初始化内容

第二节　初始化内容

一、账套设置

(一)创建账套

创建账套也叫账套的设置或核算单位管理。在手工会计中，一个会计系统(会计处、会计科或者会计室等)通常仅为一个会计主体(即独立核算单位)进行会计核算，这是由传统的人事管理体制和人们手工操作的劳动效率决定的。由于计算机远胜于人的运算速度，使得一般通用计算机会计信息系统都可以同时为多个独立核算单位进行会计核算。加之人事管理制度的改革和代理记账被承认和鼓励，一个会计系统为多个会计主体进行会计核算已经具备了可行性和必要性。由于一个核算单位就有一套独立的账簿体系，因此一个独立核算单位也称一个账套。目前我国一般的会计核算软件都可以支持99个账套或更多。

第一次开启系统首先应进行账套设置，依据的资料见表5-1。

设置账套的具体参数较多，主要包括:本单位名称、单位编码、单位性质、财会主管姓名、系统启用日期和会计科目的级次结构等。

关于设置账套的上述项目，我们可以与传统的手工会计作一比较。在手工会计中，一般没有与“设置账套”相对应的概念。这是因为:第一，手工会计通常只为一个独立核算单位处理会计业务，不需要在许多单位中进行区分;第二，如果说上述的部分项目在手工会计中也是存在的话，那么一般都不以“账套项目”的形式集中管理，而是分散在诸如总经理办公室、人事办公室以及账簿扉页上等处。而在计算机会计信息系统中，这些信息都集中以“账套项目”的形式输入和储存，这是因为计算机信息系统需要这些信息，而且集中输入和管理较为方便。另外，在上述的诸多项目中，有些项目是手工会计中没有的或没有明确的。例如单位编号这个项目，在手工会计信息系统中就没有。系统的启用时间在手工会计信息系统中往往没有正式的档案记录，各账簿的扉页上只是本账簿的启用时间，而非整个系统的启用时间。会计科目的级次结构以及各级的编码长度，在手工系统中往往也没有明确的表示。之所以设置这些项目是因为其在计算机会计信息系统中具有特别重要的作用。

1.创建账套中的主要参数

为使大家理解它们的作用和意义，下面我们先简单地解释单位编号、启用时间和科目级次结构等概念及其在计算机会计信息系统中的作用。更详细的讨论我们将放到后面进行。

(1)单位编号。

在计算机会计信息系统中为什么必须要单位编号呢?这里涉及一个信息管理方式的观念问题。在人工信息系统中，各种名称类的概念通常用一个对应的词组来表达，这样做的好处是在交流中便于各方面的人们理解和记忆。但在计算机信息系统中，这些概念如仍用文字词组来表达，虽然能够保留上述的优点，但也容易产生一些问题:例如汉字表达这些概念输入速度较慢、由于汉字表达的特点概念之间有可能混淆、汉字概念的简称和别称的定义往往很不一致、计算机很难识别人们习惯上常用的代用字甚至错字白字等等。更主要的还在于用汉字表达名称类的概念编码往往较长(字数较多)，必将消耗更多的计算机资源。因此，对于这个问题，计算机信息管理技术往往是采用科学编码的方式来解决。所谓科学编码是指用一组有格式的、较简单的数字和字符表达一组相关的概念(名称类的概念也属于相关的概念)。科学编码具有编码紧凑、规律性强等特点，特别适合计算机处理。但一般与人们的习惯相距较远。如身份证号码就是一种科学编码，计算机管理起来非常方便，但作为人际交流却极其不便。为保证人们使用信息的方便，在计算机信息系统中通常的做法是即按上述科学法进行编码，同时还保留传统的文字方式的编码，甚至还建立简码(助记码)等方便的编码，几码并用，任何一种都能实现人机对话。实际上，科学编码主要服务于计算机，文字编码主要服务于操作者。

(2)系统的启用时间。

系统的启用时间在手工系统中客观上是存在的，只是人们很少提到这个时间罢了。计算机会计信息系统作为计算机信息系统，一旦开始使用，就有大量信息存储在计算机存储器中。为此，系统在开始存储这些信息之前，就需要开辟存储空间，确定存储格式。根据会计期间的划分，会计信息也是分别存放的，所以需要确定时间起点。有了系统启用时间，计算机系统将以此为起点，按照会计期间依次开辟存储空间，必要时还要为恢复以往的数据提供空间。而在启用时间之前，计算机系统就不用考虑了。

