往来账管理

第七节　往来账管理

往来业务的核算和管理历来是会计工作的重要内容。但在会计电算化系统中，对往来业务的处理方式与手工条件下往来业务的处理方式是不同的。

通用会计电算化软件系统对往来业务的处理通常有两种基本的模式。一种是模仿手工业务处理基本思路的所谓传统处理方式，另一种是基于计算机数据处理特点而采用的所谓计算机往来处理方式。下面简单说明这两种处理模式的特点。

1.传统处理方式

传统处理方式模仿手工业务处理。科目体系的建立和日常应用的数据处理与手工完全相同，即在应收、应付账款等总账科目下按债权、债务责任单位和责任人建立明细科目。传统方式对所设的各会计科目没有特别的辅助核算要求，采用普通的三栏式账簿即可。当初始化完成以后，就可以输入并审核有关业务的记账凭证，计算机自动完成记账、结账等工作，生成有关账簿。

这种处理往来业务的方式，由于与处理其他科目的形式一致，因此初始设置简单，使用相对比较方便。但就电算化条件而言，其局限也是不言而喻的，主要表现在以下几方面：

（1）采用这种方式处理往来业务，无法使用计算机自动进行核销。对有关业务的核销需要采用其他手工方式，难以及时了解结算情况。

（2）按债权、债务单位和责任人设置明细科目受科目设置内容和格式的限制，无法将更多的管理信息保存起来，如往来单位的地址、联系人、联系电话等，单位的财会部门不能及时地联系催收欠款，无法更好地对客户的信用程度进行分析，以加强对往来业务的管理。

（3）多数企业，尤其是商品流通企业，往来客户数量庞大，客户变动也比较频繁。按照传统处理方式建立明细科目的方法将使系统的科目体系过于庞大，非常不便于进行管理，对整个系统的数据处理速度和灵活性都会产生不利影响。

因此，传统的往来业务处理方式只能用于往来单位比较少而且比较固定，或者往来业务虽然频繁但定期结算的单位，大多数单位是无法采用这种方法的。

2.计算机往来处理方式

计算机往来业务处理方式，主要是针对手工传统处理方式的局限性，充分发挥计算机数据处理能力而设置的。它的基本特点是：

（1）对每一类往来科目设置辅助核算功能，根据往来业务核算的特殊需要进行处理，以满足对往来业务的核算和管理要求。

（2）每一个债权、债务责任单位或个人不再设置成明细科目，而是作为这个往来科目辅助核算中的一个客户单位，从而避免受科目设置内容和格式的严格限制。换句话说，在计算机往来处理方式中，其往来账管理功能是对往来业务的“往来”管理，它是一个独立的模块，其中包含各种往来管理的信息，如客户单位名称、单位地址、电话、联系人姓名等，同时增加凭证录入信息，便于计算机自动地对往来业务进行处理。

在安易账务系统（Windows2.0版）中，根据用户往来核算的要求，进行了三个层次的配置：

①只有少量往来业务的单位，可将往来客户作为明细科目进行设置。

②往来单位较多而且变化频繁的，使用“往来账管理”功能，将其作为往来客户进行单独管理。

③往来单位多、变化频繁，而且需要进行账龄分析等较高层次核算的，应当选择安易应收、应付账款软件进行管理。账务系统在此只进行总分类核算。

在本节介绍的账务系统的往来账管理模块中，客户代码采用统一管理的方式，每个客户代码可以与任意往来科目发生对应关系。或者说，一个往来科目可以对应任何往来客户。这种管理方式使用户可以很方便地设置客户代码，而不受往来科目代码的限制。

在往来账表查询及输出时，既可以以往来科目为主线进行该科目所对应往来客户的有关内容的输出，又可以以客户为主线，输出该客户所涉及的所有往来科目的有关内容。

建立往来科目与往来客户的交叉关系解决了同一核算单位中存在的在不同往来科目下同往来客户的数据汇总及数据统计问题，是以客户为中心的核算管理方法。