日常工作礼仪是指工作人员日常工作时所应遵循的礼仪规范。日常工作礼仪所涵盖的内容有很多,一般包括迎来送往、人员交流、工作布置、工作交流、通信交流、文案处理、汇报工作、出差等的礼仪规范。这里主要针对汇报和出差两大内容做一些介绍。
一、汇报工作礼仪
对于从事办公室工作的人来说,上下级之间汇报工作和听取汇报是常有的事情。在汇报的过程中有些礼节问题需要注意,这会对汇报的效果和上下级之间的评价产生直接影响。下级向上级汇报工作时应注意以下几点:
(一)当面汇报
向上级汇报工作是日常工作的主要内容,汇报者要做到事前准备、遵守约定、清晰简练、彬彬有礼等。
1.事前准备
汇报工作前要做充分准备。务必搞清楚要汇报的内容范围,已经汇报对象意欲了解的具体事项。不要盲目汇报,该说的详尽说明,不该说的避免谈及。
2.遵守约定
下级向上级汇报工作,务必准时到达。如果过早到达,会打扰上级工作或赶上上级尚未准备完毕;姗姗来迟,会让上级等候过久而失礼。如不能准时,则应尽早说明并致歉,以争取领导的谅解。即便是临时约定的特殊汇报,也不能爽约。
3.清晰简练
汇报内容要实事求是、条理清楚,不可“察言观色”、投其所好,更不可以歪曲或隐瞒事实真相。口头汇报时,或站或坐,要注意仪态,吐字应清晰,语调、音量要适中。若汇报对象工作较忙,则汇报者应力求精练。
4.彬彬有礼
即使大门敞开,也应敲门或打招呼,经允许后才可进入;征得汇报对象同意后,才能开始汇报。多人一起汇报时,要自觉服从预先排定的发言次序。呈送书面汇报时,要正面朝向对方递送文件,并口头简略说明。汇报结束后,汇报对象如果谈兴犹在,则要礼貌作答,并等到汇报对象示意结束时方可告辞。告辞时,要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅。领导送别时,要主动说“谢谢”或“请留步”。
(二)电话汇报
利用电话汇报工作时,要言简意赅,且应注意场合,有意识地避开视听干扰,并注意保守秘密。
(1)应守时。如已约定时间,应该准时等候。如有可能可以稍提前一点时间,并做好谈话要点的准备。
(2)应及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下,盛气凌人,大摆架子。当下级汇报时,可与之目光交流,配之以点头等表示自己在认真倾听的体态动作。对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来,要求汇报者重复、解释,也可以适当提问,但要注意所提的问题不致打消对方汇报的兴致。
(3)不要随意批评、拍板,要先思而后言。听取汇报时不要有频繁看表或者打哈欠、做其他事情等不耐烦的行为。
(4)要求下级结束汇报时,可以通过合适的体态语言或者委婉的语气告诉对方,不能粗暴打断。当下级告辞时,应站起来相送。
二、出差工作礼仪
出差就是工作人员临时被派遣外出办理公事。身为商务人员,外出参加会议、联系洽谈业务、考察调研项目等的机会很多,出差在所难免。既然是办公事,行动以公事为主,那么身份仍然是单位的工作人员。作为组织的外派人员,承担着组织与外单位间的联系与洽谈工作,故举止言谈更应遵循礼仪规范,以彰显组织的形象和个人的职业素质。
(一)衣
出差时,即使对服饰穿着不刻意讲究,但也需注意基本的礼仪。应尽量带两套以上的服饰。一套衣服为旅途中穿着,以方便、安全、舒适为准;女性不宜穿过长、过短的裙子和高跟鞋,否则行动不方便。另一套衣服专门为公务时使用,要符合公务性质,整洁大方。不能为图省事,穿着旅行装前去办事,既不雅观,也显得不尊重对方。如果需要,还应准备一套礼服类服饰,以备在对方举行接待晚宴或特别仪式时穿着。
(二)食
在外地用餐,可能与本人饮食习惯有冲突,还有可能遇上与自己家乡的风俗礼节不同的情况,要特别加以注意。要遵循入乡随俗、客随主便的礼节,仔细观察主人的行为,了解习俗后再饮食。不要以自我为中心,提供过多照顾自己的要求或者拒绝主人的盛情,也不可当着主人的面丢弃不喜欢的食物或酒水。对当地的特产要给予赞赏,因为这是对主人及本土文化的一种尊重。
(三)住