按照会计期间完整的原则考虑，系统启用时间最好选择在年初，即1月1日。但在实务中不得不根据工作开展的进度决定。另外为了加快系统调试的速度，可考虑启用时间大于实际时间三个月左右。

(3)会计科目的级次结构。

会计科目的级次结构是指某一具体单位的会计科目共分多少级，每级的编码长度是多少，编码规则如何。这些参数都是重要的基础数据，必须根据实际单位的具体情况和会计核算的要求决定。作为一个概念，手工会计中没有提出过科目的级次结构这个概念。但在手工会计实务中相应的观念还是有的。例如主管会计在规划本单位的会计核算体制时必然要详细考虑整个账户体系，其中就包括那些账户需要开设明细账户，需要开设多少级明细账户等。但两者之间还是有很多区别的，例如:

①在手工会计中，整体上账户共分多少级往往并不明确载于档案;在计算机会计信息系统中需明确。

②在手工会计中，随着核算工作需要，可以在原有账户之下开设更低级的明细账户，开设多少级不需事先固定;在计算机会计信息系统中，需在开始使用时(或年初转账时)考虑好这种需要，否则将会有困难。

③在传统的手工会计中，很少使用科目编码，所以很少涉及每级编码长度的问题;在计算机会计信息系统中则需定义。

至于账套设置中的其他项目，或与手工会计中的完全相同，或很容易理解，就不再一一说明了。

2.操作顺序

(1)开机并校正系统时间。最好将系统时间校正为2003年1月1日。

(2)选择自己习惯的汉字输入方式。

(3)启动会计核算软件，进入系统主画面，点击“新建账套”，打开“建立核算单位”窗口如图5-1。

①报表路径:是指与账务系统本账套相对应的安易电子报表系统的账套路径，例如:D:\BBWIN\BB_66\。根据该路径，账务系统中的自动分录可取电子报表中的数据。该路径可以不输，也可以通过“修改账套”功能进行修改。一般直接使用计算机给定的默认值。

②启用日期:用于说明准备从哪年哪月开始输入凭证记账。根据这个日期(年和月)，初始化时，软件不仅要求装入年初余额，还要求装入此日期前各月的发生额。因此，从年初启用是最简单的。在基本业务中我们就是从年初启用。

图5-1　建立核算单位窗口

③会计期间:用于设置各会计期的起始日期和终止日期，会计期个数可设置12个或者13个会计期间，第13个会计期间满足年底调账使用。如使用13个会计期间，1至12个会计期间使用日期1至12个月的起始日期，第13个会计期间取12月31日至12月31日(进入系统后，可以用会计期间调整功能重新设会计期的起止日期)。为简便期间，我们选择12个会计期间。

④科目级数:用于定义本核算单位所使用的会计科目共分几级明细，每级明细需多长的代码。默认值为:3-2-2结构。根据《企业会计制度》，取值应为:4-2-2。请在操作时特别注意。

⑤部门级数:用于定义该核算单位所使用的部门代码共分几级明细，每级明细需多长的代码。默认值为:2-3-2结构。

⑥往来代码级数:用于定义该核算单位所用的往来客户代码共有几级明细，每级明细需多长的代码。默认值为:3-4结构。

⑦项目代码级数:用于定义该核算单位所使用的项目代码共分几级明细，每级明细需多长的代码。默认值为:3-2-2结构。

后三项内容我们在基本业务中取默认值。具体应用将到综合业务中进行。

增加完毕后，单击“确认”钮或按Alt+O，屏幕会提问“是否建立该单位的账套?”，当再单击“确认”钮或按Alt+O，系统则开始为该单位建立空白账册，建立完毕后提示“是否装入一级会计科目?”，此时选择“N”，不要装入一级会计科目。因为软件提供的是按行业会计制度规定的全部一级会计科目，不符合基本业务的需要。如装入反而增加工作量。最后系统弹出一个提示窗口，显示虚拟(默认)操作员姓名及口令均为1(参见图5-2)。

