会计软件的选择

基层单位实施会计电算化，配置计算机硬件是基础，具备熟练操作人员是保障，选择适合本单位实际需要的会计软件是核心。

一、会计软件的基本要求

电算化会计信息系统是一个数据处理系统，从会计软件的运行过程来看，可分为数据的输入、存储、处理和输出四个阶段。在输入阶段，通过直接输入、间接输入或自动输入的方式，将企业发生的经济业务录入到计算机里；为了实现数据一次录入，多次供用户使用的要求，将录入计算机里的会计数据进行存储；然后按照一定的方法、步骤进行加工处理，最后按照一定的输出方式，实现会计信息的汇总与共享。会计软件是否合法、合规是会计数据安全可靠的根本保证。如何判断一个会计软件是否合格，在1994年6月30日财政部发布的《会计软件基本功能规范》中对会计软件作了具体规定。

（一）总体要求

（1） 会计软件不同于一般的软件，由于会计数据的特殊性，会计软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算的工作效率。

（2） 会计软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。会计软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。

（3） 会计软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

（二）具体要求

1. 会计数据的输入

（1） 会计数据的输入手段：可以采用键盘手工输入、磁盘导入和网络传输等几种形式。

（2） 会计软件的初始化功能，主要包括以下内容：

① 输入会计核算所必需的期初数字及有关资料。包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；

② 输入需要在本期进行对账的未达账项；

③ 选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；

④ 定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等；

⑤ 输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；

⑥ 会计软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。

（3） 会计软件应当提供输入记账凭证的功能。

（4） 会计软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。

（5） 会计软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。

（6） 发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“—”号或者其他标记表示。

（7） 会计软件能对会计凭证的连续性进行控制。

（8） 在输入记账凭证过程中，会计软件必须有以下提示功能：

① 正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；

② 以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；

③ 正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行；

④ 正在输入的记账凭证有借方会计科目而没有贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行；

⑤ 正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。

2. 会计数据的处理

（1） 会计软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。

（2） 会计软件应当提供自动进行银行对账的功能，并自动生成银行存款余额调节表。

（3） 会计软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。

（4） 会计软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。

① 结账前，会计软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。

② 结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。

（5） 会计软件应具有跨期处理的功能。会计软件可以提供在本会计期间结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计期间进行处理而没有结账时，输入下一会计期间会计凭证的功能。

3. 会计数据的输出

（1） 会计软件应当提供对机内会计数据的查询功能：

① 查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；

② 查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证；

③ 查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；

④ 查询往来账款项目的结算情况；

⑤ 查询到期票据的结算情况；

⑥ 查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。

（2） 会计软件应当提供机内原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

（3） 对根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内账表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。

（4） 会计年度终了进行结账时，会计软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。

4. 会计数据的安全

（1） 会计软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，以及对指定操作人员实行使用权限控制的功能。

（2） 会计软件遇有以下情况时，应予以提示，并保持正常运行：

① 会计软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签；

② 会计软件执行打印时，打印机未连接或未打开电源开关；

③ 会计软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。

（3） 对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。

（4） 会计软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

二、会计软件的配备方式

目前配备会计软件通常有三种方式，即购买商品化会计软件、定点开发会计软件和二次开发会计软件。不同方式各有利弊，各单位应根据实际需要和自身的技术力量进行适当的选择。

1. 购买商品化会计软件

它是目前大多数中小型单位配备会计软件采用最多的一种方式。这种方式具有见效快、费用少、质量高、维护有保障和安全保密性好等优点，但存在初始化工作量较大和会计核算细节难被兼顾等缺点。

2. 定点开发会计软件

它是把适合本单位特点的会计核算规则与管理方法编入、固化在程序中的一种会计软件。定点开发又包括利用本单位技术力量的自行开发、依靠软件开发公司或高校等其他单位的委托开发和与其他单位协作的联合开发三种形式。这种方式开发的会计软件具有操作方便、专用性强，能满足单位会计核算与管理特殊需要等优点，但相对配备周期长、费用大。因此，这种方式一般适用于特定的和一些行业特点突出的单位，如铁路、电力、邮电、金融等单位。

3. 二次开发会计软件

它是为了满足本单位核算与管理特殊需要而对购买的通用的商品化会计软件进行适当的二次开发，然后利用商品化会计软件提供的接口，将各模块连接、组装在一起，完善原有会计软件的功能。它实质是上述两种方式的结合。具有实用能力强、见效较快等优点，但对单位会计人员要求有一定的软件开发能力。目前这种组装式的会计软件在我国使用不多。

三、商品化会计软件的选择

会计软件可以采用多种方式取得。商品化会计软件由于其通用性强、成本较低，已成为各单位实现电算化会计信息系统的捷径。目前，我国的商品化会计软件市场已基本成熟，开发会计软件的公司已超过300家，通过财政部评审的会计软件已有40多个，通过省市财政部门评审的会计软件已达到200多个，而且基本上是通用会计软件。在纷繁复杂的会计软件市场，如何选购一套符合本单位实际需要的会计软件，必须考虑多方面的因素。

