避免组员缺位带来的影响，能够保证藏品档案制作的进度和质量。强化业务技能应该大胆尝试“走出去，请进来”的学习途径，可以有计划、有组织地邀请馆内外专家进行业务指导，或者选派人员前往先进的文博单位学习交流。

（五）藏品档案制度化

通过制定并执行相关制度，规范业务流程，保证档案信息的来源。在征集、鉴选、定级、入藏这几个阶段，须制定《文物征集操作规范》，要求征集者、库房管理员等相关人员提供原始记录表、征集凭据、藏品鉴定表、入藏凭证等资料作为入藏的前提条件。从源头上注重原始资料的收集，尽可能翔实。在搜集文物时，要尽可能客观、全面、详实地收集、记录与藏品有关的各种信息，对搜集文物的过程也要进行记录。

（六）提供使用记录

即藏品的动态记录。是指藏品在各方面发挥作用的记录，包括藏品在国内外、馆内外提出陈列展览、科学研究、供人观赏以及绘图、拍照、拓片、出版等使用，其藏品使用的时间、地点、经手人、负责人、藏品提出使用的凭证、展览合同及藏品出库前后的现状等，都应在档案中有所体现。

（七）形象资料

包括藏品的照片、音像带、拓片、器物绘图等。照片可根据器物的不同、拍摄正面、侧面、背面、局部特写等照片。照片的形象是文字难以代替的，使藏品的形象感比刻意的描述更真切。音像带能给人声像并茂的感觉。照片、音像带、拓片、实测图、剖析图等都是档案中不可缺少的材料，这些材料可使藏品的全部充分地体现出来，所以均应入档保存。

（八）藏品的其他资料

藏品调出或因藏品已失去保存价值而被剔削或藏品被盗等情况发生时，均应有领导的处理意见及批示，需原件或复印件收录入档备查。凡是有关藏品的资料，力争收集齐全、完备。大部分档案材料，可以直接填写在藏品档案（印制的档案册）藏品编目卡和藏品登记表（只限一级藏品登记）的各项栏目内。这三份材料，是藏品档案的重要组成部分，包含着藏品的基本内容。除此之外，有些需要整理成文字材料，有些则需将原件存入藏品档案内，立卷保存。

三、藏品档案的整理

随着文物的增加，藏品档案数量也日益增加。必须把诸多的档案分门别类地进行整理，使之系统化和条理化，便于保存和提供利用，藏品档案整理工作应结合藏品管理的特点，规定案卷分类和编号，卷内材料整理和案卷目录的编制。

（一）案卷分类和编号

每件藏品要自成一个单元，组成一个卷宗，编一个号码。诸多分案卷集中保存在一起，为了防止案卷多容易造成混乱现象，必须对案卷进行分类排列。博物馆藏品档案究竟怎样分类更合适，这要根据藏品的性质和特点决定。一种情况是藏品入馆后，在建立档案之前就已经进行了科学分类、鉴定分级工作，如果藏品入藏之后，建档工作及时完成了，藏品档案分类可参照藏品分类法，即传世文物的案卷按质地或时代、作者等分类；考古文物则按遗址、墓葬、地点分类。藏品档案分类与藏品分类能保持一致是最为合适的。另一种情况是尚有很多藏品还没有建立档案，为了保证建档工作的重点，藏品需要分级建档。首先完成一级藏品建档工作，因为博物馆的一级文物是属于国家重点保护文物。然后再进行二级、三级藏品建档工作，如果案卷分类仍按照藏品分类办法，那会使案卷之间连贯不起来，只能将案卷按照藏品建档的先后顺序排列编号，这也是暂时采取的一种过渡形式，待藏品全部建立档案之时，藏品档案分类仍按藏品分类办法进行。案卷编号，主要是为了固定案卷之间的排列顺序，使藏品档案管理有序，编号的方法有两种，如果藏品已全部建立档案，案卷号可以按藏品各类编号，不再另行编号。为了防止各类案卷号的重复，可以在号码前加一个拼音字母，作为类别的代号。如果档案不是按各类藏品有系统地建立，则应按藏品建档的时间先后顺序编号，其案卷号和藏品采用互相回注号码的办法，使它们有机地联系起来。

（二）卷内材料排列

卷内材料排列要有条理，形成一个有机整体。排列顺序是档案组卷的内容分成各个类，属于类中的每份材料再分成小类，这样逐级分类，使管理层次清楚，管理有序。每套归档材料，都应经过系统的排列并在每份材料首页的右上角标明号码，使卷内材料保持一定的系统性和完整性。

