会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。
一、系统初始化
(一)系统初始化的特点和作用
系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。
系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。
例3-1 (单项选择题)购买通用会计软件之后，必须经过( )操作，才能变成适合企业应用的专用会计核算软件。
A.账务处理
B.系统初始化
C.填制凭证
D.财务报表
【答案】B
(二)系统初始化的内容
系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。
1.系统级初始化
系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。
系统级初始化内容主要包括：
(1)创建账套并设置相关信息
创建账套就是根据本单位的实际情况完成会计数据库的建立，按照财务软件所设计的模板数据库建立用户的数据库，并对账套的各项参数进行设置，以符合本单位的核算要求，实质上是完成了相当于手工账下凭证、账本、报表的准备工作。
(2)增加操作员并设置权限
增加操作员并设置权限，是为会计软件增加操作人员，并分配操作权限的过程。权限的分配可以一人一岗、一人多岗、一岗多人，但必须符合内部牵制制度的要求，尤其要注意不相容职务相分离。
(3)设置系统公用基础信息
公用基础信息是各模块通用的信息，包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、仓库及存货档案等。
2.模块级初始化
模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。
模块级初始化内容主要包括：
(1)设置系统控制参数
参数设置也称业务处理控制参数设置，即设置会计业务处理过程中使用的各种控制参数，规定业务处理控制的要求，在财务软件中设置了参数后，就会在数据库中保存这些参数，在日后使用计算机进行相应会计业务处理时，系统将根据保存的参数值，做不同的计算、存储、统计分析处理。
基础参数和业务规则的设置将决定财务软件的运行流程、业务模式、数据流向等，设定后不能随意更改。
(2)设置基础信息
各模块的基础信息有自身的特点，不同模块的基础信息应根据企业的实际情况进行设置。
(3)录入初始数据
由于企业的经济业务是连续发生的，在某一时刻(除企业刚刚成立)，企业的资产、负债和所有者权益都是具有一定的数量和价值的，这些记录在会计上称为即将开始会计期间的期初余额，它等于上一会计期间的期末余额。
例3-2 (单项选择题)( )是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，保证模块正常运行。
A.创建账套
B.设置权限
C.模块级初始化
D.设置系统参数
【答案】C
二、日常处理
(一)日常处理的含义
日常处理是指在每个会计期间内，企业对日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。包括购进业务的核算、生产业务的核算、销售业务的核算、工资与固定资产的核算等。
会计信息系统的日常处理主要包括业务数据输入、处理、输出、利用，其业务处理流程如下：输入工作→加工处理→输出工作→分析、利用。
输入：将原始数据、原始凭证或记账凭证输入计算机，生成一定格式的数据文件，存储在计算机磁盘介质上。
处理：对计算机磁盘介质上存储的数据文件，进行计算、分类、合并、传送等处理，生成凭证、账簿或报表等数据文件，存储在计算机磁盘介质上。
输出：根据计算机磁盘介质上存储的凭证、账簿或报表数据文件，在计算机屏幕或打印机上输出各种会计信息。
利用：在会计核算的基础上进一步分析利用，如：编制各种财务分析报告等。
(二)日常处理的特点
(1)日常业务频繁发生，需要输入的数据量大。
在会计软件中，根据一般企业日常经营管理业务的要求，针对工资核算业务、固定资产核算业务、进销存业务和往来业务等在核算和管理方面的特点，设置专门的管理模块。在业务发生时，需要将业务发生所取得或填制的原始凭证和其他信息录入到计算机中，因此，如果日常业务频繁发生，在业务模块进行核算和管理时，就需要输入大量的数据。
(2)日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。
日常业务是指各岗位的工作人员每天面临的工作，这些工作日复一日，年复一年，具有鲜明的重复性，但每次发生的重复业务所涉及的金额不尽相同，例如大部分企业都会涉及销售业务，这些业务是在每个会计期间重复发生的，但每次的销售金额不尽相同。
例3-3 (多项选择题)下列选项中，属于会计软件日常处理特点的有( )。
A. 日常业务频繁发生
B. 日常业务在每个会计期间内重复发生
C. 日常业务所涉及金额不尽相同
D.日常业务需要输入的数据量不大
【答案】ABC
三、期末处理
(一)期末处理的含义
期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，是对企业本期业务的封存、结转，只在期末进行，并对下月数据进行初始化。期末结账后，将不能再处理结账前月份的所有业务。
期末处理一般包括期末转账业务、试算平衡、对账、结转以及期末会计报表的编制等。它们与日常业务相比，数量不多，但大部分期末处理业务每月都必须进行，且所使用的处理方法基本相同。因此，我们将这些相对固定的业务预先设定好方法、取数路径或公式，以后只需每月调用即可，这样不但节省会计人员的工作量，还可以降低因人工操作产生的错误几率，从而加强财务核算的规范性和正确性。
(二)期末处理的特点
(1)有较为固定的处理流程;
(2)业务可以由计算机自动完成。
四、数据管理
企业实际运营过程中，存在很多不可预知的不安全因素，这些因素的存在有可能对系统安全造成致命性的损害。因此，对于企业会计软件的系统管理员来说，应当在会计软件应用的各个环节注意对数据的管理。
(一)数据备份
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
(二)数据还原
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。
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