管理机构创新

第三节　管理机构创新

档案管理是一门学科,如何利用这个科学方法提高企业档案的管理水平,是作为企业领导干部和管理者所必须进行思考和探讨的问题。在科学技术突飞猛进的现代社会中,企业的竞争主要是人才的竞争,档案管理创新首要因素是人,管理组织机构创新决定档案工作的创新成果。

一、选好企业档案管理部门负责人

企业档案部门在企业是作为辅助岗位,不像主要业务部门那样引人注目,会直接产生经济效益,这是档案的工作性质所决定的。在大多数企业中,档案管理往往是被忽视的,档案人员的配置往往不尽如人意,毋庸置疑,这是普遍现象,这也是企业档案发展与企业其他工作发展不均衡的原因之一,这是我要专门写这一节的缘由。

国家档案局在《企业档案目标管理标准》中规定,要达到国家一级档案管理标准的企业档案管理部门负责人必须具备高级职称。我理解合格的档案管理负责人,应该是既懂专业又懂管理的软专家,懂专业有两方面要求:一是企业的生产管理工作的专业业务知识;二是档案专业知识。懂管理也有两方面:一是懂得业务管理;二是懂得人员的管理。事实证明,企业软专家本身就不多,更不可能舍得配到档案管理岗位;另一方面,真正的软专家也不愿意到档案岗位工作,这就更形成了合格档案管理负责人的资源稀缺。

选好企业档案管理部门负责人要具备如下素质:档案工作默默无闻,要求有强烈的事业心和高度的责任感;管理的档案涉及秘密,要求政治素质好;企业档案涉及内容丰富,要求具备一定的知识素质,不断接收新知识、新观念,努力成为学习型、知识型的管理者;要管理好下属就要求具备一定的能力素质,这是各种素质的综合表现,包含分析能力、驾驭能力、创造能力、用人能力、协调能力等。

二、合理配置企业档案管理人员

档案工作集体组合非常重要,这一点很容易走入误区:人们普遍认为,档案工作是女同志的专利,往往配置清一色的女同志;人们普遍认为,档案工作很轻松,是有困难需照顾者的栖身之所,人员自然很难有活力;人们普遍认为,档案工作不需要有多大的知识,只是仓库保管员的角色,配置一些临时工是惯例……结果档案部门总是出现这样那样的问题。其实档案工作是一项专业性很强的工作,人员要求也应该与之相适应,才能将工作做好。如:梯形的年龄结构,保持老、中、青的合理比例关系;合理的知识结构,一方面整体的档案管理知识水平要尽可能高,另一方面个体的知识在熟悉本单位所从事的业务专业上要有区别,能相互借鉴、吸收、补充,提高整体水平;协调的性别结构,档案管理需要一定的男女比例。

三、精心组织企业档案管理网络人员

档案管理网络人员相当于是档案部门与各业务部门的桥梁和纽带,是一支强大的档案人员队伍。精心组织企业档案管理网络人员对档案工作的开展至关重要。

企业内部档案管理,建立专职档案人员和各业务部门兼职档案人员共同组成的管理网络,是企业档案工作发展的重要保障。企业所形成的档案是企业特有的,那些构成企业具有竞争力价值核心的显性知识和存于员工个人大脑之中的隐性知识形成档案以后,借助于企业档案管理网络就能使档案更好地管理和利用,实现资源共享,实现企业的可持续发展和创新。

企业基本建设项目档案管理,建立业主单位档案人员和设计、施工、监理等参加建设单位专职档案人员组成的管理网络是做好建设项目档案管理的重要保证。建设项目范围广、参建单位多,档案容易散失,只有通过管理网络,健全制度,在统一的规范管理下才能将各单位与该项目相关的档案收集齐全,使项目档案该形成的形成、形成的档案符合规范要求、符合规范的档案材料按规定按时归档。

档案管理网络的组成分三个层面,一是单位分管领导,一般是分管副总经理或总工程师;二是档案部门负责人及专职档案人员,要求具有较高的政治素养、较强的档案管理专业知识和现代企业管理相关业务方面专业知识,能够熟练使用计算机,才能对归档中的图纸、磁光盘以及文件材料等严格把关,对档案集中统一管理;三是企业各职能部门或各参建单位的档案管理人员(专兼职),要求相关职能部门将档案职责纳入有关人员岗位责任制,纳入职能部门的工作程序以及有关经济责任制并予以考核。从而使企业的档案工作与企业的发展和建设同步进行。

网络员的综合素质好坏将直接影响企业档案管理的整体水平,所以组织档案网络人员必须如同配置专职档案人员一样,严格要求,精心选择,要彻底改变目前普遍存在的由部门的生活员兼档案网络员的现象。

总之,档案管理是一个系统工程,档案人员的配置包含有方方面面的要素,是一个综合性的课题。它也是一个不断被人们认识、实践、总结并不断完善的过程,档案管理的配置创新能提高档案管理水平,产生管理的效益,使企业的档案人员管理工作能与时俱进,不断创新发展!