（一）商品化会计软件的特点

1. 通用性

软件的通用性有两方面含义：一是纵向的通用，即软件能适应一个单位不同时期的会计工作变化的需要；二是横向的通用，即满足不同单位会计业务的不同需要。

2. 保密性

这里所说的保密性是指销售厂家的商品化会计软件对用户的保密性。商品化软件不给用户提供源程序代码，只提供经过加密的软件。这是因为开发会计软件的厂家，在开发过程中，投入了大量的人力、物力、财力，因此开发出来的商品化会计软件是商品化会计软件厂家的成果。他们要采取许多加密措施，以防止他人模仿、复制。因而一般不会提供给用户可读的源程序代码，他们提供给用户的是已经编译过的而且已加密的会计软件。

3. 软件由厂家统一维护与更新

对于一般的会计软件，如果不是开发人员，其他人员要对其进行维护是很费力的，而对于商品化的会计软件，由于厂家对其加密，这就使得用户维护会计软件几乎成为不可能的事情；因此，会计软件的维护与版本更新一般由会计软件的生产厂家或其指定的维护单位负责。目前我国的商品化会计软件生产厂家一般都实行终身维护，也有极少数厂家提供用户源程序代码，但不负责维护。

4. 与专用软件相对比，易学性较弱

商品化会计软件较专用软件难于学会使用，主要有两方面的原因：一是专用软件是按使用单位会计人员的用户需求专门设计的，因此符合用户的日常习惯，用户使用起来方便，有一种亲切感。而商品化会计软件，是针对不同单位、不同会计人员的共同需求设计的。因此，要想让商品化软件满足不同单位、不同会计人员的习惯，则很困难；要完全满足则更不可能。这就需要购买会计软件的会计人员改变自己的习惯，去适应商品化软件的要求；二是商品化软件为了实现其通用性，软件中一般都设有初始化设置和自定义功能，用户要学会使用这些自定义功能较困难。

但是，必须强调指出：第一，易学性较弱是与开发效果较好的专用软件相比来说的，是相对的，不是绝对的；第二，较难学会，并不说明软件易使用性差；相反，一旦学会使用，操作起来一般都比专用软件灵活、方便。

5. 与专用会计软件相比，初始化工作量大

由于商品化会计软件要满足不同单位的不同要求，因此，在通用的商品化会计软件中一般都有初始化设置模块。在此模块中，有大量的初始化工作，例如：设置会计科目、科目余额的录入、设置记账凭证类型（有些单位将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；也有的单位将记账凭证分为“现收”、“现付”、“银收”、“银付”和“转账”五种凭证；也有的单位不分类型）、自动转账分录定义、辅助核算项目的设置等。

（二）商品化会计软件的选择原则

一般来说，单位在购买商品化会计软件时，应从以下几个方面进行考查与选择。

1. 合法性

会计工作要符合《会计法》和国家制定的有关会计准则和会计制度的规定，对执行会计工作的会计软件也有同样的要求。单位选购的商品化会计软件除了符合这些规定之外，还应满足国家有关会计软件的管理规定。目前，应满足财政部1994年6月颁布的《会计核算软件基本功能规范》中的有关要求和规定。此文件中对“会计数据的输入”、“会计数据的输出”、“会计数据的处理”和“会计数据的安全”都作了相当详细和具体的说明，具体内容见前面“会计软件的基本要求”。

由于商品化会计软件需要通过评审，以评价其是否符合国家的统一规定。所以，这项工作已由各级财政部门或主管部门代为执行了，单位只需考查商品化会计软件是否已通过省级以上（含省级）财政部门的评审即可。

2. 实用性

单位在选择商品化会计软件时，还应考查商品化软件在本单位使用是否实用，是否适用于本单位会计业务处理的性能要求。具体来说，主要包括以下四个要求：

（1） 输入要求。主要指商品化会计软件是否能正确录入本单位所需的各类会计数据；每类数据的录入项目是否齐全。比如记账凭证的录入至少应包括：凭证日期、凭证编号、会计科目或编号（以编号形式输入会计科目的，应录提示该编号所对应的会计科目名称）、经济业务摘要、借方（或贷方）金额等。

（2） 输出要求。主要是指商品化会计软件能输出哪些信息，输出的账表及其他信息的格式是否满足本单位输出要求。

（3） 处理要求。主要指会计软件提供的处理功能是否满足本单位会计业务处理的要求；应考查所提供的处理功能是否齐全；这些处理功能的有效性如何。

（4） 接口要求。主要包括从其他子系统或模块接收数据的录入接口要求和为其他子系统或模块提供数据的输出接口要求。单位应从输入接口和输出接口两方面考查商品化软件是否满足本单位软件扩充或数据联网等实际需要。

