原始凭证的填制方法

(一)自制原始凭证的填制方法

1.一次凭证的填制方法

一次凭证的填制手续是在经济业务发生或完成时,由经办人员填制的,一般只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务。下面以“收料单”和“领料单”的填制为例,介绍一次凭证的填制方法。

“收料单”是企业购进材料验收入库时,由仓库保管人员根据购入材料的实际验收情况,填制的一次性原始凭证。企业外购材料,都应履行入库手续,由仓库保管人员根据供应单位开来的发票账单,严格审核,对运达入库的材料认真计量,并按实收数量认真填制“收料单”。“收料单”一式三联,一联留在仓库,据以登记材料物资明细账和材料卡片,一联随发票账单到会计部门报账,一联交采购人员存查。

【例6-1】2010年4月15日,某企业从外地购入规格为2.35×1250的热轧钢卷100吨,每吨单价5000元,另付购入材料运杂费2500元。仓库保管人员验收后填制

“收料单”,其格式与内容见表6-11。“收料单”通常是一料一单。

表6-11　收料单

“领料单”的填制手续是在经济业务发生或完成时,由经办人员填制的,一般只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务。如企业、车间或部门从仓库中领用各种材料,都应履行出库手续,由领料经办人根据需要材料的情况填写“领料单”,并经该单位主管领导批准到仓库领用材料。仓库保管员根据“领料单”,审核其用途,认真计量发放材料,并在“领料单”上签章。“领料单”一式三联,一联留在领料部门备查,一联留在仓库,据以登记材料物资明细账和材料卡片,一联转会计部门或月末经汇总后转会计部门据以进行总分类核算。

【例6-2】2010年12月25日,二车间生产甲产品需领用30m/m角钢1000千克,每千克单价3.2元,由经办人填制领料单,其格式与内容见表6-12。此领料单经车间有关领导批准后到仓库领料,仓库保管员据以发料。领料单一般都一料一单。

表6-12　领料单

2.累计凭证的填制方法

累计凭证在一定时期不断重复地反映同类经济业务的完成情况,它是由经办人每次经济业务完成后在其上面重复填制而成的,下面以“限额领料单”为例说明累计凭证的填制方法。

“限额领料单”是多次使用的累计领料凭证。在有效期间内(一般为一个月),只要领用数量不超过限额就可以连续使用。“限额领料单”是由生产、计划部门根据下达的生产任务和材料消耗定额按每种材料用途分别开出,一料一单,一式两联,一联交仓库据以发料,一联交领料部门据以领料。领料单位领料时,在该单内注明请领数量,经负责人签章批准后,持往仓库领料。仓库发料时,根据材料的品名、规格在限额内发料,同时将实发数量及限额余额填写在限额领料单内,领发料双方在单内签章。月末在此单内结出实发数量和金额转交会计部门,据以计算材料费用,并做材料减少的核算。使用“限额领料单”领料,全月不能超过生产计划部门下达的全月领用限额量。由于增加生产量而需追加限额时,应经生产计划部门批准,办理追加限额的手续。由于浪费或其他原因超限额用料需追加限额,应由用料部门向生产计划部门提出申请,经批准后追加限额。在用另一种材料代替限额领料单内所列材料时,应另填一次“领料单”,同时相应地减少限额余额。“限额领料单”的格式和内容见表6-12。

【例6-3】某企业一车间生产A产品,年度计划生产5000台,每台A产品消耗20m/m角钢0.5千克,全月20m/m角钢的领用限额为2500千克,每千克20m/m角钢的单价为5元,2010年10月份生产A产品,由生产计划部门下达“限额领料单”,车间在该月份之内领用20m/m角钢情况见表6-12。

表6-12　限额领料单

“限额领料单”不仅起到事先控制领料的作用,而且可以减少原始凭证的数量和简化填制凭证的手续。

3.汇总原始凭证的填制方法

汇总原始凭证是指在会计的实际工作日,为了简化记账凭证的填制工作,将一定时期若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证,用于集中反映某项经济业务的完成情况。汇总原始凭证是有关责任者根据经济管理的需要定期编制的。现以“发料凭证汇总表”为例说明汇总原始凭证的编制方法。

“发料凭证汇总表”是由材料会计根据各部门到仓库领用材料时填制的领料单按旬汇总,每月编制一份,送交会计部门做账务处理。

【例6-4】2010年度10月份,企业发出材料所编制的“发料凭证汇总表”见表6-13。

表6-13　发料凭证汇总表

汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总在一起,填列在一张汇总原始凭证上,不能将两类或两类以上的经济业务汇总在一起,填列在一张汇总原始凭证上。

4.记账编制凭证的填制方法

记账编制凭证是由会计人员根据一定时期内某一账户的记录结果,对某一特定事项进行归类、整理而编制的,以满足会计核算或经济管理的需要。现以“制造费用分配表”的填制为例介绍记账编制凭证的填制方法。

“制造费用分配表”是于月末由会计人员根据制造费用明细账的记录结果,按制造费用在各种产品之间分配结果编制的。

【例6-5】某企业一车间2010年度10月1～31日制造费用明细账登记的当月发生额合计为10000元,该企业一车间生产A、B两种产品,在计算产品生产成本时制造费用按二者的实际生产工时进行分配,10月份A产品生产工时为2000小时,B产品生产工时为3000小时,合计为5000小时。计算所得制造费用分配率为2(10000/5000)。填制的记账编制凭证(制造费用分配表)见表6-14。

表6-14　制造费用分配表

(二)外来原始凭证的填制方法

外来原始凭证是企业同外单位发生经济业务时,由外单位的经办人员填制的,现以购货发票为例说明外来原始凭证的填制方法。

【例6-6】2010年10月20日,某企业从某外地钢厂购入20m/m角钢5000千克,每千克单价5元,同时购入30m/m角钢2000千克,每千克单价6元,购入材料时取得某钢厂开具的增值税专用发票,见表6-15。

表6-15　增值税专用发票

表6-16　××第一运输公司发货票

以上购入的角钢已支付700元运杂费,由运输部门开具收取运费的发货票,见表6-16。

外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制,或经税务部门批准由经济单位印制,在填制时加盖出具凭证单位公章方有效,对于一式多联的原始凭证必须用复写纸套写。