做好信息化背景下的档案管理工作

做好信息化背景下的档案管理工作

陈　晟　王洪波

（杭州西湖风景名胜区花港管理处　杭州动物园）

摘　要:档案管理人员及相关部门应该首先认清信息化时代背景下档案功能的转变，从构建更加完善的档案管理体系、提升从业人员专业素质、促进档案管理的转型升级等方面着手，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式。

关键词:信息化　档案管理　发展

当前，档案工作面临着信息化时代的严峻挑战，同时也面临着发展的机遇。加快档案信息化建设进程，以信息化推动档案管理的转型升级，成为档案界的战略抉择。那么，在信息化时代背景下，传统档案管理应该如何适应新形势发展，实现顺利转型，笔者认为应该从以下几个方面入手。

一、与时俱进调整档案服务功能

信息化时代，要求档案工作者提高对信息的采集和利用率，所以档案工作要从传统的注重为历史服务向为现实服务的功能转变。国家档案局局长杨冬权指出:“过去我们对档案服务功能的认识存在一个误区，即重视为历史服务的功能而轻视档案为现实服务的功能，也就是重视档案为党和国家积累史料，提供历史经验，传承历史文明方面的功能，而忽略通过建立档案对人、财、物、事进行管理从而提高社会管理水平，提高社会效率方面的功能。与此相联系的又一个认识误区是重视档案工作在提供档案信息服务方面的功能，而忽视在帮助建立和管理档案方面的功能。”针对这种状况，国家档案局近几年先后向全国档案战线提出加快“三个体系”建设的要求，即建设档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系。档案工作者要在这一要求的指导下尽快实现档案服务功能的系统转型。

二、构建更加完善的档案管理体系

根据档案由实体化管理向信息化管理，由传统管理手段向现代管理方式的转变的必然趋势，构建更加完善的各项规章制度。首先，构建档案的归档制度。该制度需要详尽明确地表述不同文件材料的文件要求、归档原则、归档时间以及归档范围，在使归档可以全面地反映实际的同时，又便于管理，方便使用。其次，构建档案的安全保管制度。为了有效维护档案完整与档案安全，构建档案安全保管制度是必需的主要手段与重要环节。再次，构建档案的保密制度。依据档案的重要程度来合理地制定档案的保密等级，并据此制定较为详细的保密制度，确定档案在可预见因素范围内不泄密。最后，构建档案的借阅制度。该制度应该明确进行档案借阅时所需要的各种手续，并对借阅时的档案保护要求以及反馈登记等进行较为详细的规定。

三、提升从业人员专业素质

信息化时代背景下，对每个档案工作者都是新考验。工作范围更广泛了，工作要求更精细了，工作标准更高了，档案队伍出现了种种不适应是十分正常的。为了保证档案工作健康有序发展，必须加强队伍建设，提高专业素质。

过去档案员只埋头收集—装订—分类—排列—编号—编目—装盒等工作中，而档案管理信息化时代，纸质文件不仅要经过以上程序还要经过建立机读目录—扫描—刻录—脱机备份等程序，尤其对电子文件归档要求更高。当前一些地区和部门逐步配备和完善了现代化设备，但档案工作者的技能没有相应提高，对现代化设备不会用、不去用。比如说在目前，国家已颁布了《电子文件归档与管理规范》，要求档案工作人员认真学习，广大档案工作者在理论上学到了电子文件的归档程序、归档要求及保存方法等。但在实际工作中的电子文档还未规范化，大多数还是Word系统下.doc格式的纸质档案的电子版本，对电子文件登记处理过程、安全防护措施、完整性管理制度、归档程序等一系列内容丰富、技术含量较高的现代化技术还比较陌生。因此，广大档案工作者们必须提高自身专业素质，了解掌握档案的现代化技术，理论联系实际，边学边用，以更好地完成现代档案的管理和服务工作。

四、做好档案管理的转型衔接

从传统的档案管理转向办公自动化系统与数字化档案管理系统的衔接也是现阶段需要关注的内容。为了保证电子档案管理的有序进行，在设计方案时要添加相关的查询功能，这样能给各种资源之间的衔接创造基础。结合数字档案的实际要求，还要不断更新网络管理制度，让档案管理系统保持科学地运行，具体包括:文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，这些都是保证档案管理效率的条件。

新的历史条件和时代背景既对档案工作提出了新要求，拓宽了工作范围，加大了工作难度，也为档案工作大发展提供了新的机遇。

参考文献:

［1］孔荃.关于当前档案工作的新思考［J］.长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）.

［2］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话［J］.中国档案，2010（1）.

［3］丁海斌，肖哲.从实体与事物的角度论档案形成规律:上［J］.中国档案，2010（3）.

［4］钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现代化的思考［J］.浙江档案，2002（8）.