账套管理系统

第一节　账套管理系统

一、账套管理系统简介

一般企业信息管理系统的任何业务操作，如账务、工资、固定资产等都以账套为最基础的管理单位。我们把某个核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之为“账套”，根据财务管理的明细及复杂程度不同，企业也可以将业务拆分成多个账套分别进行核算，如图表13-1所示。

图表13-1　账套管理列表

账套管理系统是新建、修改和删除账套，对现存账套进行管理和维护的操作平台，它是整个信息管理系统应用的起点。

二、新账套的建立

运行账套管理程序，在【文件】菜单中选择“新增账套”或点击工具栏上“新增”按钮，弹出“核算单位账套设置”对话框，如图表13-2所示。

图表13-2　新增账套

将账套的初始信息按实际情况逐项填入后即可，各项信息分别为：

1.编号

标识账套在管理系统中的顺序，字母和数字均可，其信息长度不超过10个字符。账套编号不能重复。一般信息管理系统在同一台数据库服务器上最多允许建立999个账套，所以为了便于记忆，一般我们可以将账套编号用3为数字表示，如“001”、“002”等。

2.名称

即账套的名称，可以根据账套的特征来填写，不超过32个字符，如“练习账套”等。账套名称不等于单位名称。

3.单位全称

即填写单位的全称，不超过32个字符，如“杭州天顿信息科技有限公司”等。

4.行业类型

不同行业类型的单位所使用的会计核算方法不尽同，系统要根据新建账套时用户为核算单位选择的行业类型来预置基础信息。账套管理系统提供了“行政”、“事业”、“股份制”等多个行业模板，这里用户只需按实际情况选择即可。

5.账套类型

系统按账套的性质将它们分为标准账套、查询账套、合并账套三类，用户根据实际情况选择，一般情况下选“标准账套”即可。

6.建账日期

账套建立日期，一般为账套所属会计年度的第一天，即某年的1月1日。

7.系统主管

即负责整个账套全面管理的主管人员的登录帐号。主管人员拥有对账套中除【操作员管理】（即增加操作员的权限）外的所有业务操作权限。

上述七项信息填写完毕，点击【确定】按钮，系统会自动根据所收集的信息初始化账套数据库。建账完成后，系统账套列表中将出现新增加的账套信息记录。

三、账套管理

新账套建立后，还可以通过账套管理系统对现存的账套进行修改、删除等操作，以及建立新年度账、结转上年数据、账套间数据复制、生成合并账套等事项，从而对账套进行管理。

1.修改账套

账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改的，我们所能做的修改仅仅是“账套编号”、“账套名称”和“单位全称”等有限的几项信息。

图表13-3　核算单位账套设置

在账套管理系统中点击【编辑】菜单下的【修改】按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的【修改】按钮，将弹出“核算单位账套设置”窗口，如图表13-3所示。

窗口中“编号”、“名称”、“单位全称”信息修改后，点击【确定】按钮即可保存。其余部分为不可修改信息（显示为灰色）。

2.删除账套

删除账套是将账套数据库从服务器上彻底除去，是一个不可逆的过程，所以需要谨慎操作。一般建议用户在作删除操作前先备份该账套对应的数据库，具体操作过程见“账务处理模块”相应的内容。

在账套管理系统中点击【编辑】菜单下的【删除】按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的【删除】按钮，将弹出提示窗口，如图表13-4所示。

图表13-4　删除账套前的提示

确认无误后，点击“是”按钮，账套将立即被删除。点击“否”将退出删除操作程序。

【注意】账套被删除前应停止所有客户端程序对该账套的操作，即关闭所有的访问到该账套的客户端程序；账套一旦删除后，是不能恢复的，因此在删除账套之前要慎重又慎重。

【建议】只有在万不得已的情况下，才能删除账套；在删除账套之前，最好要咨询系统管理员、财务经理，多方一致同意删除时，才能删除相应的账套。