（三）案卷目录的编制

案卷目录起到档案的登记和检索作用。可以根据不同需要编制多种目录，如综合性目录、分类目录、专题目录、档案的各种目录的编制与藏品编目基本相同。卷内目录应填写一式两份，在档案袋或档案盒内放置一份，予以固定各种材料在卷内和位置，使材料提取利用后归还原处，便于检查清点，防止遗失。另一份目录，分类装订成册，它能集中反映卷内材料的内容，可以起到档案内容索引的作用，可以在不提取档案材料的情况下知晓其材料的内容。藏品档案整理是一项繁琐细致的工作，做这项工作的人必须要有对文物负责、对使用者负责的双重责任心，才可胜任此项工作。

四、藏品档案的作用

藏品档案材料的收集、整理等工作的目的是建立一套完整的藏品档案。藏品档案是掌握藏品全部情况准确、详细的科学记录。通过藏品档案可以反映出藏品价值。因此说利用藏品档案可以为陈列展览、科学研究、社会咨询、对外交流等服务，从而完善提高藏品的利用价值。

（一）藏品档案在陈列展览中的作用

陈列展览是博物馆向人民群众进行宣传教育的主要手段，陈列展览办得既有知识性又有趣味性才能吸引广大观众。怎样认识和选择这样的展品呢？博物馆存有大量的藏品，但从文物保护及文物安全的角度，又不必频繁地选择，以防对文物有磨损或有其他散失，所以尽量不轻易动用。这样就唯有查阅档案材料，了解藏品的使用价值，可从众多的藏品中选出适合主题陈列内容需要的展品，有助于提高陈列的科学性和艺术性。尤其对于那些本身制作工艺精美，形状完整，具有一定时代特征的典型藏品，在档案中便可一目了然，认识到该藏品的历史价值和艺术价值，更有效地利用档案材料为陈列展览服务。

（二）藏品档案为科学研究提供信息

随着改革开放和社会主义建设的迅速发展，科学研究领域也在不断扩展与深入，社会各个领域对博物馆的需求量也随之扩大。他们为研究社会科学、自然科学或为编写地方史、地方志，编著教材和为生产实践等目的，需要到博物馆借鉴藏品，查找有价值的资料和根据。而系统完整的藏品档案，既可为他们提供可靠的信息，又可为研究人员提供第一手资料，满足他们的需求，从而将历代的科学、文化等信息资源传递于当今社会。

（三）有利于加强藏品的科学管理

因为藏品多数以孤件存在，一旦损失了是不会再生的。藏品必须在适当环境中具备一定条件下方可提用，尤其一级藏品更应严格控制使用。完整的藏品档案，可以替代原件藏品作为研究参考之用。应用藏品档案是不受任何条件限制的，可以大大减少对藏品提用的次数，增加藏品的安全系数。特别是纤维质的藏品，如纸、绢质地的藏品，频繁提取展示，易受紫外线、温湿度的影响，减少藏品的保存寿命。如果建立了藏品档案，就可以避免上述弊端。研究者可通过档案了解藏品的全貌，一般情况下就不必再提取藏品。

（四）藏品档案的凭证作用

藏品档案的属性在于它是藏品的真实记录。藏品一旦发生意外，如自然灾害或人为损坏时，藏品档案可及时提供藏品的全部情况。特别是具体的形象特征，可以为藏品的修复、复制提供可靠的依据，使藏品再现原貌。藏品若失窃，藏品档案则能提供追缴的凭证，档案中有关藏品价值的评定又是司法部门量刑的重要参考依据。因此，文物部门主动提供藏品档案，对协助公安部门的侦破工作会起到很重要的作用。当前，加强博物馆文物藏品档案工作是电脑化管理的基础工作。21世纪已进入网络时代，全国已有近90所博物馆实行电脑联网，但由于各馆的情况所限，很多博物馆还处在手抄账本，人工登记、检索等现状，极不适应社会发展的需要。所以我们要加大力度，尽快把文物数据库建立起来，依靠科技进步，用高科技手段把以往的工作用电脑储存起来，这不仅改善了博物馆的工作环境，也增加了藏品的信息与活力，大大地提高了工作效率，使文物藏品档案工作的管理科学化、规范化、现代化。