在考查与选择商品化会计软件对以上要求的满足情况时，我们应按以下步骤进行：

第一，审查商品化会计软件厂家提供的文档资料。

第二，通过演示版的操作使用，考查软件。

第三，通过实际数据，测试软件。

3. 通用性

通用性是指商品化会计软件应适应不同单位的会计工作需要和同一单位不同时期的会计工作需要，包括纵向通用性和横向通用性。现在的商品化会计软件有的适用性较强；有的则需要进行简单的二次开发。单位若想选择通用性较强的商品软件，一般应从以下几个方面进行考查：

（1） 各种自定义功能是否满足使用单位的要求。对于会计业务不十分规范、变化较多的处理，通用软件一般都是通过自定义功能来实现通用性的。比如，通用报表生成系统，就应由使用单位定义数据来源、报表项目及计算公式、打印格式等。

（2） 各种编码是否有由使用单位自定义的功能，是否有增、删、改等维护功能。

（3） 对一些无法实现通用的功能是否设有可选功能，以满足通用性。例如，成本核算就可设置分批法、分类法、分步法等各种成本核算的可选方法，由使用单位按需要选择软件中的某种成本核算方法。

（4） 对一些变化较多的计算方法是否可由使用单位进行自定义。例如，由使用单位自定义成本核算中的产品费用的归集公式。

4. 安全可靠性

安全性是指商品化会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力。评价会计软件的安全可靠性主要是考查将软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，若发生差错后是否能及时查出并进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。具体包括以下内容：

（1） 是否有数据备份与恢复功能，并能有效地备份与恢复各种历史数据。

（2） 是否有权限设置功能，并能最大限度地保证各有关人员只能执行其权限范围内的工作。

（3） 会计软件中是否采用了各种容错技术，保证会计人员操作失误时，及时发现和纠正错误。

（4） 会计软件是否将会计业务存在各种钩稽关系的特点融于软件中，随时检查各种生成数据的正确性。

（5） 对各种上机操作是否留有记录，以便随时追踪查询各种失误与破坏。

5. 易使用性

易使用性是指商品化会计软件易学、易操作的性能。评价商品化会计软件的易使用性主要从以下几方面进行：

（1） 软件资料的质量优劣；

（2） 厂家提供的技术培训服务，其质量与效果如何；

（3） 软件是否便于操作。从以下几点考查：

① 操作是否简单、直观；

② 操作是否符合会计人员的习惯，这主要指操作提示用语是否专业化和规范化；

③ 各种自定义功能、控制措施的使用是否简单实用；

④ 是否尽量减少人工干涉；

⑤ 界面是否简洁、美观、人性化。

6. 先进性

商品化会计软件在同类产品中的先进程度，包括安全性、可靠性、功能的完备性、通用性、运行效率、软件技术平台的先进性和软件设计的优良性等。先进性是单位选择商品化软件的因素之一，但对会计工作而言，商品化会计软件的选择主要还是考查合法性、实用性、通用性、安全可靠性和易使用性五个方面。

（三）选择商品化会计软件应注意的问题

在了解了商品化会计软件的选择原则之后，基层单位在选择商品化会计软件中应注意以下问题：

1. 是否是正版的会计软件

因为商品化会计软件厂家对其软件进行了加密。用户如购买其他拷贝软件，有可能会出现软件中数据的丢失、变化，甚至极有可能引入计算机病毒，影响会计工作的正常运行。另一方面，商品化会计软件厂家只对正版软件进行维护和版本更新工作。

2. 是否经过财政部门的评审

单位购买的商品化会计软件，只有通过财政部门的评审，才能在市场上销售，只有通过财政部门评审的软件才能代替手工记账。另外，单位在购置会计软件时，面对良莠不齐的会计软件，会计人员往往无所适从，通过评审的软件是由有关专家进行了详细的测试后通过的，专家对软件的评价比单位选购人员的评价要准确、全面得多。

3. 是否留有接口，接口是否符合要求

单位购买的商品化会计软件是通用软件，有时可能不能完全满足单位的实际需要，软件留有接口，可以根据本单位的特点增加一些特殊功能；如果需要对商品化会计软件进行二次开发，也可以利用软件提供的接口，将各模块连接、组装在一起，完善原有会计软件的功能。

4. 是否有良好的售后服务

用户购买一种会计软件后，应与开发商或销售单位建立长期伙伴关系，以满足软件使用过程中的各种需求和及时帮助。因此，会计软件售后服务的可靠性对用户来说至关重要，一般从软件公司的日常维护能力、用户培训和改版升级三个方面进行衡量。

5. 软件价格

各种会计软件在功能和价格上都存在一定的差别。一般来说，功能越强，销售价格就越高，加之不同会计软件的安装与维护费用、优惠条件等不尽相同。因此，用户只有对各种会计软件的功能/价格比等因素进行对照比较，才能选定经济实用的会计软件。