账套主管的操作

四、账套主管的操作

（一）进入系统管理模块

【操作步骤】

选择【开始】|【所有程序】|【用友ERP-U8】|【系统服务】|【系统管理】菜单项，打开【用友ERP-U8［系统管理］】窗口，点击【注册】，如图8-22所示。

图8-22　账套主管登录系统管理模块

【操作注意】与系统管理员不同的是：账套主管注册时须选择他主管的账套。

（二）修改账套

系统经过运行一段时间后，如果发现账套的某些信息需要修改和补充，可以通过修改账套功能来完成。此外查看某个已创建账套的信息，也通过这一界面完成。需要说明的是，只有账套主管才有权注册使用账套“修改”功能。

例5：以林月身份登录系统管理，修改已创建的666账套信息。

【操作步骤】

（1）在【系统管理】窗口选择【系统】菜单中【注册】命令，打开注册【系统管理】对话框，在“操作员”框中输入0001，输入密码0001，在“账套”下拉列表框中选择“［666］河南郑东置业股份有限公司”。如图8-22所示，然后单击【确定】按钮。

（2）选择【账套】菜单中的【修改】命令，打开【修改账套】中的“账套信息”对话框。系统自动列出所有的已建立完成的账套信息，如图8-23所示。该账套主管可以通过单击【上一步】或【下一步】按钮查看或修改相应的账套信息。如果确认已修改的内容，应在修改完成后单击【完成】按钮；否则单击【放弃】按钮，放弃此次修改操作。

图8-23　【修改账套】中的“账套信息”对话框

（三）为用户分配权限

【操作步骤】

点击【权限】菜单中的【权限】项，系统将弹出用户权限设置界面，如图8-24所示：

图8-24　【分配权限】对话框

【操作注意】系统管理员都可以为用户分配权限，只不过系统管理员可以为用户分配所有账套的操作权限，而账套主管只能为用户分配他所管辖的账套的操作权限。

（四）年度账管理

对年度账的管理，属于账套业务的管理范畴，只有账套主管才能进行。

1．建立年度账

在建新年度账之前，应先将上年度的业务处理完毕，然后执行【年度账】下的【输出】功能做好年度账的备份工作，否则无法正常建新年度账。

【操作步骤】

（1）以账套主管身份选定账套注册进入【系统管理】界面。

（2）单击【年度账】项下的【建立】，屏幕显示两个栏目，都是系统默认的，用户不得进行任何有选择的操作。账套：自动显示的是用户注册进入时所选的账套；会计年度：自动显示的是所选会计账套当前会计年度加1的年度。

（3）用户若对新建的年度账确认，则点击【确定】按钮即可。

2．引入和输出年度账

年度账操作中的引入和输出与账套操作中的引入和输出的含义基本一致，作用都是对数据的备份和恢复，所不同的是年度账操作中的引入和输出不是针对某个账套，而是针对账套中的某个年度的年度账数据备份文件进行的。

3．结转上年数据

一般情况下，企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作，只是人们人为地把它进行了会计分期，每到年末，在启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。结转上年度数据之前应先建新年度账。

【操作步骤】

（1）以账套主管身份选定账套注册进入【系统管理】界面。

（2）在系统管理界面单击【年度账】项下的【结转上年数据】即可。

【操作注意】

（1）在建立了新年度账后，可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统的结转上年数据的工作。这几个系统的结转不分先后顺序，可以根据需要执行。

（2）若同时使用了购销存系统和应收应付系统，则应先结购销存系统，再结应收应付系统；若只使用了应收应付系统而没有使用购销存系统，则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。

（3）若使用了成本管理系统，同时使用了工资、固定资产、存货核算系统，那么应该先结工资、固定资产及供销链系统，然后才能结转成本管理系统；否则可以根据需要直接执行成本管理系统的结转工作即可。

（4）若在使用总账系统时，同时使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统、应收应付系统、资金管理系统、成本管理系统，那么只有这些系统均执行完结转工作后，才能结转总账系统；否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。

（5）会计信息系统、账套、年度账三者之间的关系是：在会计信息系统中建立核算账套、在核算账套中建立核算年度账。

（6）结转上年余额后，在新年度日常业务开始前，可以对某些事项做调整。如可以增加、修改或删除科目；可以对已两清的单位和个人项目执行删除操作等。

概括起来可以把新年度建账过程总结为如下流程：完成上年工作→年度账备份→建立新年度账→结转年度数据→调整科目、客户、供应商等目录档案情况→调整余额→新年度日常业务。

4．清空年度数据

有时用户会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用【年度账】下的【清空年度数据】功能。“清空”并不是将年度账的数据全部清空，而是还保留一些信息，保留的信息主要有基础信息、系统预置的科目及报表等等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。