原始凭证和记账凭证保管期限

第四节　会计凭证的传递和保管

一、会计凭证的传递

(一)正确组织会计凭证传递的意义

会计凭证传递是指会计凭证从编制或取得时起，经过审核、登账，直至装订的全过程。为了充分发挥会计凭证的作用，企业单位进行会计核算时，不仅要正确填制和严格审核会计凭证，同时还要有效地组织会计凭证的传递工作，及时、迅速和完整地向有关方面提供必要的会计信息，发挥会计的职能作用。做好会计凭证传递工作具有如下重要的意义:

(1)有利于及时反映经济业务执行或完成情况。

(2)有利于加强经营管理上的责任制，有效实行会计监督。一项经济业务的完成，往往是由几个业务部门共同进行的，会计凭证也就随着实际业务的进程在各有关业务部门之间流转。组织好会计凭证的传递，可以明确各有关部门和人员之间的分工协作关系，强化各工作环节之间的监督和制约，分清经济责任，加强经营管理上的责任制。

(二)会计凭证传递的内容

会计凭证传递的具体内容包括两部分:一是会计凭证在企业内部各部门及经办人员之间传递的线路，即会计凭证的传递程序;二是会计凭证在各环节及其有关人员中的停留及传送时间，即会计凭证的传递时间。

1．会计凭证的传递程序

为了使会计凭证有序地传递，并符合内部牵制的原则，应当为各种会计凭证规定科学合理的传递程序，明确取得或填制会计凭证以后，应交到哪个部门、哪个工作岗位上，顺序由何人接办业务手续，直至归档保管为止。如果凭证为一式数联的，应当具体规定每一联移交何处，有何用途。每一个企业都应该根据其经济业务的主要特点以及经营管理和会计核算方面的要求，按照其不同部门、不同员工，设计一个合理的传递程序，以便使会计凭证流转线路通畅，提高传递速度，增强工作实效。同时，还要根据各业务部门的特点及人员的配置，规定在每一个业务部门合理的停留时间及传送时间，确保会计核算的质量，从而加速会计凭证的传递。

2．会计凭证的传递时间

会计凭证的传递时间，是会计凭证从取得或填制至归档保管间隔的时间。各种会计凭证传递时间的长短也不尽一致。一般来说，重要的经济事项，严格的控制制度，较多的控制环节，会计凭证传递的时间相对长一些;反之，则相对短一些。各单位为了使每个工作环节有序衔接，相互督促，提高工作效率，确保会计核算的质量，应当根据办理各项业务手续所需要的时间，规定会计凭证的传递时间。在规定中，应具体明确会计凭证在各部门、各业务环节的停留时间和有关人员的责任，保证及时反映会计信息。

(三)正确组织会计凭证传递应注意的问题

(1)每一个企业、单位应当根据自身经济活动的特点、内部机构的设置、人员分工等具体情况以及经营管理方面的需要，具体规定各种会计凭证的联数和传递程序。

(2)每一个企业、单位应当根据经济业务的性质、需要办理的各项必要手续等内容，确定会计凭证在各工作环节上的停留时间。规定会计凭证的传递时间不能过紧，也不能过松。时间过紧会影响业务手续的完成，而时间过松又会延误业务完成的进度。

(3)应当通过调查研究，并在此基础上，由会计部门会同有关部门和人员共同协商确定会计凭证的传递程序和传递时间。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管是指会计凭证在登记入账后的整理、装订和归档存查。从内容上分，包括原始凭证的保管和记账凭证的保管;从时间上分，包括装订成册以前的保管和装订成册以后的保管。会计凭证是重要的会计核算资料;同时也是重要的经济档案和历史资料。各单位必须对其加以妥善保管，不得丢失或任意销毁，以备日后查阅。

(1)会计凭证要及时传递，不得积压。及时传递会计凭证不仅可以保证会计核算的及时、正常进行，而且可以降低会计凭证散失的可能性。

(2)记账凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

(3)应定期将记账凭证按编号顺序整理，检查有无缺号和附件是否齐全，然后加上封面和封底，装订成册。为了防止失散，应在装订线上贴上封签，加盖会计人员印章，不得任意拆装。在封面上应注明单位名称、所属年度和月份、起讫日期、记账凭证种类、张数、起止编号等。