图5-2　虚拟(默认)操作员姓名及口令均为1

3.系统自动完成的工作

创建账套成功后，系统会自动完成几件工作:

(1)将新创建的账套注册到“账套注册表”。

(2)创建存放本单位会计数据的子目录。

(3)将有关格式文件拷贝到该子目录。

(4)在屏幕上显示默认操作员的姓名和密码。

如一切正常，点击“退出”按钮返回系统主画面。

(二)修改账套

如果在创建新单位时输入了错误数据，有些是可以修改的。但“核算单位代码”、“启用日期”、“科目分级”和“每级科目的代码位数”等不能修改。因此，要求操作者创建核算单位时认真确定好上述几项内容。

如需要修改，可在主画面中点击“4修改账套”。按系统要求输入口令、姓名。如果正确，而且该人员拥有修改账套数据的权力则打开如图5-3的窗口，可在该窗口中进行修改操作。

修改完毕单击“确认”钮或按Alt+O，该核算单位新的信息即被保存。在任何一步操作中单击“取消”钮或按Alt+C，修改核算单位无效并返回主画面。单击“帮助”钮或按Alt+H，可取得帮助。

图5-3　“修改核算单位”窗口

(三)删除账套

如果创建的单位中有关键参数如“核算单位代码”、“启用日期”、“科目分级”和“每级科目的代码位数”等存在错误，则只能通过“删除该核算单位，然后再重新创建新单位”的方法更正。

在主画面中点击“3删除账套”或按键“3”即可进入删除核算单位窗口如图5-4。

图5-4　选择核算单位窗口

选择需要删除的单位，点击“确认”。按系统要求输入口令、姓名。如果正确，而且该人员拥有删除账套的权力。系统会提问“是否真的删除该核算单位的数据?”如果是，则开始删除该单位的所有账套数据。

在任何一步操作中单击“取消”钮或按Alt+C，则删除核算单位无效并返回主画面。

二、登录

第一次进入新创建的账套，首先需进行操作人员设置，这项工作相当于手工会计中的安排财务室人事。当然，操作人员设置可以并且必须随着人事安排的变化随时改变。

为了尽量简化第一次上机的操作，我们将在综合业务中详细进行操作员设置。

(一)登录的含义

所谓登录，是指以某个操作员的名义打开信息系统，并使系统处于工作状态。

当启动系统或系统运行工作中更换操作人员时，都需要进行登录。进行操作员设置时也要登录。完整的登录包括:启动计算机系统、装入自己使用的汉字输入方法、启动会计核算软件等。其中启动会计核算软件(这里是账务系统软件)具体包括启动命令、选择账套、确认操作员姓名、输入口令和确定系统时间等。登录成功的标志一般是出现系统主画面。

(二)登录的作用

登录即用口令进入系统，相当于用钥匙进入传统的财务工作岗位。登录工作非常重要:未经登录成功，任何人无法进入系统。这是保证系统数据和软件安全的关键性环节。

信息系统通常都设置有登录功能，其作用除了在于正确地启动系统外，更重要的在于通过验证操作员的姓名、口令，防止外人进入系统，保护系统信息的安全。

(三)登录的方法

下面结合本业务描述具体登录过程。

1.启动计算机系统并装载账务系统软件

2.确定账套

确定账套一般有两种方法:一种是列表选择式，一种是键盘输入式。采用列表选择式时，屏幕显示所有已创建好的账套，操作者可直观地用光标选择其中之一即可。采用键盘输入式时，屏幕打开一个窗口，此时操作者输入自己账套的编码，按回车键即可。每个具体的会计软件往往采用上述两种方法之一。前者的优点是方便直观，但略有不安全感;后者与之相反，需记忆编码且击键，但更为安全。

3.确定操作员

一个账套中通常有若干名操作员。每名操作员进入系统工作时都必须将自己的姓名和口令输入计算机，计算机将接收的姓名和口令与系统存储的操作员姓名与口令核对。如果不符，系统将拒绝该人进入。一般连续三次不符，计算机将退出登录状态返回操作系统，宣告登录失败。如果计算机接收到的姓名和口令与系统存储的操作员中某人的姓名与口令一致，则系统自动进行如下处理:

