归档范围和保管期限的编制

（一）确定归档和不归档的范围

1. 机关文件材料归档范围

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

2. 企业文件材料归档范围

（1）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

（2）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

（3）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。

（4）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

3. 机关文件材料不归档范围

（1）上级机关的文件材料中，有普发性且不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

（3）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

4. 企业文件材料不归档范围

（1）有关机关和上级主管单位制发的有普发性且不需要本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（2）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

（3）非隶属关系单位发来的不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

（4）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送的不需要本企业办理的文件材料。

（5）其他不需归档的文件材料。

需要说明的是，根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》规定，企业“不归档”文件材料为“可不归档”，是“可选”的意思，不是绝对不能归档，企业应当根据本单位实际情况具体分析判断。

（二）划定保管期限

区分档案是永久保管还是定期保管，主要看其内容是“重要价值”还是“一般价值”。

判断“重要价值”的标准主要有三个：

第一，强调“以我为主”，即在本机关、本单位重要职能和主要活动中形成的。

第二，上级机关、上级主管单位来文中属于本机关、本单位主管业务或主营范围且需要贯彻执行的。

第三，具有政策法规性、凭证性、依据性的。

“一般价值”的文件材料主要是指材料内容所反映的是常规性、技术性、事务性方面的问题。

1. 永久保管的文书（管理类）档案

（1）机关、人民团体

本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开的重要会议、举办的重大活动形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示及上级机关的批复、批示、重要报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房产基建、土地征用、重要的合同协议、资产登记等文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要问题的来函、请示与本机关的复函、批示等文件材料。

（2）企业

本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动规程中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复；有关机关和上级单位制发的需要本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定，出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料；内部管理制度、规定、办法等文件材料；本企业机构演变、人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文化材料；本企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作的重要文件材料；新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料；本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；本企业直属单位及所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。

2. 定期保管的文书（管理类）档案

（1）机关、人民团体

本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

（2）企业

本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材料；本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；本企业经营管理工作中的一般性文件材料；本企业生产技术管理工作中的一般性文件材料；本企业行政管理工作中的一般性文件材料；本企业党群工作的一般性文件材料；本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件；本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料；本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。