科技档案底图的编号归档与保管利用

科技档案底图的编号归档与保管利用

孙　青

（杭州汽轮机股份公司研究院）

摘　要:科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片录像、录音带等。本文结合工作实践对加强科技档案底图管理提出建议，重点介绍了科技档案底图的编号、归档、保管和利用，具有一定的工作指导性。

关键词:科技档案　底图管理

科研课题研究、新产品开发、工程项目建设都会按照一定规律形成一套科技档案，其形成是有规律的。我公司作为中国工业汽轮机行业最重要的企业之一，业务量在海内外不断扩展，产生了大量科技档案。汽轮机产品，无论功率大小、使用性质如何，都是以一个台份数为单元进行制造的，因此围绕着一台汽轮机产品的制造活动，就形成了一个相互之间密切联系的、有规律的一系列汽轮机产品档案，相互之间以不同的工作阶段相区别，又与总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了反映该科技、生产活动的有机整体。因此，在开展科技档案底图管理时，要围绕其成套性的原则，注重从整体上加以把握，并做好以下工作。

一、编号归档

科技档案底图真实记录了产品制造的具体情况和实际面貌，对制造产品使用、产品的备品备件、改制产品或产品事故的分析及责任追查都起到了重要的依据作用，是设计人员现行设计不可缺少的重要条件之一。

图纸编号是一种“技术语言”，通过编号可以揭示出图纸的内容，反映图纸的技术特征或其他有关特征；能把相互有联系的图纸正确、有机地联系起来；能把不同类型、不同性质的档案明显区分开来。我公司产品图纸编号严格遵循研究院技术质量标准和档案管理要求进行。产品分为引进汽轮机和国产汽轮机两大类。引进汽轮机技术图样编号是分类代码和名称代码的组合，由11位阿拉伯数字组成，有3个分段号，分成4个组段，其格式为1-××××-××××-××，第一组段为总类别，第二组段为大分类，第三组段为小分类，第四组段为变型。国产汽轮机技术图样编号是由英文字母＋9位阿拉伯数字组成，其格式为T××××.××.××-×。例如:0-2100-7156-11表示引进机组，该图是通流图，机组是7156，T4238.03.01-1表示国产机组，该图是一张总图。我们在接收底图图纸时，对底图图纸按编号用电子卡片的形式进行登记，然后入库存档，根据图纸编号的第一组段进行排架，编号反映了排列次序，便于保管和查找图纸，也有利于管理和查找利用，确保了存档底图图纸的系统化和规范化。

汽轮机产品图纸客观论述和反映了产品规划、设计、制造和生产活动的全部情况。底图是设计生产过程中最真实的记录，为设计生产最重要的环节之一，各阶段产生的图纸要严格按照技术质量规定存档，归档要求如下:底图归档需附图纸入库清单，其中硫酸图底图必须扎好图边。已存档的图纸如需修改，设计人员应到档案室进行替换，并填写《设计变更单》，保管者在已存档的图纸上进行修改并作标记，同时改正数据库录入的信息内容。存档底图不得外借，本院设计人员因设计产品需要复印、晒图时，经研究院负责人签字同意后到档案室办理手续；生产部门要求复印、晒图，则需持生产部门清单，经部门负责人签字方可办理。

二、保管利用

完善管理方法、严格管理制度。我们原本按照纸质技术图样资料号从小到大的排序方法进行保管。这种保管方式的弊端是，需频繁抽取纸质技术图样，物理损坏程度大，保管整理速度较慢。研究院从2005年就开始对技术图样同时采用电子和纸质管理方法，对纸质底图管理采用倒序的保管方法；对于破损的图纸不定期进行修补、粘贴；对重要和关键产品的图纸进行扫描保护；存放图纸的库房、装具要求和库区温湿度等，都严格按照国家有关规定执行。

科技档案是一种潜在的优质资源，其价值经过开发利用，可以转化为物质财富，创造出可观的社会和经济效益。我公司一些重要的关键产品机组的科技档案底图利用率很高。比如，美国机组、百万给水泵机组、印度机组等机组，其产值都是上百万，且比常规机组的生产周期短，底图调用很频繁。随着现在汽轮机台份数不断地增加，平均每天制造一台汽轮机，机组出现问题的概率也大大增加，底图图纸在许多方面，尤其是汽轮机发生事故造成的后果和责任认定上，发挥了及时有效的凭证作用。

新形势下，加强科技档案底图管理，必须与时俱进、创新发展、加强学习、积极探索、攻坚克难，努力开创工作新局面。

参考文献:

［1］浙江省档案局.档案工作实务［M］.北京:中国档案出版社，2009.

［2］肖晨莲.科技档案底图管理之我见［J］.兰台世界，2011（5）.

［3］高鹏云.科技文件材料管理［M］.北京:中国档案出版社，1985.