(1)将该操作员的姓名、口令和登录时间以及调用的功能形成一条记录，存入名为“操作日志”的数据库文件中;

(2)将该操作员置为当前操作员;

(3)在名为“操作员权限”的数据库文件中查询当前操作员的权限，并根据查询结果决定允许该操作员调用的功能。

操作员姓名的确定方法与账套的确定方法类似。操作员口令采用键盘输入方式，为了保密，通常不将键入内容显示在屏幕上。要求每个操作员熟记自己的口令，并在每次登录时准确地键入。

4.确定登录时间

操作员确定成功后，屏幕显示默认的登录日期(通常为计算机系统日期)，为下面操作方便起见，此时应将登录日期调整为本次工作所要处理业务的日期。因为登录日期通常将作为信息系统默认日期。

5.显示系统主画面

这是登录成功的标志。

购买来的通用会计核算软件，在安装成功后，通常设定了一个虚拟的默认操作员。不同厂商提供的软件其默认操作员的姓名和密码可能不同。第一次登录进入系统时，只能使用默认操作员的姓名和密码。

三、开设账户

在手工会计中，开设账户包括三方面的工作:账户名称、账户结构(格式)和期初余额。在电算化会计中，除了上述内容外，往往还包括科目编码、科目类别、账户管理方式、当年启用前数据等。

在计算机会计信息系统中开设账户一般分为两个步骤:一个是科目录入;另一个是金额录入。

科目录入的依据是《新奥计算机公司会计科目一览表》，参见表5-1。通过菜单进入科目录入功能即打开如图5-5的浏览窗口和录入窗口。

图5-5　“建立会计科目”窗口

(一)窗口中各字段含义

1.代码

本教学软件科目的含义包括账户。科目代码与科目名称一一对应，科目代码的每一位可以是字母或数字，采用分段编码方式。分段的个数及每段的长度在设置核算单位时确定。

例如:科目代码“22210105”，其中第一段“2221”表示一级科目代码，第二段“01”表示二级科目代码，第三段“05”表示三级科目代码。

注意:输入科目代码时必须遵守下列原则，否则系统不予接受。

(1)输入各级科目代码的长度必须符合所定义的科目代码长度。

(2)科目代码不能重复。

(3)输入明细科目时，其上级科目必须已输入过。

(4)同级科目的科目名称不能重复。

2.助记码

这是为了方便操作者记忆，对科目另外编制的代码。不同科目的助记码可以相同。如果操作者在输入凭证时输入了助记码，屏幕上将出现所有与此助记码相同的科目供操作者选择，助记码最长4位，可以是任意字符。

3.科目名称

即账户名称。在此只需输入本级科目名称，而不需输入上级科目名称。

4.分部门核算

参见第九章:综合业务账务系统初始化。

5.汇总凭证打印

汇总凭证打印意指当一张凭证中出现同一总账科目下多个明细科目时，不分别显示打印该总账科目的每一个明细科目，而只显示打印这些明细科目的汇总数。

例如:结转管理费用

如果将“管理费用”科目设成“汇总凭证打印”，则意指在打印上张凭证时既可以按如下内容打印，也可以按上述内容打印，按哪种方式打印可以在凭证查询输出中指定。

汇总凭证打印

由此可见，此处设定为“汇总凭证打印”的科目，是否真的汇总打印输出，还得在凭证查询输出模块中指定，但如果此处已将科目设定为非“汇总凭证打印”科目，则肯定不能汇总打印。

6.科目类别

此栏现在一律设置成“普通类”。更详细的内容请参见第九章:账务系统初始化(二)。

7.科目性质

此栏应在“资产类”、“负债类”、“共同类”、“所有者权益类”、“成本类”、“损益类”六类中选中一类。系统根据科目代码的首位自动设定科目性质，即:“1”资产类、“2”负债类、“3”共同类、“4”权益类、“5”成本类、“6”损益类。用←、→键移动光标，按Enter或Space键选中或移动鼠标单击某一单选钮。

8.科目格式

科目格式在此为账户格式。此栏应在“三栏式”、“复币式”、“数量金额式”或“数量外币式”四个单选钮中选择。系统默认值为“三栏式”。如果选择的账户格式为复币式或数量金额式或数量外币式，操作者还需输入相应的外币名称或数量单位。

