会计软件建账所需资料

一、会计软件和服务的规范

(1)会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算，不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计。

(2)会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。

(3)会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。

(4)会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。

(5)会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。

提示：①不可逆的记账功能。这里的记账，强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说，凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就产生效力，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能，就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然，用红字凭证更正记账错误，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里说的逆向操作。

②对记账顺序的保护，包括两方面内容：对已记账凭证的连续编号；对已记账凭证删除和插入的禁止。

③对记账内容的保护，即：禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息包括日期、金额、科目和操作人。

例1-9  (多项选择题)禁止对已记账凭证关键信息的修改，其中的关键信息包括(    )。

A.日期

B.编号

C.金额

D.科目

【答案】ACD

(6)鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言(XBRL)功能，便于企业生成符合国家统一标准的 XBRL财务报告。

(7)会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督需要。

除会计监督外，企业更换、升级会计软件，也面临着前后两种软件数据格式不一致问题，无法进行安全、有效的数据迁移，造成电子会计资料在迁移中的损失。

(8)会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。

归档是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时，首先要进行鉴别，区分需归档和不需归档的部分，去除不需归档数据和冗余数据，对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分保管期限，组成保管单位。

(9)会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整。用户操作日志应当满足的要求：完整性、安全性、可查询性。

例1-10  (多项选择题)会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，要求(    )。

A.完整性B.安全性

C.真实性D.可查询性

【答案】ABD

(10)以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。

会计安全软件云服务的特殊性：①免费服务情况下，用户企业可能忽略自身权利的保护；②会计资料存储在远端，用户企业只具有访问能力而不具有控制能力，可能因权属关系不明而产生纠纷；③作为企业内部职能的会计核算，其运行依赖于外部企业(供应商)的正常运营，存在着用户企业不能掌控的风险因素；④大量用户企业的会计核算和数据存储集中于供应商的服务器上，业务异常的风险高度聚集。

(11)客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。

(12)以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当做好本厂商不能维持服务的情况下，保障企业电子会计资料安全以及企业会计工作持续进行的预案。

(13)软件供应商应当努力提高会计软件相关服务质量，按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。

(14)鼓励软件供应商采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持。

(15)软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作，提供专门教程和相关资料。

二、企业会计信息化的工作规范

(一)会计信息化建设

(1)企业应当充分重视会计信息化工作，加强组织领导和人才培养，不断推进会计信息化在本企业的应用。

企业应当指定专门机构或者岗位负责会计信息化工作。未设置会计机构和配备会计人员的企业，由其委托的代理记账机构开展会计信息化工作。大型企业的会计信息化项目，其建设实施应对由具有足够权限的企业负责人来领导，重大事项需要企业主要负责人主持决策。

对于具体负责会计信息化工作的主体，企业可以有多种选择：小微企业可以指定会计部门或者会计人员负责，或者把会计信息化工作交由代理记账机构；大中型企业可以在会计部门、信息技术部门内部设立专门机构或者岗位负责，或者设置独立于两部门的专门部门负责。

(2)企业开展会计信息化工作，应当根据发展目标和实际需要，合理确定建设内容，避免投资浪费。

(3)企业开展会计信息化工作，应当注重信息系统与经营环境的契合。

企业推进会计信息化，不仅要考虑系统建设本身，还要研究管理模式、组织架构、业务流程是否契合。信息系统的建设实施过程，往往也是会计工作变革的过程。变革的关键是相关部门和岗位的认识要统一，而最终结果则要以制度的形式来反映和固化。只有认识统一、制度保障前提下的系统，才可能运行良好，发挥预期的效益。

(4)大型企业、企业集团开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。

(5)企业配备会计软件，应当根据自身技术力量以及业务需求，考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求，合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等会计软件配备方式。

(6)企业通过委托外部单位开发、购买等方式配备会计软件，应当在有关合同中约定操作培训、软件升级、故障解决等服务事项，以及软件供应商对企业信息安全的责任。

(7)企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工操作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享。

业务系统与会计系统互联后，业务发生时，业务系统就可以将数据直接推送给会计系统。会计系统根据这些数据，按照既定规则生成记账凭证并自动记账。这一过程就是业务直接驱动记账。主要优势：提高效率；增进会计核算的及时性；避免人工差错；防止舞弊；提高系统间数据一致性。