(4)对于某些重要的原始凭证，如合同等，为便于日后查阅，可另行归档保管;对于某些数量较多的原始凭证，如发货票、收货单等，可以不附在记账凭证后面，单独装订保管，在封面注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称及编号。

(5)从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、名称和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代替原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，应由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，才能代做原始凭证。

(6)装订成册的会计凭证应由专人负责集中保管，按年分月顺序排列，以便查阅。查阅会计凭证应有一定的手续制度。作为会计档案，会计凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准可以复制。向外单位提供的会计凭证复制件，应在备查簿中登记，由提供人和收取人共同签章。

(7)会计凭证存档以后，保管责任随之转移到档案保管人员身上。保管人员应当按照会计档案管理的要求，对会计档案进行分类、存档和保管。

(8)会计凭证的保管期限及销毁手续，应严格遵循《会计档案管理办法》的有关规定。一般会计凭证保管期限为15年;未满保管期限的会计凭证不得任意销毁。会计凭证保管期满后，必须按照规定的审批手续，报经批准后才能销毁。但销毁前要填制“会计档案销毁目录”，交档案部门编入会计档案销毁清册。批准销毁后要进行监销，并取得销毁过程中有关人员的签字盖章。

思考题

1．什么是会计凭证?填制和审核会计凭证的意义是什么?

2．如何对会计凭证进行分类?

3．什么是原始凭证?原始凭证应具备哪些基本内容?

4．填制原始凭证应遵循哪些要求?

5．如何审核原始凭证?

6．什么是记账凭证?记账凭证应具备哪些内容?

7．什么是收款凭证、付款凭证和转账凭证?各种凭证的项目怎样填写?

8．涉及现金和银行存款之间的收付款业务应填制什么凭证?为什么?

9．记账凭证的填制应符合哪些要求?

10．如何审核记账凭证?

11．什么是会计凭证的传递?在制定会计凭证传递程序时，应注意哪些问题?

12．会计凭证保管的方法和要求是什么?

练习题

资料:某企业2003年9月份发生的部分经济业务如下:

1．购入甲材料一批，价款30000元，增值税进项税款5100元，款项已通过银行付讫，材料已验收入库，结转材料入库成本。

2．采购员李某报销差旅费2500元(原借款3000元)，余额收回现金。

3．接受外单位投资100000元，款已存入银行。

4．仓库发出材料一批，其中生产产品领用40000元，车间一般耗用5000元，厂部耗用6000元。

5．从银行提取现金50000元，备发工资。

6．售出A产品300件，单位售价150元，单位成本100元，货款已预收50000元，不足部分对方已用银行存款支付，结转已售产品的生产成本(增值税率17%)。

7．预提应由本月负担的短期借款利息3000元。

8．用银行存款2000元支付本厂子弟学校经费。

9．用现金600O元支付退休人员工资。

10．分配本月工资费用，其中生产工人工资30000元，车间管理人员工资12000元，厂部管理人员工资8000元。

11．开出现金支票1500元购买当月厂部办公用品。

12．计提本月折旧，其中生产车间折旧费7000元，厂部折旧费3000元。

13．结转本月发生的制造费用19000元。

14．支付应由本月负担的厂部房屋租金3000元，报纸杂志费1000元。

15．计算出应由本月负担的城市维护建设税5000元，消费税3000元，所得税23000元。

16．用银行存款支付广告费2500元。

17．购货单位交来包装物押金400元存入银行。

18．结转本月发生的管理费用9000元，财务费用3000元，产品销售成本30000元，销售费用4000元，营业税金及附加8000元，所得税费用23000元，营业外支出1500元。

19．结转本月产品销售收入150000元，营业外收入5000元。

20．计算出本月应分给投资者利润18000元。

要求:

1．根据所列的经济业务编制会计分录。

2．指明其所编制的记账凭证的名称(收款凭证、付款凭证、转账凭证)。