如果选定为复币式或数量外币式，则要求输入该科目的外币代码。如果输入了币种代码，则只能核算该外币;如果不输入，则表示该科目既可以核算任何一种外币，又可以核算本位币，具体核算哪种外币在凭证输入时指定。

就我们的业务而言，只有“库存商品—计算机”和“库存商品—打印机”设置成“数量金额式”，其余账户一律设置成“三栏式”。

(二)科目设置的操作

1.增加会计科目

单击“增加”按钮或按Alt+N组合键或单击科目代码位置，直接输入新的科目代码。如果符合科目代码设置规则将视为新增科目。

在编辑窗口输入一个科目代码及其相关信息时，如果想从一个输入项目移至下一个输入项目，按Tab键或用鼠标单击输入位置即可。

当一个科目原来本无下级科目需新增下级科目时，其余额和发生额将自动转入新增加的第一个明细科目，此种情况称为科目升级。科目升级后，当年的凭证、账簿中凡是用到原科目的地方均会自动升级为新的明细科目。如果已有同级科目，需新增另一个下级科目时，则新增科目余额、发生额均为零，此种情况不叫科目升级。

每增加一个科目代码后，按ALT+S存贮或按ALT+C放弃，然后可继续增加下一个科目代码。

2.修改会计科目

单击编辑窗口内的▲、▼按钮，向上、向下移动科目代码。或在科目代码位置直接输入要修改的科目代码(输入的科目代码必须是已存在的)。

也可单击“科目列表”浏览窗口，移动鼠标选中要修改的科目。

按Ctrl+F1组合键切换到“科目列表”浏览窗口，用↑、↓键移动光标，选中要修改的科目代码。

此时科目的相关信息在“建立会计科目”编辑窗口中显示，可以进行修改。

会计科目代码不能修改。

另外当某科目余额或发生额不为零时，不能对此科目的科目类别、账户格式等属性进行修改。

3.保存会计科目

单击“保存”按钮或按Alt+S组合键，将保存当前输入或修改的一个科目的信息。但此时的保存是临时的保存。在退出“建立会计科目”功能返回主菜单时，系统会提示“是否保存本次操作?”选择不保存会放弃本次的所有操作。

4.取消对会计科目的增加或修改

单击“C取消”按钮或按Alt+C组合键，将放弃当前新增的会计科目或当前修改的会计科目。

每一次操作都需要选择“保存”或“取消”功能，以对正在编辑的科目结束操作。如果没有选这两项中的任意一项，则认为编辑工作没有结束，不退出编辑窗口。

5.删除会计科目

单击“D删除”钮或按Alt+D组合键，将删除编辑窗口中显示的会计科目。如该科目有明细科目，则将明细科目一起删除。

当该科目余额或发生额不为零时，或项目账、部门账、往来账已有初始业务，“提示信息”窗口会提示不能删除该科目。

删除提示窗口会显示:是否删除此科目。如果按Alt+O组合键或单击“确认”按钮则为真删除，否则按Alt+C键或单击“取消”钮则放弃删除。科目一经删除后，将从屏幕上消失。此时若想恢复该科目，只能通过退出时放弃本次全部操作来恢复原数据。

(三)操作注意事项

1.科目录入时应先录入较高级的科目，后录入相应的下级科目。例如应先录入“1243库存商品”科目，再录入其下的“124301计算机”等科目。

2.所有科目最好在初始化时全部录入。

3.科目录入完成后应认真审核，发现差错立即修改。

4.一般情况下，初始化完成后，科目一经使用，不得修改和删除。

5.在一定的限制下，初始化完成后甚至已经处理过日常业务后，还可以增加科目。

四、期初余额录入

金额录入分为余额录入与发生额录入。当启用日期为1月1日时，只有年初余额录入;当启用日期为其他月份时，应录入年初余额和当年1月至启用月份前各月份的发生额。录入依据是《科目余额表》和《科目发生额表》。通过菜单打开“科目余额装入表”窗口如图5-6。