住宿要考虑额度问题,不可随心所欲,奢侈浪费。入住酒店要做文明旅客。从一个人如何对待房间就很容易看出一个人的人品和文化修养。随意污染客房里的床单、毛巾,或任意损害电气设施等行为,都是极其无教养的。也不可以大声喧哗,影响其他旅客的休息。更不能随意留客同宿,违反酒店制度。对待客房服务员,要以礼相待,多说“请”“麻烦”“谢谢”等词语,以示欣赏他们的服务。如果出现问题,应及时和主管联系,妥善解决,不要吵闹失态。
(四)行
旅行离不开交通工具。这里主要介绍乘飞机和火车的礼仪规范。
1.乘坐飞机的礼仪规范
随着经济的发展,乘坐飞机的商务旅行越来越普遍。在空中旅行时,为保持良好的形象,避免出现尴尬局面,应当遵循以下礼仪规则:
(1)乘坐飞机要确保准时登机。飞机场一般设在郊区,距市区较远,在安排时间时一定要预留充足,避免因堵车等特殊情况迟到,延误航班,给大家带来麻烦。
(2)不要携带易燃易爆危险物品。小刀(包括女士日常使用的修眉刀与修眉剪)应当事先放在托运的行李箱中,不要随身携带,否则这些物品可能无法通过安全检查。如果需要随身携带液体物品,在通过安检通道时应把液体物品拿在手中或放在容易拿出的地方,节省安全检查时间。
(3)对于体积大的旅行包要托运,不要带上飞机而影响旅客通行。要把随身携带的手提箱、衣物等整齐地放入上方的行李舱中,而不要给乘务员增添太多的麻烦,以免延误起飞时间。
(4)坐下时可以向旁边的乘客点头示意。聊天要注意时间不要太长,更不可以音量过大。如果对方没有聊天的意思,就不要去打扰。对于工作繁忙的人来说,飞机上的时间是非常宝贵的休息或放松的时间。
(5)飞机上不能使用任何带磁场的电子产品。手机应尽早关闭,直到下机后才能打开。
(6)飞机机舱内空间狭小,通风不良,故不可过多使用香水,也不要使用味道浓烈的化妆品。在旅途中如果想把座椅背向后放下,应当先和后面的人打声招呼,不要突然操作,以免碰到后面的人。进餐时要将座椅靠背放直。
(7)可以请求乘务员提供服务,如送茶水、毛毯、药品等,但不可提过多、过分的要求。
(8)在飞机上与人交谈时要避开那些令人恐怖的话题,如劫机、坠机等事件。
2.乘坐火车的礼仪规范
(1)在候车室等候时,要爱护公共设施,不要大声喧哗,要将携带的物品放在座位下方或前部,不抢占座位或多占座位,不要躺在座位上影响别人休息。要保持候车室内的卫生,不要乱扔垃圾。
(2)检票时要自觉排队,不要拥挤、插队。进入站台后,要站在安全线外排队等候。
(3)火车进站后,要等火车停稳,方可有次序地进入车厢,并按要求放好行李。行李应放在行李架上,不应放在过道里或小桌上。
(4)不要在车厢内吸烟,不要随地吐痰,不要乱扔果皮纸屑。在座席车上休息,不要东倒西歪,也不要卧倒于座席、茶几、行李架上或过道里,更不要靠在他人身上,或把脚跷到对面的座席上。去餐车用餐时,如果人数过多,应耐心排队等候。在用餐时,应节省时间,不要大吃大喝,猜拳行令。用餐完毕,应即刻离开,以免影响别人用餐。使用卫生间后要及时清理,不要长时间占用。
(5)下车时,应自觉排队等候,不要拥挤,更不要违章从车窗跳下。
(五)陪同上司出差礼仪
陪同上司去异地出差,和其他性质的工作略有不同,此时你的身份既是他的助手也是他的朋友。和上司一起出差应该注意以下几点:
(1)不要被动跟随,事事依赖上司安排。表面上看似尊重领导、服从安排,其实是懦弱无能、一无所用的表现。像订房、买票等后勤之事应主动承担。职场规则是男女平等,做女下属不可能在此时要求得到优待。
(2)不要好大喜功、擅作主张、一味表现、喧宾夺主,这样只会费力不讨好。不管是工作上的大事还是生活中的细节,都应先听听上司的意见,再提出建议、说明理由,并把决定权交给上司。
(3)不要和上司过于亲密,尤其异性之间更应注意不做工作之外的交往。不要和异性上司的客房相邻。尽量不进入异性的客房,以尊重各自的私人空间。如必须入室交流工作,需保持门扇打开且只做短暂停留。
(4)不可借机向上司提额外要求,如购买礼物或特产。
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