(8)企业应当根据实际情况，开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联，实现外部交易信息的集中自动处理。

企业间互联，实际上是会计系统与业务系统的集成向企业外部的拓展，其目的也是实现自动记账，只是将驱动记账的环节向前进一步延伸。其优势具体包括：①为交易及其核算的无纸化奠定了基础；②为企业改进客户服务，升级营销模式提供了契机；③有利于交易和信息的集中处理。

(9)企业进行会计信息系统前端系统的建设和改造，应当安排负责会计信息化工作的专门机构或者岗位参与，充分考虑会计信息系统的数据需求。

会计信息化专门机构或者岗位对前端系统建设的参与，重点把握两个方面：①前端系统采集或者生产的信息内容是否满足会计工作需要；②前端系统采用的技术标准、数据字典是否与会计信息系统兼容。

(10)企业应当遵循企业内部控制规范体系要求，加强对会计信息系统规划、设计、开发、运行、维护全过程的控制。

(11)处于会计核算信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化;处于财务管理信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化。

(二)信息化条件下的会计资料管理

(1)对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证，可以将审核规则嵌入会计软件，由计算机自动审核。未经自动审核的会计凭证，应当先经人工审核再进行后续处理。

允许计算机自动审核凭证，是工作规范适应信息化时代要求而做出的突破之一。采用自动审核，要把握好两项前提：①必须是信息系统自动生成的凭证，包括原始凭证和记账凭证；②要有明晰的审核规则。所谓“明晰”，一般要有量化的指标，通过信息的比较做出判断。

(2)分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心。

财务共享具有的优势：①高效率低成本；②专业化；③服务导向。

(3)外商投资企业使用的境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件，应当符合会计软件和服务规范的要求。

(4)企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。

数据服务器部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时，独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。

(5)企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文，可以同时使用外国或者少数民族文字对照。

(6)企业应当建立电子会计资料备份管理制度，确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行。

(7)企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输涉及国家秘密、关系国家经济信息安全的电子会计资料;未经有关主管部门批准，不得将其携带、寄运或者传输至境外。

(8)企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，如果同时满足所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务、由企业信息系统自动生成且可查询和输出、企业对相关数据建立了电子备份制度及完善的索引体系等这些条件，可以不输出纸面资料。

尽管无纸化是方向，但从会计资料作为会计核算结果的证据和线索，具有保存价值这方面来讲，会计资料无纸化也不是无条件的：

①会计资料范围

该条明确规定，可以无纸化管理的内部生成会计资料有会计凭证、账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证，包括原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛，包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。

②所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务

“重复发生”是指在一年内反复发生；“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。例如：购销业务、固定资产折旧、货币资金收付，这些业务明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表，都属于满足该项条件的会计资料。

③电子备份制度

建立电子备份制度，是保证会计资料安全的基本要求。电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素。在会计资料打印输出的情况下，纸面资料与电子资料实际形成相互备份关系。

④完善的索引体系

建立完善的索引体系，目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度，信息系统就应能通过索引访问到资料数据。

(9)企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，如果同时满足会计资料附有可靠的电子签名且电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证、所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务、可及时在企业信息系统中查询和输出、企业对相关数据建立了电子备份制度及完善的索引体系等这些条件，可以不输出纸面资料。

例1-11  (多项选择题)企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，需满足(    )条件，可以不输出纸面资料。

A.所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务

B.由企业信息系统自动生成

C.可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出

D.企业对相关数据建立了电子备份制度及完善的索引体系

【答案】ABCD

(10)企业会计资料的归档管理，遵循国家有关会计档案管理的规定。

(11)实施企业会计准则通用分类标准的企业，应当按照有关要求向财政部报送XBRL财务报告。

三、会计信息化的监督管理

(1)企业使用会计软件不符合《企业会计信息化工作规范》(以下简称《规范》)要求的，由财政部门责令限期改正。限期不改的，财政部门应当予以公示，并将有关情况通报同级相关部门或其派出机构。

(2)财政部采取组织同行评议，向用户企业征求意见等方式对软件供应商提供的会计软件遵循《规范》的情况进行检查。省、自治区、直辖市人民政府财政部门发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。

(3)软件供应商提供的会计软件不符合《规范》的，财政部可以约谈该供应商主要负责人，责令限期改正。限期内未改正的，由财政部予以公示，并将有关情况通报相关部门。