(一)窗口说明

1.在控制钮上方框内，显示当前正在输入科目的名称、科目格式等相关信息。

2.如果当前科目的账户格式为“三栏式”，在列表输入方式中只对应一行输入内容。

3.如果输入科目的账户格式为“复币式”且为单一外币核算，在列表输入方式中则对应两行输入内容，其中一行为外币初始余额，另一行为对应本位币初始余额。

图5-6　初始科目余额装入窗口

4.如果输入的科目格式为“复币式”，但为多币种科目，则每一种外币均对应一行，用于输入一种外币的余额，外币的个数在“外币汇率管理”中设定。最后留一行用于输入该科目本位币金额，也就是说复币式核算科目，可以核算多种外币和本位币。

5.如果当前科目的账户格式为“数量金额”或“数量外币”式，如要输入该科目初始数量余额，应移动鼠标单击“数量”按钮。

(二)录入余额和发生额时注意

1.与科目设置相反，录入余额和发生额时应从最低级次开始录入，各上级科目余额由系统自动生成。系统自动汇总生成上级科目余额有利于节约录入工作量，此时可用系统汇总生成的上级科目余额与《科目余额表》中该科目的余额人工逐笔核对以发现录入差错。

2.录入时需注意余额借贷方向，通常资产类和成本类科目为借方余额，负债类和所有者权益类科目为贷方余额，损益类科目无余额。

3.首先录入年初余额，然后录入当年启用前各月发生额。期末余额通常由系统自动生成，操作员可与《科目发生额表》核对。

4.当录入的是有数量或外汇的科目余额时，除了应录入金额，还应录入相应的数量或外汇金额。

5.全部科目录入完余额后，调用系统提供的平衡校验功能进行平衡校验，校验内容通常包括:所有账户的借方余额合计是否等于贷方余额合计;资产类和成本类科目余额合计是否等于负债类和所有者权益类科目余额合计;每一个较高级次科目值是否等于其下级各科目合计值。若任意一项错误，都需修改。

6.全部审核无误后(包括计算机校验和人工审核)，应予最后确认，并结束科目余额及发生额录入及修改工作。所谓结束，是指从此不得再进行科目余额及发生额录入或修改。

(三)试算平衡

单击“B试算”按钮或按Alt+B组合键，对输入的借、贷方发生额、年初余额进行试算平衡。如有不平衡，系统将弹出窗口显示不平的项目。

试算平衡后，在退出“余额装入”功能时将提示如下窗口(图5-7)，如果对此窗口的选择是“确认”，则“余额装入”功能今后不能再被使用。在每年1月份该功能变为“调整年初余额”。

图5-7　“确认期初科目余额装入完成”窗口

五、备份与恢复

(一)数据备份

1.AB备份法

在实际工作中，每年年初准备若干张已格式化的软盘，把这些盘分成A组和B组。由于不同单位数据业务量不同，软盘的型号、每组软盘需要的张数也不相同。中等数据业务量的单位可按每组四张1.44M的软盘准备。

每当有新数据输入系统，下班时将数据备份到A组盘。下一次则将数据备份到B组盘。

每月月底结账前做两次备份，分别把数据备份到A组盘和B组盘。

A组盘和B组盘最好放在相隔较远的不同办公室，防止火灾等发生后数据备份全被破坏。

上述方法称AB备份法，这种方法可确保数据安全。当硬盘数据丢失时，可用A组盘恢复到最新状态。如果A组盘也丢失，还可用B组盘恢复到较近状态。

2.备份操作

通过菜单进入“备份”功能，打开提示窗口如图5-8。

图5-8　备份提示窗口

在图5-8所示窗口中选择备份目标驱动器。可以是A:或B:，也可以备份到硬盘。选择完成，单击“确认”按钮，备份时系统提醒操作者依次将软盘插入指定驱动器，如图5-8。将备份软盘插入相应驱动器，然后开始备份。备份前系统将先删除备份软盘上已有的数据，再将硬盘数据不断地拷入软盘，如图5-9所示。一张软盘装满后，会自动提示操作者放入下一张软盘，直至所有数据备份完毕。

图5-9　插入软盘提示窗口

图5-10　备份进度提示窗口

如果选择备份到硬盘，将要求输入完整的路径。

备份时系统自动将备份的日期和操作人的姓名登记在备份软盘上。备份的日期取进入账务系统的日期。

备份中应注意以下事项:

(1)切勿用装有有用文件或数据的软盘作备份盘。

(2)必须用已格式化的软盘作备份盘!

(3)不要在备份过程中抽出软盘，除非系统提示换盘。

(4)在软盘标签上写明最近一次备份日期、备份人和备份的是哪年的数据，以供数据恢复时查看。

(二)数据恢复

在实际工作中，当硬盘数据被破坏或当需要查询往年(已删除)数据时，需要进行数据恢复。因此，如果硬盘容量足够大，尽可能不要删除往年的数据。恢复功能比较重要，容易错把硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据，所以应限定只有系统主管可以进行此操作。

本教学软件把所有数据分为两大类。第一大类为期间数据，包括各种明细账、日记账、总账、科目代码表及输入的记账凭证。第二大类为时点数据，包括未达往来业务、未达银行日记账和银行业务、已定义的自动转账分录、非法对应科目、软件操作记录——日志文件及其他数据等。

因此当需要恢复往年数据时应先将硬盘数据备份起来，保存最新的第二类数据。做完往年数据查询后再恢复已保存的第二大类数据。

在教学环境中，有可能每次上机都需要进行数据恢复。

通过菜单打开“数据恢复”窗口如图5-11。

系统允许从A或B驱动器恢复软盘数据。“恢复哪年哪月的备份”要求操作者输入想恢复的备份软盘是何年何月做的备份。例如要恢复2007年2月所做的备份，则应输入2007年2月。如果选择恢复硬盘的数据，还要输入完整路径。

图5-11　数据恢复提示窗口

单击“确认”开始恢复。系统首先识别软盘上标志的备份日期是否与操作者选择的日期相同，如果不相同将提醒操作者换盘。当一张软盘上的数据恢复完毕后，系统会提醒操作者换下一张软盘，直至所有数据均恢复完毕。

需要注意的是:在恢复过程中关机、关电源或重新启动机器以及强行打开驱动器开关或抽出软盘都可能破坏整个系统的数据。

(三)数据检测

当发现教学软件不能正常运行时，可用数据检测功能检查各种文件是否存在。

如果发现有些文件不存在，则系统会在屏幕上提示这些文件的文件名。

对于不存在的文件，可以用拷贝命令从安装盘拷到相应的硬盘子目录下。

通过菜单选择本功能后系统自动进行检测，无需操作者干预。检测结束时系统显示出检测结果。

【要点提示】

计算机会计信息系统的初始化工作，就像基本建设之于国民经济、地基之于楼房，其质量将决定性地长期地影响整个信息系统的运行。加之初始化工作本身技术性、专业性要求较高，工作量较大，涉及的范围较广，所以必须给以充分的重视。一丝不苟、兢兢业业地完成初始化工作，将为信息系统的正常运行打下良好的基础。否则，会使信息系统的运行产生许多防不胜防的问题，甚至使整个系统瘫痪，前功尽弃!

账务处理模块初始化的内容很多，大致可以分为三个方面:第一方面是必要的基本的初始化工作，主要包括账套的设置、操作员设置、开设账户等;第二方面是扩展功能的初始化工作，主要包括凭证类型设置、外汇汇率、班组、银行对账调节表、往来客户设置及其余额;第三部分是为提高系统的能力而进行的初始化工作，主要包括快速凭证的设置、自动转账凭证的设置、常用摘要的录入等。在上述三方面中，第一方面是必须要做的初始化工作;第二方面是可选择的用于细化核算的;第三方面也是可选择的，但主要是用于提高核算效率的。另外，前两方面的初始化工作一般在系统开始启用时完成，部分项目可在使用中有条件地调整，第三方面的初始化工作可在系统运行的各个阶段进行并可以随时无条件调整和修改。

我们这里主要根据业务内容介绍账务系统初始化工作的第一方面，其他两方面我们将结合综合业务详细讲解和操作。

【思考题】

1.什么是计算机会计信息系统的初始化?初始化包括哪些主要操作?

2.输入科目的顺序是什么?录入余额的呢?

3.为什么账户期初金额确定以后就不得随时修改呢?

4.何时需要备份?如何进行备份操作?需注意什么?

5.何时需要恢复?如何进行恢复操作?需注意什么?